Etapy a procesy w projekcie — Kierownik projektu

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

W zarządzaniu projektami bardzo często pojawiają się terminy etapów i procesów. Choć posługujemy się nimi często, to nie wszyscy poprawnie potrafią je opisać.

Etapy projektu

Każdy projekt, niezależnie od jego wielkości czy charakteru, można podzielić na cztery główne etapy, choć może być ich więcej. Etap to zbiór logicznie powiązanych ze sobą działań prowadzących do ukończenia określonych produktów cząstkowych. Z podziału na etapy korzysta się, kiedy można powiązać charakter wykonywanych prac z określoną częścią projektu. Podział na etapy ma pomóc zarządzać, planować i kontrolować projekt.

Etapy projektu:

Etap rozpoczęcia — etap ten obejmuje określenie potrzeby realizacji projektu, jego ocenę oraz otrzymanie zgody na jego realizację. Często produktem tego etapu jest Karta Projektu.
Etap organizacji i przygotowania — podczas tego etapu przeważają prace koncepcyjne, uszczegółowienie zakresu, tworzenie harmonogramu i kosztorysu. Efektem tego etapu jest plan realizacji projektu.
Etap realizacji — etap ten obejmuje głównie prace realizacyjne, prowadzące do wytworzenia efektów projektu. Oprócz samej realizacji duży nacisk kładziony jest na monitorowanie i kontrolę postępu tych prac.
Etap zamknięcia — obejmuje dostarczenie rezultatu projektu, jak również prace związane z zamknięciem całego projektu (w tym również dokumentacji) i zwolnienie zasobów.

Rys. Cykl życia projektu, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide), Fifth Edition, wyd. polskie, Warszawa 2013.

Dla przeciętnego modelowego projektu na początku ponoszone koszty są stosunkowo niskie w fazie rozpoczęcia, następnie wzrastają w fazie planowania. Największe nakłady ponoszone są podczas fazy realizacyjnej, by ostatecznie zacząć spadać na etapie zakończenia projektu.

Grupy procesów

Proces to seria działań zmierzająca do uzyskania rezultatu na podstawie przynajmniej jednego wkładu.

Proces można też zdefiniować nieco dokładniej jako zbiór powiązanych ze sobą akcji i działań wykonywanych w celu dostarczenia określonego zestawu wyrobów, rezultatów lub usług. Każdy proces jest opisany za pomocą niezbędnych wkładów, stosowanych w nim narzędzi i technik, oraz powstałych w nim rezultatów.

Procesy zarządzania projektami są połączone wkładami i rezultatami — rezultat jednego procesu staje się wkładem innego procesu, niekoniecznie należącego do tej samej grupy procesów.

Rys. Grupy procesów, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide), Fifth Edition, wyd. polskie, Warszawa 2013.

Procesy możemy pogrupować ze względu na charakter wzajemnych oddziaływań między sobą w ramach tych procesów oraz ze względu na charakter celów, którym służą. W ten sposób otrzymujemy pięć grup procesów zarządzania projektami.

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

1. Grupa procesów rozpoczęcia (inicjowania)

Opierają się one na analizie potrzeb biznesowych i realnych możliwościach wykonania projektu. Określane są główne oczekiwania, wstępny zakres prac oraz angażowane są wstępne zasoby. Na etapie procesów rozpoczęcia należy dokonać analizy interesariuszy zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, gdyż już od pierwszych chwil mogą oni mieć wpływ na charakter i powodzenie całego projektu. Wybiera się też najważniejszą osobę, czyli kierownika projektu.

Produkty procesów inicjowania:

2. Grupa procesów planowania

W wyniku procesów planowania powstaje kompleksowy plan zarządzania projektem, który będzie realizowany w dalszych etapach. Plan ten obejmuje sprecyzowanie zakresu, ram czasowych, dostępnych zasobów (ludzkich i finansowych), czynników ryzyka. Określa się też sposoby prowadzenia komunikacji, kontroli jakości, dokonywania zakupów oraz zapewnienia integralności w projekcie i archiwizacji wiedzy zdobytej w trakcie jego trwania. W wyniku istotnych zmian w projekcie może pojawić się potrzeba powrotu do jednego lub kilku procesów planowania.

