W poprzednim poście opisałem mój proces migracji do Asany oraz moje pobudki. W tym poście chcę Ci pokrótce przybliżyć pracę z Asaną. Nie będzie to pełna i szczegółowa instrukcja pracy z tym programem (chociaż przyznam, że pierwszy szkic tego postu właśnie tak wyglądał), lecz krótkie omówienie, co ciekawego jest w Asanie. Kolejność poniższych akapitów nie jest przypadkowa. Przedstawiają funkcje programu ułożone od najważniejszych do tych najmniej ważnych.

Asana, czyli program do zarządzania projektami

Asana umożliwia zarządzanie projektami na dwa sposoby: w postaci listy zadań oraz w poprzez tablicę kanbanową. Osobiście korzystam tylko z wersji w postaci listy zadań, ponieważ de facto Asana zastąpiła mi program, w którym właśnie w taki sposób zarządzałem moimi projektami. Myślę, że z czasem zacznę korzystać również z tego drugiego sposobu. Mimo iż Asanę poznałem niedawno, to korzystam z niej w coraz większej liczbie projektów. Bardzo ją sobie chwalę!

Obszary robocze

W ramach pracy w programie Asana możesz mieć wiele obszarów roboczych. Obszar roboczy może zawierać wiele projektów, dla których zbiorczo możemy wybrać współpracowników oraz zintegrować inne aplikacje. Dla każdego obszaru mamy oddzielną listę naszych zadań, zakładkę z wykresami przedstawiającymi postęp w projektach, skrzynkę e-mailową, listę ulubionych projektów.

Źródło: Opracowanie własne.

Projekt prywatny lub wieloosobowy

Z pomocą Asany możesz realizować wiele projektów. Część z nich możesz robić sam. Zrób je wtedy prywatne. Nikt inny nie będzie ich widział. W aplikacji na telefon możesz dodawać zadania tylko do projektów prywatnych (dopiero edycja zadania pozwala zmienić projekt).
W przypadku projektów wieloosobowych możesz łatwo dodawać osoby do nich. Możesz wybrać te osoby dla danego projektu lub dodać osoby do obszaru roboczego, a one zobaczą wszystkie nieprywatne projekty z tego obszaru.

Zadania i podzadania

Jak wiemy, projekty składają się z zadań. W Asanie zadania mają wiele parametrów. Można je przypisać do konkretnych projektów, a w nich przydzielić do sekcji (sekcje to grupy zadań, nieobowiązkowe w Asanie). Każde z nich można przypisać do jednej osoby, która ma je wykonać. Można ustalić datę jego realizacji lub termin do zrobienia. Może ono być powtarzalne i po jego wykonaniu może tworzyć się takie same np. codziennie lub po 5 dniach od wykonania poprzedniego. Bardzo przydatne! Zadania może śledzić wiele osób. Do każdego z zadań można dodać załączniki oraz prowadzić w jego ramach małą konwersację. Dodatkowo może ono mieć podzadania, które mają podobne możliwości do zadań (jednak podzadanie zadania nie może mieć podzadania). Niestety, podzadań nie widać w statystykach, lecz na liście Moje Zadania widnieją jak normalne punkty.

Źródło: Opracowanie własne.

 

Moje zadania

My Tasks to lista zadań, których wykonawcą jestem ja. Można je posortować po dacie do wykonania, projekcie, polubieniach. Można wyświetlić tylko wykonane, niewykonane albo wszystkie zadania. Jest to zakładka używana przeze mnie najczęściej: moje zadania posortowane po dacie.

Aplikacja mobilna

Aplikacja na Androida jest trochę okrojona w stosunku do wersji webowej. Nie pozwala np. dodawać od razu zadań do nieprywatnych projektów. Jednak daje możliwość zrobienia wszystkiego (z tego, co próbowałem), chociaż czasami naokoło. Ja korzystam z niej na dwa sposoby: wyświetlam zadania do wykonania i odznaczam wykonane oraz dodaję nowe (jeżeli są małe, duże dodaję wykorzystująć komputer).

Źródło: https://blog.asana.com/wp-content/post-images/906e13.png

Pliki

W ramach projektów oraz poszczególnych zadań można dodawać i współdzielić pliki. Dzięki temu zawsze są pod ręką!

Skrzynka e-mail

Funkcja całkowicie przeze mnie nieużywana. Na skrzynkę dostajemy informację, że dzisiaj mamy wykonać konkretne działania, możemy wysyłać wiadomości do innych osób, a nawet wysyłać wiadomość e-mail, którą przekształcimy w zadanie.

Kalendarz

Kalendarz pozwala zobaczyć, co mamy zrobić konkretnego dnia, czy ten dzień nie jest już przepełniony pracą oraz co zrobiliśmy danego dnia.

Wykresy

Darmowa wersja Asany pozwala wyświetlić wykres dla maksymalnie trzech projektów (per obszar roboczy). Wykres przedstawia krzywą z liczbą zadań wykonanych oraz liczbą zadań niewykonanych. Na osi X jest czas, więc pozwala nam zaobserwować, jak w czasie wykonywane są zadania. Jest to bardzo prymitywne narzędzie, jednak pomocne w obserwowaniu trendu pracy oraz motywowaniu się (na łamach kierownika projektu już pisaliśmy o wykresach — wykres spalania oraz visual management). Istnieje możliwość otworzenia wykresu wraz z danymi dla niego w Google Sheets i wykorzystać te dane do zrobienia innych wykresów i analiz!

Konwersacje

W ramach projektu oraz konkretnego zadania można prowadzić rozmowy. W wiadomościach można wspominać osoby oraz zamieszczać załączniki. Wiadomości można też wysyłać poprzez napisanie e-maila na konkretny adres. Jak dla mnie, Slack i tak pozostanie narzędziem komunikacji, lecz Asana pozwala prowadzić rozmowę odnośnie do konkretnego zadania właśnie pod tym nim samym. Dzięki temu możemy mieć wszystko w jednym miejscu: opis pracy do wykonania, osoby odpowiedzialne, konwersacje, ustalenia i potrzebne pliki.

Integracja

Asana integruje się z wieloma aplikacjami, np. Gmail, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, narzędzia do mierzenia czasu pracy (pomaga przy rozliczaniu się z klientem), Slack, Zapier (do automatyzacji zadań), Github, Bitbucket, PomoDone (wykorzystuje technikę pomodoro, której opis znajdziesz tutaj). Jest tego naprawdę bardzo dużo!

Źródło: https://luna1.co/dff2a5.png

Rejestracja

Konto w Asanie jest darmowe (ma limity, np. zespół może mieć maksymalnie 15 osób). Można je założyć rejestrując się lub wykorzystując swoje konto Google.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że trochę przybliżyłem Wam Asanę i sami spróbujecie użyć jej w jakimś projekcie. Ja używam jej już od dwóch miesięcy i nie planuję w najbliższym czasie szukać innego programu do zarządzania projektami. Asana pozwala mi robić wiele prywatnych i wieloosobowych projektów w postaci listy zadań oraz tablicy kanbanowej, wszystkie dane przechowuje w chmurze, ma aplikację mobilną, proste wykresy, powtarzalne zadania, czyli wszystko, co jest mi obecnie potrzebne.

 

Życzę Wam przyjemnej pracy z Asaną i ze wszystkimi innymi programami wspomagającymi zarządzanie projektami!

Źródła:

• https://app.asana.com/

Zdjęcia:

• https://blog.asana.com/wp-content/post-images/906e13.png
• https://luna1.co/dff2a5.png