Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Charakterystyka

TenStep jest metodyką zarządzania projektami opracowaną przez PMI w na podstawie PMBoKa. Składa się z dziesięciu kroków. Twórcy twierdzą, że im większy projekt, tym większej dyscypliny potrzebuje w zarządzaniu. Metodyka skonstruowana jest w specyficzny sposób: kolejne kroki odpowiadają coraz większej dyscyplinie w zarządzaniu projektem. Stąd też, im większy projekt, tym większą ilość kroków należy wykonać. Mniejsze projekty wykorzystują mniejszą liczbę kroków. Numery kroków odpowiadają ich priorytetom, stąd każdy projekt uwzględnia krok pierwszy, ale już niekoniecznie krok dziesiąty.

Zastosowanie

TenStep można zastosować do wszystkich projektów. Metodyka jest tak bardzo ogólna, że nie ma na nią wpływu rodzaj projektu. To sprawia też, że wachlarz technik i narzędzi trzeba rozszerzyć o te, które są wykorzystywane w specyficznej branży.

Kroki

Jest tylko dziesięć kroków, które całościowo obejmują projekt. Sam musisz zdecydować, które kroki powinieneś zastosować do swojego projektu. Nie wybieraj ich jednak losowo, tylko bierz je kolejno od pierwszego do wybranego przez Ciebie. Dla poszczególnych kroków metodyka zawiera opis procesu, jego mierniki, techniki i narzędzia przydatne w jego realizacji.

Krok 1 Zdefiniowanie pracy do wykonania

Najpierw zdefiniuj dobrze projekt. Zadbaj, aby wszyscy rozumieli cel, wizję i zakres projektu. Odpowiedź na kilka pytań: co zostanie wykonane, kto to wykona, na kiedy ma być to zrobione, jaki jest koszt prac, jakie korzyści przyniesie zakończony projekt.

Krok 2 Budowanie planu i budżetu

Drugi krok skupia się na stworzeniu planu i budżetu projektu. Najlepiej jest oprzeć się na doświadczeniach i istniejących projektach. W tym kroku można wykorzystać WBS, ustalić sekwencję zadań, zależności między nimi, stworzyć diagram sieciowy, przypisać zasoby, ludzi, ustalić pracochłonność. W tym kroku nie należy jednak stawiać na perfekcyjne stworzenie planów. Należy liczyć się z tym, że coś się zmieni i wydarzy, dlatego plan nie może być zbyt sztywny.

Krok 3 Zarządzanie harmonogramem i budżetem

Ten krok obejmuje szeroko pojęte zarządzanie projektem. W jego skład wchodzą: cykliczne przeglądanie harmonogramu, oznaczanie wykonanych i opóźnionych zadań, analizowanie, czy uda się wykonać projekt w zaplanowanym czasie i budżecie, uaktualnienie planu i budżetu, analiza stanu projektu, jego środowiska, niepokojących sygnałów.

Krok 4 Zarządzanie problemami krytycznymi

Krok czwarty zajmuje się sprawami krytycznymi. Problemy krytyczne to takie, które utrudniają realizację projektu oraz są niemożliwe do rozwiązania bez pomocy z zewnątrz. W tym kroku należy przygotować ramy dla takich sytuacji, procedury radzenia sobie z nimi oraz zidentyfikować osoby, które mogą pomóc w rozwiązaniu problemu.

Metodyka podaje wiele technik wspomagających wykonanie tego kroku. Według twórców TenStep każdy projekt może natrafić na problemy krytyczne, a umiejętność kierownika projektu w radzeniu sobie z nimi jest kluczowa w osiągnięciu sukcesu projektu. Zachęcam do szlifowania swoich umiejętności wychodzenia z sytuacji krytycznych oraz zapoznania się dokładniej z tą sekcją metodyki.

Krok 5 Zarządzanie zmianą

Zarządzanie zmianą jest bardzo ważne w zarządzaniu projektem. W tym kroku definiuje się nie tylko procesy umożliwiające wprowadzenie oraz zarządzanie zmianami, ale również sytuacje i granice, w których zmiana jest niedozwolona. Zmiany mogą być w wielu obszarach, m.in.: zasoby, ludzie, zakres projektu, budżet, czas. Tym wszystkim musi zarządzać kierownik projektu.

Krok 6 Zarządzanie komunikacją

Wiele osób wskazuje złą komunikację jako przyczynę niepowodzenia projektów. Krok szósty poświęcony jest zarządzaniu komunikacją. Obejmuje on stworzenie planu komunikacji, zidentyfikowanie osób, z którymi trzeba się komunikować. Ważne jest też, aby określić co, komu i kiedy komunikujemy. Należy tutaj podkreślić, że zbyt mało przesyłanych informacji może być przyczyną porażki projektu, ale również ich zbyt wielka liczba.

Krok 7 Zarządzanie ryzykami

Kierownik projektu powinien nie tylko kontrolować bieżące prace, ale również patrzeć w przyszłość. Ma to na celu m.in. identyfikowanie ryzyk i szans dla projektu. Krok siódmy obejmuje identyfikowanie, ocenianie, analizowanie, zarządzanie i monitorowanie ryzyk.

Krok 8 Zarządzanie ludźmi

Bez ludzi nie da się zrealizować projektu. Do obowiązków kierownika należy również zarządzanie swoimi współpracownikami. Metodyka opisuje techniki wspomagające w rekrutacji członków zespołu, ich rozwoju i zarządzaniu nimi.

Krok 9 Zarządzanie jakością

Krok dziewiąty wspomaga kierownika projektu w stworzeniu produktu o jak najwyższej jakości, czyli takiego, który jak najbardziej spełnia wymagania i oczekiwania klienta. Metodyka podaje kilka technik wspomagających kierownika, m.in. dokument zwany Plan Jakości.

Krok 10 Zarządzanie pomiarami

Ostatnim krokiem jest mierzenie i zbieranie wyników pomiarów projektu. Jest to zarazem najbardziej zaawansowany proces w zarządzaniu projektem. Okazuje się, że trudno jest znaleźć odpowiednią miarę, która w satysfakcjonujący nas sposób obejmie interesujący nas problem, a w szczególności przyczyni się do poprawienia naszej pracy. Należy zastanowić się, czy zawsze warto zbierać pomiary. Może się okazać, że dla małych projektów jest to nieopłacalne. Jeśli jednak mamy dużo małych, ale podobnych projektów, zebrane i przeanalizowane pomiary mogą w znaczący sposób usprawnić realizację kolejnych projektów.

Podsumowanie

TenStep to zbiór narzędzi i technik zarządzania projektami pogrupowanych w dziesięć kroków. System TenStep to cała rodzina metodyk, którą można stosować nie tylko w odniesieniu do pojedynczego projektu, ale również do: procesu opracowywania i wytwarzania przedmiotu dostawy, wdrażania metodyk czy zarządzania portfelem projektów. Jest on stworzony przez PMI, więc zachęcam do zapoznania się z tymi metodykami. Mogą nas zainspirować i znacząco wspomóc w naszej pracy kierownika projektu.