“Kanban Games”, czyli jak optymalizować pracę?

 


Kilka dni temu razem z Karolem i innymi członkami PMArtu przeprowadziliśmy warsztat, który miał pokazać zalety eliminowania pracy w toku. Sami też wykorzystaliśmy to podejście przygotowując całe wydarzenie. Zamiast rozpocząć przygotowania jesienią i ciągnąć projekt przez 3 miesiące, Karol będący kierownikiem tego projektu, zaproponował nam dwutygodniowe okienko czasu, w którym projekt będzie się odbywał.

Dzięki takiemu podejściu nie rozpoczynaliśmy projektu za wcześnie i nie przeciągaliśmy go niepotrzebnie dodając niepotrzebne bufory czasu. Nie zajmowaliśmy się zadaniami, które później odkładalibyśmy na bok, by wrócić do nich po kilku tygodniach i zaczynać od nowa, bo przez ten czas byśmy zapomnieli na jakim etapie jesteśmy. Nie towarzyszyło tu też poczucie winy, że muszę zająć się jeszcze zadaniami, które ciągle odkładam. Taki sposób prowadzenia projektu bardzo mi odpowiada, bo oszczędza mój czas. Pozwala mi zaangażować się w projekt, zakończyć go i ruszyć dalej. Problemem wielu projektów, szczególnie tych dłuższych, jest obserwowany wraz z czasem spadek motywacji zespołu, który zabija wiele projektów. Co często robią kierownicy takich projektów? Dodają dodatkowe bufory czasu na wszelki wypadek i projekt dodatkowo się wydłuża. Poświęcają też więcej czasu na motywowanie zespołu niż powinni, więc znowu wydłużają projekt. I tak wpada się w błędne koło.

A jak podeszliśmy do przygotowania warsztatu? Oczywiście spotkaliśmy się, żeby wybrać grę symulacyjną, którą chcemy przeprowadzić. Od razu przeanalizowaliśmy jej zasady, żeby określić niezbędne materiały i zadania, które musimy wykonać. Zdecydowanie jest to bardzo ważny etap projektu, którego nie chcieliśmy pominąć, rozmawiając wyłącznie online. Początkowo nie planowaliśmy próbnej rozgrywki, bo przecież mamy dobrze rozpisaną instrukcję, więc co może pójść nie tak? No cóż, wiele. Gra była zaplanowana na 8 osób, więc zaczęliśmy rozważać również warianty 7- i 8-osobowe.  Pojawiło się wiele szczegółów związanych z potencjalnymi wynikami poszczególnych iteracji.

Nie pozostało nam nic innego jak samemu wypróbować grę w praktyce. Był to strzał w dziesiątkę! Przetestowaliśmy czy ma ona sens, sami określiliśmy wąskie gardła i specyfikę pracy. Dzięki temu wypracowaliśmy kryteria akceptacji dla poszczególnych produktów, które były miejscami niejednoznaczne. Sami wpadliśmy też na kilka pomysłów optymalizacji ostatniej iteracji, podczas której zespoły miały dużą swobodę na wdrożenie swoich pomysłów. Ta próbna rozgrywka dała nam sporo wiedzy, nie tylko weryfikując zasady samej gry, ale także wyciągając własne wnioski.

Czego nie przewidzieliśmy?

  • Rozkładanie wszystkich materiałów i przestawianie ławek to więcej niż 15 minut, które przewidzieliśmy.
  • Uczestnicy woleliby usłyszeć kilka zdań wstępu: czym jest Kanban, WIP (Worki in Progress), aby mieć większe pojęcie po co robią dane zadanie.
  • Ciężko jest zapanować nad zespołami, wytłumaczyć im zasady i trochę zdyscyplinować, gdy siedzą w nieregularnych rzędach.
  • Braliśmy pod uwagę, że kilka osób się spóźni i że warsztat rozpoczniemy z mały opóźnieniem.  Nie przewidzieliśmy natomiast skali spóźnialskich (15-20% wszystkich uczestników), którzy spóźniali się nawet po 20 min. Bardzo zdezorganizowało nam to plan i musieliśmy wielokrotnie tłumaczyć zasady gry. Ciężko było też nam przesadzać uczestników, żeby zespoły miały odpowiednią liczebność.
  • My mieliśmy okazję wielokrotnie przeczytać instrukcję i zrozumieć ją. Dla uczestników samo powiedzenie zasad i wypisanie głównych punktów to za mało. Dobrze byłoby przygotować i wydrukować skróconą instrukcję gry dla każdego zespołu. Warto pamiętać o kilkukrotnym powtórzeniu zasad gry.
  • W trakcie gry pojawiało się sporo pytań technicznych, na które odpowiadał prowadzący szkolenie. Nie wszyscy słyszeli te pytania i odpowiedzi. Część osób rozmawiała w ich trakcie i powodowało to małe zamieszanie. Za szczegółowe zasady gry i ewentualne pytania mogliby odpowiadać opiekunowie poszczególnych stołów.
  • Kilkukrotne przećwiczenie prezentacji przed warsztatem na pewno by nie zaszkodziło.

