Zwiększ swoją efektywność. Zobacz symulację pracy z Kanban

W tym poście przedstawię Ci sposób pracowania z tablicą Kanban oraz jej rozwoju. Praca z metodą Kanban to nie tylko robienie zadań i przesuwanie ich do kolejnych kolumn, lecz również świetna zabawa w szukaniu lepszego sposobu dostarczania więcej wartości klientowi.

Mapowanie obecnego procesu

Załóżmy, że mamy 4-osoby zespół. Razem prowadzimy bloga. Nasze główne zadania to tworzenie treści na bloga oraz marketing. Zacznijmy od wersji podstawowej. Wdrażanie Kanbana zaczyna się od zmapowania obecnego procesu w postać tablicy. U nas jest prosto:

• Wymyślamy zadanie i zapisujemy je na liście zadań do zrobienie.
• Bierzemy jakieś zadanie do zrobienia i robimy je.
• Jak już skończymy, to oznaczamy je jako zakończone.

Nasza tablica wygląda następująco:

Do zrobienia	W trakcie	Zrobione
Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Ogranicz pracę w toku — rób więcej, robiąc mniej.

Wszystko szło gładko i pięknie. Pisaliśmy artykuły i publikowaliśmy. Liczba czytelników rosła, aż pewnego dnia… dopadł nas twórczy kryzys. Opuściła nas wena. Mieliśmy dużo pomysłów na posty, zaczynaliśmy je pisać, ale po chwili nasza tablica wyglądała tak:

Do zrobienia	W trakcie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104	Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 83 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Robiliśmy bardzo dużo: wymyślaliśmy dużo tematów na posty, tworzyliśmy dla nich dokumenty, robiliśmy krótki spis treści, zbieraliśmy materiały, a potem porzucaliśmy i robiliśmy to samo z kolejnym postem. W rezultacie nic nie publikowaliśmy. Robiliśmy mało, pracując dużo. W ramach ratowania naszego bloga, który zaczynał wysychać ze względu na brak nowych wpisów, zdecydowaliśmy się ustalić limit pracy w toku. Przyjęliśmy, że w kolumnie W trakcie mogą być maksymalnie 4 zadania (tyle nas jest w zespole). Wszystkie zadania rozpoczęte przesunęliśmy do kolumny Do zrobienia, a w kolumnie W trakcie zostawiliśmy tylko 4 zadania i zapisaliśmy wielką 4 – limit pracy w toku dla tej kolumny. Zaczęliśmy robić jednocześnie mniej (maksymalnie 4 zadania), a w rezultacie robiliśmy więcej (publikowaliśmy posty!).

Do zrobienia	W trakcie (4)	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 83	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Ciągle udoskonalaj

Podczas naszego cyklicznego spotkania doszliśmy do wniosku, że chcemy poprawić jakość naszej pracy, a przede wszystkim treści. Zdecydowaliśmy się na to, że będziemy sprawdzali wzajemnie nasze artykuły. Dodaliśmy do naszego procesu (oraz tablicy) etap sprawdzania (recenzowania). W ramach tego etapu recenzent czytał artykuł, zadawał pytania, rozpoczynał dyskusję oraz sugerował poprawki. Jeżeli wszystko było ok, to przesuwał zadanie do Zrobione, w przeciwnym przypadku cofał do Do zrobienia. Nasza tablica ewoluowała do takiej formy:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 108	Zadanie 83	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3

Wizualizuj faktyczny stan

Praca z tablicą szła do przodu. Pojawił się jednak problem. Zadanie 999 stało się bardzo pilne. Patrząc na tablicę, można zauważyć, że jest ono aktualnie robione. Nie wiadomo jednak, kto je robi. Przez to nie wiadomo, do kogo zadzwonić, aby o nie zapytać. Tablica nie przedstawiała ważnej informacji: kto wykonuje dane zadanie. Szybko to jednak naprawiliśmy:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 999 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 108	Zadanie 80	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 83

Wizualizuj faktyczny proces

Nasza tablica nie była wciąż idealna. W sumie to nigdy nie będzie. Kanban polega na ciągłym doskonaleniu. A z definicji, nigdy nie osiągniemy ideału. Zaczynało nas to już męczyć… Nieprawda. To nas napędzało: wiedza, że ciągle możemy poprawiać nasz proces tworzenia bloga. Ale w czym teraz był problem? Brakowało kolumny-magazynu między etapem robienia a etapem sprawdzania. Łatwo to naprawiliśmy:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Do spradzenia	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 104 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87 Zadanie 88 Zadanie 89 Zadanie 90 Zadanie 91	Zadanie 999 (R) Zadanie 81 (K) Zadanie 82 (I) Zadanie 108 (M)	Zadanie 80	Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 83

Zadania oczekujące — zacznij kończyć, skończ zaczynać

Muszę Ci się do czegoś przyznać. Nikt z nas nie lubił recenzować cudzych artykułów. Po kilku tygodniach pracy nic nie opublikowaliśmy, bo wszystkie zadania ugrzęzły w kolumnie Do sprawdzenia. Sam spójrz:

Do zrobienia	W trakcie (4)	Do sprawdzenia	Sprawdzanie	Zrobione
Zadanie 101 Zadanie 102 Zadanie 103 Zadanie 91	Zadanie 203 (R) Zadanie 204 (I) Zadanie 205 (K) Zadanie 206 (M)	Zadanie 108 Zadanie 999 Zadanie 104 Zadanie 80 Zadanie 81 Zadanie 82 Zadanie 84 Zadanie 85 Zadanie 86 Zadanie 87