Kanban

Kanban

Kanban jest metodą sterowania produkcją. Skupia się na usprawnianiu procesu wytwórczego w sposób empiryczny. Stawia na ciągłe doskonalenie się, wizualizację pracy. Pozwala być zwinnym i elastycznym. Jest to system typu pull, czyli ciągnionego: produkt zaczyna być realizowany, gdy jest na niego zapotrzebowanie. Materiały do jego wykonania są zbierane, gdy należy wykonać produkt. To podejście minimalizuje powierzchnię magazynów, ponieważ wszystko dostarczane jest na czas: od razu na stanowisko, od razu do klienta.

Jak działa kanban?

Głównym narzędziem kanbana w usługach jest tablica kanbanowa. Uproszczona wersja składa się z kolumn reprezentujących etapy procesu oraz karteczek przedstawiających zadania. Karteczki przesuwane są od lewej do prawej (od wejścia procesu do wyjścia).

TO DO	DOING	DONE
Zadanie 5	Zadanie 2 Zadanie 3	Zadanie 4 Zadanie 1

Cele Kanban

Celem kanbana jest minimalizacja marnotrawstwa. Kanban jest jednym z narzędzi Lean, w których dąży się to sytuacji zwanej 7 x żadnych, czyli takiej, w której nie będzie:

• żadnych braków,
• żadnych zapasów,
• żadnych opóźnień,
• żadnych kolejek,
• żadnych bezczynności,
• żadnych zbędnych czynności i kontroli,
• żadnych zbędnych przemieszczeń.

Wady i zalety

Wady

Zalety

Wymaga ciągłego nadzoru i kontroli. Wymaga pełnego zaangażowania pracowników. Brak zapasów bezpieczeństwa. Wzrost kosztów transportu i komunikacji. Wymaga dużej dostępności dostawców i klientów. Słaba odporność na wahania popytu.

Łatwość zastosowania. Minimalizacja marnotrawstwa. Maksymalizacja strumienia wartości, Zwiększa przejrzystość procesu wytwórczego. Wizualizacja procesu wytwórczego. Ciągłe doskonalenie w sposób ewolucyjny i empiryczny. Zwiększanie produktywności. Zwiększenie jakości. Zmniejszenie chaosu. Produkcja na czas. Elastyczność i zwinność. Ograniczenie kosztów produkcji, duża elastyczność produkcji. Brak nadprodukcji. Ciągłości produkcji. Spadek czasu wytworzenia produktu.

Jak wdrożyć kanban?

1. Zacznijcie od obecnego stanu. Spiszcie wszystkie zadania, które aktualnie realizujecie.
2. Zaznaczcie na zadaniach osobę, która wykonuje aktualnie to zadanie.
3. Zastanówcie się, czy wolicie tablicę fizyczną, czy cyfrową. Jeżeli ktoś pracuje zdalnie lub chcecie mieć do niej dostęp z każdego miejsca, lepiej jest wybrać tablicę cyfrową.
4. Narysujcie tablicę, na której są etapy Waszego aktualnego procesu. Możecie zacząć od najprostszej tablicy z kolumnami: Do zrobienia, Realizowane i Zrobione (lub To do, Doing i Done). Jeżeli znacie swój proces trochę lepiej, możecie zrobić lepszą tablicę, np. dodać kolumnę Testowane, Zablokowane, Sprawdzane, Do wysłania.
5. Bierzcie po kolei wypisane zadania i umieszczajcie je w odpowiedniej kolumnie.
6. Jeżeli chcecie, możecie dodawać konkretniejsze kolumny, widząc, że któraś kolumna jest zbyt ogólna.
7. Zacznijcie normalnie pracować z tą tablicą. Wykonujcie swoją pracę i cały czas aktualizujcie stan pracy na tablicy.
8. Spisujcie i wyjaśniajcie zasady pracy. Obserwujcie, czy każdy robi to, co reszta. Jeżeli nie robi tak, to wyjaśniajcie. Jeżeli ktoś pyta, jak ma coś zrobić, to uzupełnijcie swoje zasady o tę odpowiedź.
9. Dodajcie do swojego procesu codzienne spotkania przy tablicy. Spotykajcie się codziennie o tej samej porze, patrzcie na tablicę i zastanawiajcie, jak możecie poprawić przepływ pracy. Zadawajcie pytania: czy są jakieś problemy, czy gdzieś jest bardzo dużo zadań. Pamiętajcie, że chcecie, aby podejmowane zadania jak najszybciej były kończone przy zachowaniu odpowiedniego wykorzystania zasobów.
10. Dodajcie limity pracy w toku do wybranych kolumn (limit WIP — ang. Work In Progress). Praca w toku to praca podjęta, ale jeszcze niezakończona). Możecie na przykład ustawić limit na kolumnie Realizowane równy liczbie osób w zespole.
11. Ustalcie cykliczne spotkanie (np. co tydzień). Ich celem jest wprowadzanie zmian w procesie wytwórczym za pomocą eksperymentów.
12. Zmiany wprowadzajcie w postaci eksperymentów:
    1. Zmierzcie stan obecny.
    2. Wprowadźcie zmianę i przez pewien okres działajcie.
    3. Zmierzcie stan po wprowadzeniu zmiany.
    4. Zdecydujcie, czy dana zmiana wpłynęła pozytywnie, czy negatywnie.
    5. Zdecydujcie, czy chcecie ją zostawić, czy odrzucić.
    6. Zdecydujcie, jaką kolejną zmianę chcecie wprowadzić (może to być udoskonalenie ostatniej zmiany).
    7. Zmianą może być zmiana limitu pracy w toku (WIP). Zmieniajcie je, dodawajcie, usuwajcie — pozwalają one sterować przepływem pracy.
    8. Na spotkaniach poddawajcie wszystko kwestionowaniu: czy można zrezygnować z tego etapu pracy, czy można dodać taki etap, czy na pewno pracujemy w taki sposób, czy trzeba zaktualizować zasady pracy, etc.
13. Mierzcie swoją pracę — czasy, jakość pracy, liczby zadań, stwórzcie i obserwujcie wykresy. Kanban sugeruje używanie różnych metryk i wykresów.
14. Zwiększajcie samoświadomość zespołu i rozwijajcie jego samo zarządzanie.
15. Wprowadzajcie kolejne pętle inspekcji i adaptacji — mechanizm ciągłego udoskonalania w sposób ewolucyjny i eksperymentalny: zbierania informacji o procesie wytwórczym, wprowadzania zmiany, weryfikowania jej wpływu, decydowania o jej zostawieniu lub usunięciu. W kanbanie jest 7 pętli inspekcji i adaptacji, nazywane są kadencjami.
16. Pogłębiajcie swoją wiedzę o metodzie kanban.