Produkty procesów planowania:

Plan zarządzania projektem
Dokumenty projektu:

3. Grupa procesów realizacji

Grupa procesów realizacji składa się z procesów realizowanych w celu wykonania prac określonych w planie zarządzania projektem i zmierzających do dostarczenia efektów tego projektu. Procesy realizacji obejmują koordynację ludzi i innych zasobów, kształtowanie oczekiwań interesariuszy oraz wykonanie działań zgodnie z planem zarządzania projektem. Procesy realizacji projektu mogę powodować konieczność wprowadzenia aktualizacji w planach oraz dokumentach projektu.

Produkty procesów realizacji:

Rezultat projektu

4. Grupa procesów monitorowania i kontroli

Grupa procesów monitorowania i kontroli składa się z procesów monitorowania, sprawdzania i regulowania postępu prac oraz samego wykonania projektu, określenia obszarów, w których potrzebne są zmiany, oraz inicjowania tych zmian. Najważniejsza korzyść wynikającą z tej grupy procesów polega na przeprowadzeniu pomiarów i analizy wykonania projektu w celu określenia odchyleń od planu zarządzania projektem. Takich pomiarów dokonuje się regularnie lub w przypadku pojawienia się szczególnych okoliczności. Grupa procesów monitorowania i kontroli obejmuje również:

kontrolowanie zmian i zalecanie działań zapobiegawczych lub korygujących,
monitorowanie trwających działań projektu względem planu,
wpływanie na czynniki, które mogą prowadzić do pomijania zintegrowanej kontroli zmian lub zarządzania konfiguracją, w celu zadbania o wdrożenie wyłącznie zatwierdzonych zmian.

Ciągłe monitorowanie pozwala zespołowi na poznanie kondycji projektu oraz wskazuje obszary wymagające dodatkowej uwagi. Grupa procesów monitorowania i kontroli dotyczy nie tylko monitorowania i kontroli prac wykonywanych w ramach tej grupy procesów, ale również całego projektu. W projektach wieloetapowych (wielofazowych) ta grupa procesów pozwala również na koordynacje etapów (faz) zgodnie z planem zarządzania projektem.

5. Grupa procesów zakończenia (zamknięcia)

Grupa procesów zamknięcia składa się z procesów służących finalizacji wszystkich działań wykonywanych w ramach wszystkich grup procesów i zmierzających do formalnego zamknięcia projektu lub jego etapu (fazy). Należy przy tym zdawać sobie sprawę, że ta grupa procesów pozwala również formalnie dokonać przedwczesnego zamknięcia projektu.

W ramach grup procesów zamknięcia mogą wystąpić następujące działania:

uzyskanie akceptacji (odbioru) pozwalające formalnie zamknąć projekt lub etap (fazę),
przeprowadzenie przeglądu poprojektowego lub przeglądu zakończenia etapu (fazy),
zarejestrowanie zmian wprowadzonych we wszystkich procesach,
udokumentowanie wiedzy zdobytej w projekcie
archiwizacja wszystkich ważnych dokumentów projektu, aby można je było wykorzystać w przyszłości,
zamknięcie działań związanych z zamówieniami i zakończenie wszystkich umów z dostawcami,
przeprowadzenie oceny członków zespołu,
zwolnienie zasobów projektu.

Produkty procesów realizacji:

dostarczony efekt projektu lub etapu (fazy) i uzyskana jego akceptacja,
zaktualizowana i zamknięta dokumentacja,
zamknięty projekt lub etap (faza).

Etapów nie należy utożsamiać z grupami procesów, ponieważ działania w ramach grup procesów można wykonywać (czasem wielokrotnie) na różnych etapach projektu i jednocześnie dotyczą one projektu jako całości. Jednak w przypadku dość prostych projektów, na które nie składają się żadne dodatkowe fazy czy podprojekty można zastosować poniższe uproszczenie.

Podsumowanie

Etap to zbiór logicznie powiązanych działań w projekcie, które prowadzą do uzyskania określonych produktów.

Proces to seria działań zmierzająca do uzyskania rezultatu na podstawie przynajmniej jednego wkładu przy wykorzystaniu dostępnych technik i narzędzi.

Grupy procesów to procesy pogrupowane w sposób logiczny ze względu na wzajemne ich oddziaływania w projekcie oraz cele, którym służą.

Wyróżniamy pięć grup procesów zarządzania projektami:

Grupa procesów rozpoczęcia (inicjowania),
Grupa procesów planowania,
Grupa procesów realizacji,
Grupa procesów monitorowania i kontroli,
Grupa procesów zakończenia (zamknięcia).

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