Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Kanban to gra. Jak grać, aby wygrywać?

Spróbuj czasem spojrzeć na swoją pracę jak na grę i zabawę. Spójrz dzisiaj na Kanban, czyli system zarządzania pracą, jak na swego rodzaju grę.

Kanban to gra

Instrukcja gry w Kanban może wyglądać tak:

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Cel

Celem jest zwiększenie płynności realizacji zadań oraz zadowolenie klienta. Więcej zadań ma być kończonych w tej samej jednostce czasu, powinny być kończone regularnie oraz czas pracy nad wszystkimi z nich powinien być mniej więcej taki same.

Gracze

W grę można grać samemu lub w wiele osób. Nie ma limitu osób, lecz optymalną liczbą jest 7-9 osób.

Opis gry

Masz przed sobą zadania do wykonania. Każde z nich przyjmuje różne stany, w zależności od procesu, w którym pracujesz. Stany możesz dodawać w trakcie gry. Podstawowe stany to:

Do zrobienia — wszystkie zadania, które masz wykonać.
Robione — zadania, nad którymi aktualnie pracujesz.
Zrobione — wszystkie zrobione zadania.

Zasady gry

Wizualizujesz wszystko — wszystkie działania związane z zadaniami należy przedstawiać uczciwie na tablicy.
Ustalasz limity w wybranych etapach procesu i ograniczasz pracę w toku — w każdym etapie procesu nie może być więcej faktycznie realizowanych zadań, niż określa to limit pracy w toku.
Zarządzasz przepływem — regularnie obserwujesz tablicę i starasz się poprawić przepływ za pomocą różnych technik, np. zmieniania limitów WIP (ang. Work In Progress — limit pracy w toku), zasad pracy, sposobów realizacji zadań.
Spisujesz i upraszczasz zasady pracy — tworzysz procedury, instrukcje, zalecenia, definicje ukończenia i jakości oraz upraszczasz je.
Budujesz pętle informacji zwrotnej — tworzysz proces regularnego zbierania informacji zwrotnej i wykorzystywania jej do poprawiania swojego procesu oraz wyników pracy.
Ciągle się doskonalisz — tworzysz proces ciągłego doskonalenia, wymyślania eksperymentów i usprawnień, szukania ich, weryfikowania i sprawdzania, odrzucania oraz wdrażania na stałe.

Przebieg gry

Etap 1 – Inicjalizacja planszy

Zbuduj tablicę Kanban — zastanów się, jakie masz etapy procesu wytwórczego i przedstaw je na tablicy za pomocą kolumn. W tym kroku lepiej jest zrobić mniej kolumn niż więcej.
Umieść wszystkie zadania w kolumnie pierwszej (Do zrobienia).
Ustal jakiś limit pracy w toku dla niektórych swoich kolumn (np. Limit dla kolumny Do zrobienia ustal na liczbę osób w Twoim zespole).
Ustal procesy wspomagające, np.
1. Spotkania przy tablicy — ustal, że codziennie będziesz przez moment (np. 15 minut):
  1. Podsumowywał, co ostatnio zrobiłeś, aby zrealizować cel zespołu.
  2. Planował, co będziesz robił w najbliższym czasie, aby zrealizować cel zespołu.
  3. Przedstawiał, jakie masz problemy i blokady.
  4. Starał się poprawić przepływ zadań małymi zmianami (np. przydzieleniem kogoś do konkretnego zadania, podzielenie zadania na mniejsze).
2. Omawianie metryk, miar i wykresów — określcie miary jakości i efektywności swojej pracy — np. lead time (czas od pojawienia się zadania do zakończenia), cycle time (czas od podjęcia zadania do zakończenia), throughput (przepustowość – liczba zadań realizowanych przez zespół w danym okresie). Miary pozwolą sprawdzać, czy usprawnienia mają sens i nie dzieje się coś złego w procesie wytwórczym. Wykresy (np. burndown, burnup, cumulative flow) w sposób graficzny przedstawiają miary, co pozwala zobaczyć ich zmianę w czasie i inne ciekawe rzeczy. Omawiaj miary i wykresy np. co tydzień. Zastanów się, jak możesz poprawić swoje miary oraz czy jest z nimi wszystko ok. Sprawdzaj też, czy wprowadzone usprawnienia poprawiły miary i czy warto je kontynuować, a może należy je wzmocnić.
3. Retrospektywy — wykonuj regularne spotkania (np. co 4 tygodnie) i zastanawiaj się podczas nich:
  1. Czy aktualny sposób pracy jest odpowiedni, czy coś było złe i należy z tego zrezygnować oraz, czy coś było super i należy to wzmocnić?
  2. Czy ostatnio wprowadzone usprawnienie miało sens i należy je zachować?
  3. Czy można zrobić jakąś większą zmianę w procesie? Wprowadź to za pomocą eksperymentu: spróbujmy przez dwa tygodnie robić X i sprawdźmy, czy poprawi to nasze wyniki. Jeżeli poprawi, to dodaj to usprawnienie jako normalną praktykę.
4. Spotkania z klientem — spotykaj się regularnie ze swoim klientem i odbieraj od niego informacje o jakości swojego produktu oraz sposobie współpracy. Starajcie się poprawić jedno i drugie.

Etap 2 – Gra właściwa

Gra składa się z iteracji. Może składać się z jednej iteracji lub wielu. Zależy to od Ciebie. Możesz też prowadzić równoległe iteracje, np. iteracje mogą mieć Twoje podprocesy (spotkania przy tablicy codziennie, retrospektywy co 4 tygodnie, dostarczanie produktu co dwa tygodnie).

Etap 3 – Zakończenie gry i uprzątnięcie planszy

W tym etapie przekazujesz wyniki pracy klientowi, sprzątasz wszystkie rzeczy związane z grą, uzupełniasz dokumentację oraz kończysz wszystkie tematy związane z grą.

Koniec gry

Gra kończy się, gdy zrealizujecie wszystkie swoje zadania.

Podsumowanie

Twój sposób zarządzania pracą (chaos to też pewne podejście) możesz ubrać w ramy i potraktować jako grę. Ja lubię Kanban i lubię w niego grać. Ta gra może być prosta, ale może być też trudniejsza (gdy dodasz wiele zasad i wydarzeń). Działam obecnie w trzech Kanbanach (dom, praca, hobby) i każdy z nich jest inny. W domowym nie przeprowadzam sam ze sobą codziennych spotkań, etc. Ty zrób tak samo: wybierz tylko najpotrzebniejsze zasady i ograniczenia, a z czasem możesz dokładać nowe. Przede wszystkim: ucz się, eksperymentuj i rozwijaj. Powodzenia 🙂

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