1

Burndown Chart – wykres spalania


Praktycznie wszystkie metodyki kładą duży nacisk na monitorowanie postępów prac w projekcie. Chciałabym wam przedstawić narzędzie, które pomoże ocenić poziom realizacji harmonogramu. Burndown Chart, czyli wykres spalania, to graficzne przedstawienie pozostałych do wykonania prac w projekcie. Narzędzie to jest bardzo proste w wykonaniu i monitorowaniu. Potrzebujemy dwóch informacji: ilości pracy do wykonania oraz długości trwania projektu lub sprintu. Tworzenie wykresu spalania polega na utworzeniu linii trendu zawierającej liczbę zadań do wykonania w funkcji czasu oraz analogicznej linii przedstawiającej rzeczywiście wykonaną liczbę zadań. W przypadku analizy Sprintów w metodykach zwinnych zazwyczaj jako jednostkę ilości prac stosuje się Story Points, czyli względne jednostki służące do szacowania pracochłonności.
1

Analiza wykresu spalania jest bardzo prosta – jeśli linia dla zadań zaplanowanych i realizowanych się pokrywa, oznacza to, że poruszamy się zgodnie z harmonogramem. W przypadku, gdy linia rzeczywiście wykonanych zadań znajduje się poniżej linii planowanej, oznacza to, że wyprzedzamy harmonogram (lub projekt jest niedoszacowany). Jeśli linia rzeczywista znajduje się powyżej linii zaplanowanej, to projekt jest zagrożony, gdyż postęp prac w projekcie nie jest wystarczający. Może to oznaczać opóźnienie grożące przekroczeniem terminu realizacji etapu albo projektu lub świadczyć jedynie o chwilowym opóźnieniu związanym z nierównomiernym rozłożeniem prac. W idealnym przypadku zaplanowana liczba zadań powinna stanowić linię prostą, równomiernie opadająca wraz z czasem. W rzeczywistości dąży się jedynie do równomiernego rozłożenia prac.

Jak wykonać wykres spalania?

1. Przygotowujemy tabelę z danymi zgodnie z harmonogramem

Może ona wyglądać tak jak poniżej. Możemy również, zamiast zadań, użyć roboczogodzin (należy przy tym uważać przy interpretacji wyników, gdyż duża pracochłonność wcale nie musi iść w parze z postępem prac w projekcie). W pierwszej kolumnie ponumerowano kolejne dni trwania projektu, do których dopisano planowaną liczbę zadań.

2

2.Budujemy wykres dla danych planowanych

Wybieramy wykres punktowy ze znacznikami.

3
Następnie dodajemy dwie serie: Planowana liczba zadań i Planowana liczba zadań do końca.
4

5

Pozostaje nam tylko dostosować szatę graficzną, aby całość była bardziej czytelna.

6
3. Przygotowujemy tabelę zgodnie z rzeczywistym postępem prac

W kolumnie Rzeczywista liczba zadań wpisujemy faktyczną liczbę zadań, jakie zostały wykonane odnosząc je do liczby zadań planowanych

Przykład: Jeśli pierwszego dnia zaplanowaliśmy do wykonania 2 zadania, a udało nam się wykonać 5, z czego jedno było zadaniem nieobjętym harmonogramem, to wpisujemy rzeczywistą liczbę zadań równą 4. Nie powinniśmy uwzględniać zadań dodatkowych, które pojawiają się w trakcie trwania projektu, o ile nie dokonujemy aktualizacji planu. W przeciwnym razie każde nadprogramowe zadanie zafałszuje rzeczywisty postęp prac w projekcie. Zawsze odnosimy się do zadań, które zaplanowaliśmy.

7

4. Przygotowujemy wykres dla danych rzeczywistych

Dodajemy 2 serie danych, podobnie jak w przypadku danych planowanych.

8

9

Końcowy wykres wygląda następująco:

10

5. Monitorowanie i kontrola postępu prac

Jeszcze zanim projekt na dobre się rozpocznie z wykresu spalania można odczytać najbardziej pracochłonne etapy, w których wykres załamuje się w dół. Na pierwszym wykresie można przyjąć, że są to dni 10-14. Forma graficzna jest często bardziej przejrzysta od zwykłej tabeli.

11

Załóżmy, że chcemy zrobić podsumowanie 16 dni trwania projektu. Do dnia 11 wyprzedzaliśmy harmonogram – wykonywaliśmy zadania szybciej niż zaplanowaliśmy. Od dnia 12, linia rzeczywistej liczby zadań, jaka pozostała do końca, znajduje się powyżej linii planowanej. Oznacza to, że postęp prac jest niewystarczający. Jeśli projekt dalej będzie posuwał się w takim tempie, to termin jego realizacji będzie zagrożony. W tym przykładzie celowo, w kolejnych dniach, zaplanowałam duże obciążenie projektu. Z punktów planowanej liczby zadań można wywnioskować, które momenty mogą się okazać punktami krytycznymi. W tym przykładzie opóźnienie względem harmonogramu może wynikać nie tylko z powodu zbyt małej efektywności postępu prac, ale również z nierównomiernego rozłożenia prac w czasie.

Co zrobić w sytuacji, gdy jesteśmy poniżej harmonogramu? Można zaangażować dodatkowe zasoby (trzeba uwzględnić czas potrzebny na wdrożenie nowych osób w projekt, pojawiają się dodatkowe koszty), obciąć zakres (część projektu nie zostanie dostarczona, ale projekt, jako całość, ma szansę zakończyć się w terminie) lub przedłużyć termin realizacji projektu (zwiększone koszty, być może utrata reputacji).    

Zalety:

  • Czytelne zobrazowanie postępu prac w projekcie
  • Prostota wdrożenia
  • Szybka analiza stanu projektu w przypadku zmian
  • Możliwość zastosowania zarówno w metodykach zwinnych, jak i kaskadowych
  • Możliwość połączenia analizy z innymi narzędziami np. Metodą Wartości Wypracowanej
  • Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w podobny sposób analizować np. stopień realizacji budżetu

Wady:

  • Nie uwzględnia zależności między zadaniami
  • Nie wskazuje przyczyn powstałych opóźnień
  • Nieskuteczny w przypadku złego oszacowania pracochłonności zadań
  • Możliwość błędnej interpretacji wyników – wykonanie dużej ilości zadań nie musi oznaczać postępu projektu, podobnie jak w przypadku analizy wykonanych roboczogodzin  

Szablon do pobrania – Burdown Chart.xslx