
Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

W poprzednim poście opisałem mój proces migracji do Asany oraz moje pobudki. W tym poście chcę Ci pokrótce przybliżyć pracę z Asaną. Nie będzie to pełna i szczegółowa instrukcja pracy z tym programem (chociaż przyznam, że pierwszy szkic tego postu właśnie tak wyglądał), lecz krótkie omówienie, co ciekawego jest w Asanie. Kolejność poniższych akapitów nie jest przypadkowa. Przedstawiają funkcje programu ułożone od najważniejszych do tych najmniej ważnych.
Asana, czyli program do zarządzania projektami
Asana umożliwia zarządzanie projektami na dwa sposoby: w postaci listy zadań oraz w poprzez tablicę kanbanową. Osobiście korzystam tylko z wersji w postaci listy zadań, ponieważ de facto Asana zastąpiła mi program, w którym właśnie w taki sposób zarządzałem moimi projektami. Myślę, że z czasem zacznę korzystać również z tego drugiego sposobu. Mimo iż Asanę poznałem niedawno, to korzystam z niej w coraz większej liczbie projektów. Bardzo ją sobie chwalę!
Obszary robocze
W ramach pracy w programie Asana możesz mieć wiele obszarów roboczych. Obszar roboczy może zawierać wiele projektów, dla których zbiorczo możemy wybrać współpracowników oraz zintegrować inne aplikacje. Dla każdego obszaru mamy oddzielną listę naszych zadań, zakładkę z wykresami przedstawiającymi postęp w projektach, skrzynkę e-mailową, listę ulubionych projektów.
Źródło: Opracowanie własne.
Projekt prywatny lub wieloosobowy
Z pomocą Asany możesz realizować wiele projektów. Część z nich możesz robić sam. Zrób je wtedy prywatne. Nikt inny nie będzie ich widział. W aplikacji na telefon możesz dodawać zadania tylko do projektów prywatnych (dopiero edycja zadania pozwala zmienić projekt).
W przypadku projektów wieloosobowych możesz łatwo dodawać osoby do nich. Możesz wybrać te osoby dla danego projektu lub dodać osoby do obszaru roboczego, a one zobaczą wszystkie nieprywatne projekty z tego obszaru.
Zadania i podzadania
Jak wiemy, projekty składają się z zadań. W Asanie zadania mają wiele parametrów. Można je przypisać do konkretnych projektów, a w nich przydzielić do sekcji (sekcje to grupy zadań, nieobowiązkowe w Asanie). Każde z nich można przypisać do jednej osoby, która ma je wykonać. Można ustalić datę jego realizacji lub termin do zrobienia. Może ono być powtarzalne i po jego wykonaniu może tworzyć się takie same np. codziennie lub po 5 dniach od wykonania poprzedniego. Bardzo przydatne! Zadania może śledzić wiele osób. Do każdego z zadań można dodać załączniki oraz prowadzić w jego ramach małą konwersację. Dodatkowo może ono mieć podzadania, które mają podobne możliwości do zadań (jednak podzadanie zadania nie może mieć podzadania). Niestety, podzadań nie widać w statystykach, lecz na liście Moje Zadania widnieją jak normalne punkty.
Źródło: Opracowanie własne.
Moje zadania
My Tasks to lista zadań, których wykonawcą jestem ja. Można je posortować po dacie do wykonania, projekcie, polubieniach. Można wyświetlić tylko wykonane, niewykonane albo wszystkie zadania. Jest to zakładka używana przeze mnie najczęściej: moje zadania posortowane po dacie.
Aplikacja mobilna
Aplikacja na Androida jest trochę okrojona w stosunku do wersji webowej. Nie pozwala np. dodawać od razu zadań do nieprywatnych projektów. Jednak daje możliwość zrobienia wszystkiego (z tego, co próbowałem), chociaż czasami naokoło. Ja korzystam z niej na dwa sposoby: wyświetlam zadania do wykonania i odznaczam wykonane oraz dodaję nowe (jeżeli są małe, duże dodaję wykorzystująć komputer).
Źródło: https://blog.asana.com/wp-content/post-images/906e13.png
Pliki
W ramach projektów oraz poszczególnych zadań można dodawać i współdzielić pliki. Dzięki temu zawsze są pod ręką!
Skrzynka e-mail
Funkcja całkowicie przeze mnie nieużywana. Na skrzynkę dostajemy informację, że dzisiaj mamy wykonać konkretne działania, możemy wysyłać wiadomości do innych osób, a nawet wysyłać wiadomość e-mail, którą przekształcimy w zadanie.
Kalendarz
Kalendarz pozwala zobaczyć, co mamy zrobić konkretnego dnia, czy ten dzień nie jest już przepełniony pracą oraz co zrobiliśmy danego dnia.
Wykresy
Darmowa wersja Asany pozwala wyświetlić wykres dla maksymalnie trzech projektów (per obszar roboczy). Wykres przedstawia krzywą z liczbą zadań wykonanych oraz liczbą zadań niewykonanych. Na osi X jest czas, więc pozwala nam zaobserwować, jak w czasie wykonywane są zadania. Jest to bardzo prymitywne narzędzie, jednak pomocne w obserwowaniu trendu pracy oraz motywowaniu się (na łamach kierownika projektu już pisaliśmy o wykresach — wykres spalania oraz visual management). Istnieje możliwość otworzenia wykresu wraz z danymi dla niego w Google Sheets i wykorzystać te dane do zrobienia innych wykresów i analiz!