Uzbrojeni w te informacje na pewno będziemy lepiej przygotowani do podobnych wydarzeń. Robiliśmy to jako członkowie Koła Naukowego PMArt przed swoimi kolegami z tegoż koła. To pozwoliło nam wykorzystać tę wyjątkową sytuację. Mogliśmy razem z nimi popracować nad jakością warsztatu i skupić się jak zrobić go znacznie lepiej. Uczestnicy mieli bardzo trafne uwagi i wywiązała się ciekawa rozmowa. Część osób wolała jedno usprawnienie, a inni je odrzucali. To jasno pokazuje: nie da się zadowolić wszystkich. Wiemy, że w normalnych warunkach bardzo ciężko jest podyskutować na końcu warsztatu nad jakością jego kolejnej edycji. Nie martw się! Można to zrobić trochę inaczej, chociażby zadać odpowiednie pytania w ankiecie, np. co byś poprawił w warsztacie.

Największą naukę, jaką wynieśliśmy z tego warsztatu, to doświadczenie trudności ukierunkowania ludzkiej uwagi. Przeprowadzona gra (w oryginale) była skupiona na nauce zależności wykonanych produktów z wielkością partii. Małe zmiany, które wprowadziliśmy, sprawiły, że grający skupili się na komunikacji z klientem, tworzenia z nim częstej pętli zwrotnej oraz poprawie procesu jakości. Musimy pamiętać, że gdy chcemy nauczyć uczestników konkretnej rzeczy, to musimy zwiększać skupienie na nich i jak najbardziej ograniczać inne elementy. Jest to trudne, ale możliwe. Najlepiej osiągać to eksperymentując na niezależnej grupie 🙂

Dlaczego lubimy prowadzić warsztaty? Karol twierdzi, że przyspiesza to jego naukę i pogłębia poziom wiedzy. Po pierwsze samo nauczanie wymaga od nas lepszego przygotowania się do tematu, niż gdybyśmy np. zdawali z tego egzamin. Po drugie:

A kiedy stajesz tam, na środku sceny, i myślisz, że to już koniec warsztatu i pora na zasłużony odpoczynek, dostrzegasz w oddali jedną, nieśmiało wyciągniętą rękę. To jeszcze nie koniec. Teraz zaczęła się najtrudniejsza faza — pytania publiczności. Ona jest najtrudniejsza i jednocześnie najpiękniejsza. To właśnie dla niej prowadzisz szkolenia i warsztaty. Każde pytanie uczestnika to wyzwanie. Musisz skupić się, odpowiedzieć jak najlepiej. To w tej fazie uczę się najwięcej. Nie tylko opanowania stresu, bo serce bije mi zdecydowanie szybciej, lecz właśnie z obszaru, o którym właśnie opowiadałem…

Karol Bocian

Jednocześnie pytania od publiczności uczą również uczestników warsztatu. Dobre pytania sprawiają, że ta faza jest wisienką na torcie całego spotkania. Wprowadza poziom zaawansowany nawet w warsztatach z poziomu podstawowego. My nigdy jej nie pomijamy, bo uważamy ją za najbardziej wartościową i najpiękniejszą!

Planujemy kolejną edycję, więc bądźcie czujni. Poinformujemy Was o tym!


Dodaj komentarz

%d bloggers like this: