Zablokowany w Kanban i co teraz?


 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Zablokowany w Kanban

Metoda Kanban to narzędzie do zarządzania pracą. Jego głównym celem jest optymalizowanie przepływu wartości dla klienta. Wiąże się to z wprowadzeniem różnych zasad. W tym poście pokażę Ci, jak może wyglądać przebieg podejmowania kolejnego zadania przez członka zespołu. Przez te zasady możesz być czasem zablokowany w Kanban. Jak sobie wtedy poradzić?

W naszym przykładzie zdefiniowaliśmy różne zasady pracy. Niektóre z poniższych są zasadami Kanbana, pozostałe zdefiniowane są dla rozważań przedstawionego przykładu.

Nasze zasady pracy w Kanban:

  1. Ograniczaj pracę cząstkową — niektóre etapy procesu mają określone limity WIP (ang. Work In Progress — Praca W Toku). Tych limitów nie można przekroczyć. Oznaczają maksymalną liczbę zadań w danym etapie procesu. Możemy tę zasadę nazwać inaczej: Rób więcej, robiąc mniej — ograniczając liczbę zadań, w sumie zrobimy ich więcej.
  2. Przestań zaczynać! Zacznij kończyć! – zasada mówiąca o tym, że należy starać się, aby zadania jak najszybciej przechodziły przez proces. Należy pracować najpierw nad zadaniami, które są już w procesie i sprawiać, aby były jak najszybciej ukończone, zamiast wprowadzać nowe do procesu. Tę zasadę możemy określić też tak: Patrz na tablicę od prawej do lewej, aby najpierw kończyć zadania.
  3. Obsługa zadań wyjątkowych — zadania wyjątkowe — krytyczne – mają wyższy priorytet. Jeżeli takie się pojawi, to po skończeniu swojego zadania, najpierw należy wziąć zadanie krytyczne.
  4. Obsługa awarii — jeżeli pojawi się takie zadanie, to należy rzucić swoją pracę i zająć się niezwłocznie naprawą awarii.
  5. Regularnie próbuj posuwać zadania zablokowane do przodu. Niektóre zadania są zablokowane przez zewnętrzne zasoby (inne zespoły, decyzje klienta, etc.) Należy co jakiś czas wykonać pracę (np. ponaglenie) mające na celu odblokowanie naszego zadania.

Zablokowany w Kanban – Przykład — co mam zrobić?

Załóżmy, że tak wygląda Twoja Tablica Kanbanowa. Literki w nawiasach okrągłych przy nazwie zadania są pierwszymi literami imienia osoby z zespołu, które je aktualnie realizuje. Jesteś osobą z literką K. Jaki jest Twój stan? Właśnie skończyłeś swoje zadanie i zastanawiasz się, co by tutaj zrobić. Czy wybierając to zadanie, nie będziesz za chwilę zablokowany w Kanban?

To doWaitingDoing (4)Waiting for deployWaiting for testTesting (3)Done
Blocker (2)
Critical (3)
NormalTask 1

Task 2

Task 3

Task 4 (K)

Task 5 (Z)

Task 6 (Z)

Task 7 (T)

Task 8 (P)

Task 9Task 10Task 11 (C)Task 12

Co robisz? Możesz zrobić to:

  1. Patrzysz, czy jest jakaś awaria (wiersz Blocker). Nie ma żadnej, więc przechodzisz do kolejnego kroku.
  2. Patrzysz, czy jest jakieś zadanie krytyczne (wiersz Critical). Nie ma żadnego, więc przechodzisz do następnego kroku.
  3. Patrzysz, czy masz jakieś zadania do siebie przypisane. Masz jedno w kolumnie Waiting. Dawno nic z nim nie robiłeś. Zabierasz się zatem za nie. Przesuwasz do kolumny Doing i sprawdzasz, czy blokada tego zadania już zniknęła. Jeżeli zniknęła, to wykonujesz zadanie. Jeżeli nie zniknęła, to starasz się przyspieszyć jej zniknięcie (wysyłasz ponaglenia, etc.). W naszym przykładzie niestety zadanie nie zostało odblokowane, więc wysłałeś e-maila z ponagleniem i cofnąłeś zadanie do kolumny Waiting. Wracasz do punktu 1. Szybko docierasz znowu do tego punktu, a przed chwilą zajmowałeś się zadaniami z Waiting, więc przechodzisz do punktu 4.
To doWaitingDoing (4)Waiting for deployWaiting for testTesting (3)Done
Blocker (2)
Critical (3)
NormalTask 1

