Kanban to tylko kilka prostych zasad zbliżających do niesamowitych wyników i wzrostu efektywności


Kanban jest metodą zarządzania pracą. Jego celem jest eliminacja marnotrawstwa i wzrost efektywności. Sprawdza się w życiu osobistym oraz w wielu innych miejscach, takich jak: urzędy, wytwarzanie oprogramowania, działy marketingu i sprzedaży. Poniżej przedstawiam zasady metody Kanban, ponieważ uważam, że bardzo ważne jest, aby wszyscy pracujący w ramach danej metody zarządzania, rozumieli ją. Zwiększa to znacząco efektywność całego zespołu.

Metoda Kanban opiera się na poniższych zasadach:

  • Wizualizacja.
  • Zarządzanie przepływem.
  • Ograniczenie pracy w toku.
  • Przejrzyste zasady.
  • Pętle informacji zwrotnej.
  • Eksperymentalne i ewolucyjne doskonalenie.
. Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Zasady metody Kanban

Wizualizacja

Kanban ma wizualizować stan pracy, jej przepływ oraz ukazywać problemy. Robi się to głównie za pomocą tablicy przedstawiającej kolejne etapy procesu wytwórczego oraz wykresów. Wizualizacja jest narzędziem pozwalającym łatwo przedstawić sposób pracy zespołu. Daje możliwość sprawdzić status i postęp prac, stopień realizacji celów, zwiększyć współpracę zespołu i jednoczyć go, ukazywać problemy (np. wąskie gardła), pokazywać kto czym się zajmuje, jakiego typu zadania są obsługiwane i ile ich jest w poszczególnych etapach.

Zarządzanie przepływem

Zarządzanie przepływem polega na ciągłym obserwowaniu przebiegu zadań przez proces, sterowanie nim poprzez wprowadzanie usprawnień i prób ulepszeń, zmienianiu limitów WiP oraz reagowaniu na problemy (wąskie gardła, starzejące się zadania, pogarszające się metryki). Celem zarządzania przepływem jest zwiększanie efektywności procesu.

Ograniczenie pracy w toku

Praca w toku (WIP — Work in Progress) to praca, która trafiła do naszego procesu, ale jeszcze jej nie opuściła. Są to nie tylko zadania, nad którymi obecnie pracujemy, ale również zadania, które czekają np. na przetestowanie.

Ograniczanie pracy w toku polega na limitowaniu ilości jednocześnie realizowanej pracy (liczby zadań podejmowanych jednocześnie). Limity mogą zostać określone dla etapu pracy, całej tablicy, swimline’a, osoby, maszyny. Określanie oraz zmienianie limitów pracy w toku jest głównym narzędziem do sterowania przepływem produkcji. Celem limitu jest sprawienie, że przepływ przez proces jest dla nas optymalny, tzn. zadania są kończone odpowiednio szybko przy odpowiednim stanie marnotrawstwa (np. zasoby są odpowiednio obciążone). Limity redukują zjawisko wielozadaniowości, zwiększają koncentrację i liczbę kończonych zadań i zmniejszają liczbę zadań otwartych) oraz ukazują problemy procesu (np. wąskie gardła).

Ograniczanie pracy w toku można zacząć od dwóch zasad:

  • Zacznij kończyć, przestań zaczynać — najpierw kończymy obecnie realizowane zadanie, a dopiero potem zabieramy się za kolejne.
  • Patrz na tablicę od prawej, do lewej — szukając kolejnego zadania do podjęcia, patrzymy na tablicę od prawej strony (końca procesu) i podejmujemy zadanie, które może jak najszybciej opuścić nasz proces.

Przejrzyste zasady

Zasady pracy powinny być przejrzyste, w miarę proste, przez wszystkich znane i respektowane oraz łatwo dostępne. Każdy członek zespołu powinien je znać, rozumieć oraz respektować. Zasady powinny obejmować wszystkie szczegóły: jak wygląda przepływ pracy, co zrobić w konkretnych sytuacjach, jaka jest definicja zakończenia zadania, jak komunikować się z innymi. Zasad może być bardzo wiele. Należy je regularnie uzupełniać oraz przeglądać w celu poprawienia. Dobrym momentem na ustalenie zasady i zapisanie jej, jest sytuacja, gdy któryś z członków zespołu zapyta jak coś robić lub zauważymy, że dana rzecz robiona jest na różne sposoby.

Pętle informacji zwrotnej

Pętle informacji zwrotnej, nazywane w Kanbanie pętlami inspekcji i adaptacji (kadencje), to mechanizmy umożliwiające zbieranie informacji o sposobie produkcji i wynikach naszych prac, wyciąganie z nich wniosków oraz wykorzystywanie podczas dalszych prac. Podczas regularnych spotkań stawiamy hipotezę, jak możemy lepiej działać, wprowadzamy ją w życie i testujemy, następnie sprawdzamy wyniki testów i podejmujemy decyzję, czy daną zmianę należy wprowadzić w życie, czy z niej zrezygnować. I powtarzamy ten cykl, stawiając i testując kolejną hipotezę. W kanbanie jest siedem kadencji.

Eksperymentalne i ewolucyjne doskonalenie

Kanban określa istnienie procesu ciągłego doskonalenia. Jest to empiryczny i ewolucyjny proces wprowadzania zmian. Wykorzystuje pętle inspekcji i adaptacji, które polegają na postawieniu hipotezy usprawnienia, wprowadzeniu jej w życiu w formie testu (eksperymentu), zebraniu wyników testu, wyciągnięciu wniosków i podjęciu decyzji o wprowadzaniu hipotezy do zbioru stałych praktyk zespołu. Zmiany powinny mieć charakter małych zmian (podejście kaizen), a nie rewolucyjnych. Proces doskonalenia jest stały, bo przebiega prawie codziennie: występuje podczas codziennych spotkać zespołu przy tablicy, cyklicznych spotkaniach mających na celu wprowadzanie większych zmian (retrospektywy) oraz podczas innych kadencji. W tym procesie korzysta się z teorii ograniczeń. Poszukiwane jest wąskie gardło, które ma największy wpływ na proces, i jest ono poprawiane momentu, aż coś innego okaże się wąskim gardłem.

Teorię przekuwaj nieustannie w praktykę

Zwróć uwagę na wszystkie powyższe zasady w swoim procesie. Metoda Kanban zakłada stworzenie procesu regularnego doskonalenia się. Oprócz doskonalenia samego procesu wytwórczego należy również ulepszać proces zarządzania (w tym przypadku własną implementację metody Kanban). Jeżeli korzystasz z metody Kanban, czy jakiejkolwiek innej metody, poszerzaj swoją wiedzę z nią związaną. Patrz na nią przez pryzmat sposobu Twojego działania. Staraj się udoskonalić swoje podejście. Wiedzę możesz zdobywać z kursów, szkoleń, książek, case studies innych zespołów, konferencji czy zwykłych rozmów z innymi ludźmi. Bądź otwarty na ciągłe doskonalenie.

Zobacz podobne wpisy:

Źródła:

Zdjęcia:


Dodaj komentarz

%d bloggers like this: