Matryca kompetencji – Skills matrix

Wiele firm mierzy się z niedoborem pracowników o kompetencjach, które będą zaspokajały potrzeby danej organizacji. Dodatkowo występuje konieczność szybkiego wdrożenia nowego pracownika, a duża rotacja powoduje, że wiedza często ucieka z organizacji.

Stąd pojawia się dylemat, czy ponosić duże koszty znalezienia odpowiedniego kandydata na rynku, a później prawdopodobnie wyższe koszty jego wynagrodzenia, żeby ściągnąć go do firmy, czy zainwestować w rozwój obecnych pracowników? A jeśli tak, to w których i w jakich obszarach? Te pytania będzie sobie musiał zadać również niejeden kierownik projektu.

Zanim jednak odpowiemy sobie na te pytania, należałoby określić jakie kompetencje są potrzebne w danym zespole i jaki jest ich obecny poziom wśród zatrudnionych pracowników. Można zacząć od stworzenia matrycy kompetencji.

Czym jest matryca kompetencji?

Matryca kompetencji to narzędzie, które w sposób wizualny przedstawia umiejętności każdego z członków zespołu. Zazwyczaj w wierszach wypisane są nazwiska pracowników, a w kolumnach umiejętności. Na ich przecięciu zgodnie, z ustaloną skalą, zostaną ocenione kompetencje każdego z pracowników. Oczywiście kolumny i wiersze mogą być zamienione miejscami, w zależności od ilości kompetencji i pracowników. Ważne, żeby matryca była czytelna i wygodna w stosowaniu.

Jak zbudować matrycę kompetencji?

1. Znajdź kompetencje

Najlepiej jest zacząć od znalezienia wszystkich kompetencji niezbędnych do wykonywania codziennej pracy w Twoim zespole. Jest to bardzo ważny etap, jeśli nie najważniejszy. Po pierwsze trzeba spisać wszystkie umiejętności, które są niezbędne z punktu widzenia organizacji, po drugie powinny być one zrozumiałe dla wypełniającego. Ich nazwy powinny jednoznacznie wskazywać jakiej umiejętności dotyczą. Jeśli nie da się tego zrobić w sposób hasłowy, warto zrobić słowniczek lub standard określający, co kryje się pod poszczególną umiejętnością. Jeśli będzie ich dużo, warto je też pogrupować, aby ułatwić późniejsze odczytywanie informacji z matrycy.

Jakie kompetencje mogą znaleźć się na matrycy kompetencji? Mogą to być:

• umiejętności procesowe,
• umiejętności techniczne i znajomość programów komputerowych,
• umiejętności miękkie,
• posiadane poziomy certyfikatów,
• znajomość języków obcych,
• przyszłe/pożądane umiejętności, czyli takie, których obecnie nie ma w zespole, ale organizacja chce postawić na ich rozwój.

W zespołach procesowych ta lista będzie względnie stała i w znacznym stopniu będzie związana z procesami realizowanymi przez zespół. Zmienia się proces — dochodzą nowe zadania i umiejętności. Często na liście umiejętności będą występowały nazwy poszczególnych elementów procesów czy typów produktów. W dużej mierze zbieżne nazwy realizowanych procesów i umiejętności na liście ułatwią pracownikom wypełnienie matrycy.

W zespołach projektowych matryca może być bardziej ogólna — zawierająca umiejętności związane z zarządzaniem projektem wraz z umiejętnościami branżowymi lub dedykowana pod dany projekt.

Z kolei w zespołach, które bezpośrednio współpracują z klientami lub matrycach kompetencji dla osób zarządzających zespołami dużą rolę będą odgrywały umiejętności miękkie.

2. Stwórz skalę

Finalna matryca będzie jedynie wizualizacją. Muszą istnieć jasne standardy oceniania umiejętności, aby dane w niej przedstawione dało się porównywać. Jednym z nich jest skala.Przykładowe skale:

Skala 1:

• 0 – Brak umiejętności
• 1 – W trakcie nauki
• 2 – Pracuje pod asystą
• 3 – Pracuje samodzielnie
• 4 – Może nauczać innych

Skala 2:

• 0 – Nie potrafi wykonywać
• 1 – Uczy się – odbył szkolenie teoretyczne i praktyczne
• 2 – Potrzebuje wsparcia — potrafi samodzielnie rozwiązywać proste problemy, ale wymaga sprawdzenia
• 3 – Pracuje samodzielnie – jest w stanie poradzić sobie z większością sytuacji, wymagających danej umiejętności, rzadko potrzebuje wsparcia
• 4 – Może uczyć innych

Oprócz skali powinien istnieć jeszcze standard wykonywania danej czynności. Co oznacza, że pracownik wykonuje dane zadanie samodzielnie? Matryca jest jedynie wizualizacją. Zarówno ocena umiejętności, jak i sama umiejętność muszą być jednoznacznie opisane, tak żeby nie pozostawiały możliwości interpretacji. Bardzo trudno jest zmierzyć i porównać pracę dwóch różnych pracowników. Kiedy ustalimy jasne standardy, będzie to proste zarówno dla wypełniającego matrycę, jak i z niej korzystającego. Takim standardem może być instrukcja zawierająca sekwencję operacji lub czynności wraz z czasem wykonania

3. Oceń kompetencje

Na kompetencje składają się dwa czynniki: wiedza oraz doświadczenia. Wiedza określa jak coś zrobić. Jest zdobywana przy pomocy szkoleń teoretycznych, procedur oraz instrukcji stanowiskowych. Na podstawie niej możemy sprawdzić, czy pracownik faktycznie wie, co ma zrobić i dlaczego. Drugi czynnik, czyli doświadczenie, jest zdobywane w trakcie wykonywania danej czynności. Każde kolejne powtórzenie powoduje, że pracownik coraz pewniej wykonuje daną czynność, robi to w krótszym czasie, zna wpływ różnych parametrów na jej efekt i potrafi przewidzieć potencjalne problemy.

Teraz należy ocenić umiejętności pracowników. W ocenę kompetencji powinien być zaangażowany zarówno pracownik, jak i przełożony. Najlepiej jest zrobić to dwuetapowo. Najpierw pozwolić pracownikowi samodzielnie wypełnić matrycę. Może to zrobić sam indywidualnie, a następnie wspólnie z przełożonym ją omówić lub może się to odbyć wspólnie podczas indywidualnej rozmowy. W drugim etapie spójrz całościowo na matrycę całego zespołu i oceń czy poszczególne umiejętności tego pracownika nie zostały niedocenione lub przecenione.

Ważne, żeby pracownik nie czuł się oskarżany, że czegoś nie umie. Nie należy też przeprowadzać oceny pracowników wspólnie na spotkaniu zespołowym. Jest to gotowy przepis na katastrofę i początek konfliktów.

4. Znajdź obszary do rozwoju

Spójrz całościowo na matrycę kompetencji. Zadaj sobie kilka pytań:

• W przypadku jakich kompetencji występują braki lub niedobory?
• Czy w przypadku urlopu lub choroby jest ktoś, kto będzie potrafił wykonać dane zadanie?
• Czy jest odpowiednia ilość osób, które mają wystarczający poziom umiejętności, żeby uczyć innych?
• Czego w pierwszej kolejności powinna nauczyć się nowa osoba, która przyjdzie do zespołu?
• Który z pracowników wyróżnia się umiejętnościami na tle innych?
• Który z pracowników odstaje na tle innych?
• Które nowe umiejętności warto rozwijać w zespole?

Możesz też dla każdej z kompetencji określić minimalne ilości osób, które muszą je posiadać. Łatwiej będzie wyznaczyć niezbędne szkolenia, które pozwolą uzupełnić braki.

Przykład: Przygotowanie raportu XYZ

4 – Może nauczać innych — minimum 1.

3 – Pracuje samodzielnie — minimum 3.

2 – Pracuje pod asystą — minimum 2.

1 – W trakcie nauki — minimum 1.

5. Przygotuj planu rozwoju pracowników

Znając odpowiedzi na powyższe pytania, przygotuj harmonogram szkoleń dla członków zespołu. Powinien on obejmować zarówno krytyczne kompetencje, których obecnie brakuje w zespole jak i te, które pozwolą mu się optymalnie rozwijać oraz nowe, które mogą być trampoliną do nowych możliwości biznesowych.

6. Monitoruj postępy

Jak w przypadku wdrażania każdego usprawnienia, tak i tutaj należy monitorować postępy i wprowadzać korekty do planu. Warto skupić się nie tylko na tym czy harmonogram szkoleń będzie realizowany zgodnie z planem. Często nie będzie. Pojedynczy pracownicy będą nieobecni w pracy w trakcie szkoleń zaplanowanych w większych grupach. Niektórzy starzy pracownicy będą odchodzili, w ich miejsce przyjdą nowi, dla których też trzeba będzie najpierw określić kompetencje, a następnie przygotować plan rozwoju.

Wygląda fajnie, ale po co mi ta cała matryca kompetencji?