Konwersacje
W ramach projektu oraz konkretnego zadania można prowadzić rozmowy. W wiadomościach można wspominać osoby oraz zamieszczać załączniki. Wiadomości można też wysyłać poprzez napisanie e-maila na konkretny adres. Jak dla mnie, Slack i tak pozostanie narzędziem komunikacji, lecz Asana pozwala prowadzić rozmowę odnośnie do konkretnego zadania właśnie pod tym nim samym. Dzięki temu możemy mieć wszystko w jednym miejscu: opis pracy do wykonania, osoby odpowiedzialne, konwersacje, ustalenia i potrzebne pliki.
Integracja
Asana integruje się z wieloma aplikacjami, np. Gmail, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, narzędzia do mierzenia czasu pracy (pomaga przy rozliczaniu się z klientem), Slack, Zapier (do automatyzacji zadań), Github, Bitbucket, PomoDone (wykorzystuje technikę pomodoro, której opis znajdziesz tutaj). Jest tego naprawdę bardzo dużo!
Źródło: https://luna1.co/dff2a5.png
Rejestracja
Konto w Asanie jest darmowe (ma limity, np. zespół może mieć maksymalnie 15 osób). Można je założyć rejestrując się lub wykorzystując swoje konto Google.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że trochę przybliżyłem Wam Asanę i sami spróbujecie użyć jej w jakimś projekcie. Ja używam jej już od dwóch miesięcy i nie planuję w najbliższym czasie szukać innego programu do zarządzania projektami. Asana pozwala mi robić wiele prywatnych i wieloosobowych projektów w postaci listy zadań oraz tablicy kanbanowej, wszystkie dane przechowuje w chmurze, ma aplikację mobilną, proste wykresy, powtarzalne zadania, czyli wszystko, co jest mi obecnie potrzebne.
Życzę Wam przyjemnej pracy z Asaną i ze wszystkimi innymi programami wspomagającymi zarządzanie projektami!
Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Używaliśmy w naszej firmie Asany przez jakiś czas ale niestety się nie sprawdziła. Może to była kwestia ludzi którzy podeszli nieodpowiednio do tematu, a może jednak sam program nie dał rady. Często się zdarzało że ktoś coś napisał w podzadaniu a adresat do tego nie dotarł. Po jakimś czasie w innym składzie zespołu spróbowaliśmy trello i w sumie jego używaliśmy najdłużej. To co mi w nim odpowiadało do „skalowalność” tj. można było używać zarówno do organizacji prazy własnej jak płynnie przejść do pracy zespołowej. Niestety w pewnym momencie przestał nam wystarczać – trzeba było czegoś co pozwoliłoby bardziej zarządzać projektami tj logowanie czasu pracy, statystki, kanban wyświetlający dane z wielu projektów itp. Przerzuciliśmy się na to https://fortask.com/ na razie jest ok ale dam znać jak pójdzie 🙂
Dziękuję za wiadomość!
Ja używam Asany tylko w domu i podczas prowadzenia tego bloga. Wielkość zespołu nie przekracza więc dwóch osób i Asana nam wystarcza.
Asana jest trochę wymagająca i trzeba się jej nauczyć. Ale tak jest z każdym narzędziem, z którego chcemy wycisnąć trochę więcej niż minimum.
Ostatnio czytałem ciekawy post o Asanie: https://www.paniswojegoczasu.pl/narzedzia-pani-swojego-czasu/zarzadzanie-projektem-w-praktyce-czyli-jak-dziala-asana/
Nie namawiam do powrotu do Asany, ale może warto go przeczytać, aby część rozwiązań niezwiązanych z samym narzędziem wykorzystać u siebie.
Proszę dać znać, jak pójdzie Państwu praca z pomocą https://fortask.com/. Jestem bardzo ciekawy! 🙂
Dziękuję za komentarz. Przetestuję Taagly. Na pierwszy rzut oka narzuca taką samą metodę zarządzania zadaniami jak Asana, czyli żadną. Ale może coś pominąłem 🙂
Ja też używam Taagly.
W sumie wybrałem go dlatego, że nie narzuca żadnej metodologii. We wszystkich innych programach z których zmuszony byłem korzystać w pracy musiałem się dostosować do takiego zarządzania jakie narzuca program. W Taagly mam pełną swobodę, stworzyłem sobie odpowiednie tagi, projekty i obszary robocze i prowadze projekty w wygodny sposób dla mnie a nie dla programu.
Obecnie na rynku dostępnych jest coraz więcej tego typu programów. Przetestowałam kilka i według mnie najlepiej się sprawdza program taagly.com
Nie używałem nigdy tego. Dlaczego uważasz go za najlepiej się sprawdzający? Do jakich projektów go używasz? Używasz go do projektów zespołowych czy prywatnych?
Miałem z nią styczność ale obecnie wykorzystuję w firmie oprogramowanie od XTRF 😉
Nie słyszeliśmy o tym. Dziękujemy za wiadomość!
Cześć, bardzo fajny i wartościowy wpis. Zapraszam na mojego bloga translationxperts.eu 🙂
Dziękuję. Wykorzystujesz Asanę w swoich projektach?