Z punktu widzenia kierownika, główną rolą matrycy kompetencji jest przedstawienie poziomu rozwoju umiejętności członków jego zespołu. Zebranie w jednym miejscu informacji kto co i w jakim stopniu potrafi pozwoli:

• zaplanować rozwój poszczególnych osób tak, by ich kompetencje możliwie jak najlepiej się uzupełniały i zapewniały potrzeby organizacji,
• zaplanować odpowiednią ilość i rodzaj szkoleń dla kluczowych umiejętności,
• znaleźć zastępstwo podczas urlopu i choroby pracownika,
• poszukać nowych kierunków rozwoju organizacji bazując na aktualnej wiedzy i umiejętności pracowników,
• porównać umiejętności poszczególnych pracowników i dać argumenty za awansem / podwyżką lub jej brakiem,
• w przypadku odejścia pracownika w szybki sposób zidentyfikować kompetencje, dla których trzeba będzie znaleźć zastępstwo wśród innych członków zespołu.

Z punktu widzenia pracownika matryca kompetencji pozwoli mu się porównać z innymi członkami zespołu. Mając listę kompetencji, sam może dostrzec nowe ścieżki rozwoju dla siebie. Może stać się motywatorem do nauczenia się czegoś nowego. Dostępna dla wszystkich matryca kompetencji pozwala też uzyskać informację, do którego z bardziej doświadczonych kolegów może się zwrócić w przypadku problemów z jakimś zadaniem. Szczególnie w przypadku pobocznych zadań, które bazują wyłącznie na instrukcji. Nie trzeba wtedy zwracać się do przełożonego, ale można od razu uderzyć do eksperta w danej dziedzinie.

Zalety matrycy kompetencji

Matryca kompetencji to narzędzie bardzo proste, pod warunkiem, że zostanie dobrze wdrożone i stosowane na co dzień. Jest w stanie bardzo mocno wpłynąć zarówno na indywidualną mobilizację jak i całego zespołu. Może być bodźcem do uczenia się oraz pozwala spojrzeć w szerszej perspektywie na możliwości rozwoju. Zdecydowanie przydaje się także przy przydzielaniu zadań czy planowaniu pracy. Dzięki matrycy kompetencji jesteśmy w stanie dostrzec i monitorować ścieżkę, prowadzącą do stanu, w którym zespół, może elastycznie wymieniać się wykonywanymi zadaniami i ograniczone zostają sytuacje problemowe, kiedy nie ma nikogo, kto umie zrobić dane zadanie.

Czy każdy musi umieć wszystko?

Nie i jest to praktycznie nierealne i zbyt kosztowne, żeby każdy umiał wszystko. W zależności od charakteru danej działalności można określić minimalne i pożądane poziomy danych kompetencji, które zapewnią optymalne działanie zespołu.

Czy matryca kompetencji powinna być ogólnodostępna dla członków zespołu?

W większości przypadków tak, chociaż myślę, że w mocno rywalizującym lub nieufnym środowisku może to prowadzić do konfliktów. Jawność matrycy kompetencji wśród członków zespołu ma sporo plusów, które wymieniłam wyżej.

Dobre rady i obserwacje

• Skala umiejętności powinna być zrozumiała dla wszystkich.
• Zakres zadań/umiejętności powinien być zrozumiały, można dołączyć krótki opis charakteryzujący daną umiejętność.
• Z uwagi na tabelaryczną formę, najprościej jest wykorzystać Excela do stworzenia matrycy kompetencji.
• W przypadku zadań / procesów, które się zmieniły i nie są dalej prowadzone, warto (o ile nie zaburza czytelności matrycy) zostawić takie umiejętności. Nigdy nie wiadomo kiedy przyda się informacja o tym, kto umie wykonywać dane zadanie.
• Warto grupować zadania związane z jednym procesem. Ułatwi to korzystanie z matrycy.
• Czytelność matrycy można zwiększyć stosując formatowanie warunkowe wykorzystujące symbole lub skalę kolorów.

Wypełnij poniższy formularz i pobierz matrycę opisaną w tym artykule.

FORMULARZ

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! ZAPISUJE SIĘ! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉

Źródła:

1. https://blog.randstad.pl/matryca-kompetencji-rozwoj-zarzadzanie-zespolem
2. https://instytutdp.com/matryca-kompetencji-sciezka-rozwoju-pracownika/
3. https://inzynierjakosci.pl/2019/01/matryca-kompetencji/
4. https://leanaction.pl/2016/07/18/matryca-kompetencji-co-to-jest-i-do-czego-sluzy/

Zdjęcia:

• https://pixabay.com/pl/photos/starcie-spotkanie-burza-m%C3%B3zg%C3%B3w-594090/
• https://pixabay.com/pl/photos/umiej%C4%99tno%C5%9Bci-mo%C5%BCe-kompetencje-3371153/