Task 2

Task 3

Task 5 (Z)Task 6 (Z)

Task 7 (T)

Task 8 (P)

Task 4 (K)

Task 9Task 10Task 11 (C)Task 12

->

To doWaitingDoing (4)Waiting for deployWaiting for testTesting (3)Done
Blocker (2)
Critical (3)
NormalTask 1

Task 2

Task 3

Task 4 (K)

Task 5 (Z)

Task 6 (Z)

Task 7 (T)

Task 8 (P)

Task 9Task 10Task 11 (C)Task 12
  1. Patrzysz na tablicę na wiersz Normal od prawej strony. Jedno zadanie jest zrobione. Ktoś testuje inne. Możesz mu pomóc w testowaniu, ale najpierw sprawdzasz, czy nie ma zadania całkowicie wolnego. Przydzielanie dwóch osób do jednego zadania, generuje dodatkowe koszty w postaci komunikacji, więc początkowo starasz się uniknąć tego rozwiązania. W kolumnie Waiting for deploy jest jedno zadanie. Zabierasz się za nie: robisz deploy na środowisko testowe i wykonujesz testy. Idzie Ci to bardzo sprawnie i już po chwili je zakończyłeś. Na zespołowym komunikatorze celebrujesz wykonanie przez zespół kolejnego zadania i wracasz do punktu 1. Po chwili jesteś znowu tutaj i przechodzisz do punktu 5. W miedzyczaie ktoś zaczął robić zadanie 1.
To doWaitingDoing (4)Waiting for deployWaiting for testTesting (3)Done
Blocker (2)
Critical (3)
NormalTask 2

Task 3

Task 4 (K)

Task 5 (Z)

Task 6 (Z)

Task 7 (T)

Task 8 (P)

Task 1 (O)

Task 9Task 10Task 11 (C)Task 12
  1. Znowu patrzysz na tablicę od prawej do lewej. Nic już nie możesz zdeployować i przetestować. Widzisz, że w To do są dwa zadania. Chcesz już zabrać się za jedno z nich, lecz… zauważasz, że w Doing są cztery zadania, czyli jest tam maksymalna liczba dopuszczonych zadań w tym etapie procesu (Limit WIP dla tej kolumny wynosi 4). Szukasz więc dalej. Jedyne, co Ci pozostaje, to pomóc kolegom. Możesz pomóc osobie testującej lub realizującej zadanie. Zgodnie z zasadą: od prawej do lewej, starasz się pomóc najpierw osobie testującej. Kontaktujesz się z nią, lecz dostajesz wiadomość, że ona już prawie kończy i nie ma sensu, abyś się w to wdrażał. Zadajesz więc pytanie na komunikatorze do osób z kolumny Doing, komu z nich mógłbyś pomóc. Zgłasza się jedna z nich. Rozmawiacie ze sobą i dzielicie prace nad zadaniem między siebie.

Masz pracę, masz co robić, kolejne zadania opuszczają proces, a zasady nie zostały złamane. Czy ten sposób pracy był optymalny? To zależy. Pozwala zwiększać przepustowość procesu. Nie zawsze jednak to jest najważniejsze. Możliwe, że Limity WIP określone są źle, a zasady nieoptymalnie. Jedyne, co możecie zrobić, to eksperymentować. Może w takim przypadku powinieneś móc wziąć zadanie z To do, a więc limit w Doing powinien wynosić 4? A może powinien wynosić 2, aby było uzyskać więcej zadań do testowania? A może zadanie, które zacząłeś robić na samym końcu, powinno być bardziej podzielone już na początku? Tyle pytań, a moją jedyną odpowiedzią jest: eksperymentuj. Ciągłe doskonalenie to jedna z zasad Kanbana, a zgrzyty w procesie są świetnym wydarzeniem inicjującym działania usprawniające 🙂

Zablokowany w Kanban – czy ktoś w Twoim zespole też ma taki problem?

Drogi Czytelniku, czy masz u siebie zdefiniowane jasne zasady wybierania zadań przez członków zespołu? Czy wszyscy je znają i respektują? Jeżeli nie, to zrób to: określcie jasne zasady i trzymajcie się ich (oraz usprawniajcie je). Czy ktoś bywa zablokowany w Kanban? Jak sobie wtedy radzicie?

Newsletter

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉

Zobacz podobne wpisy:

Zdjęcia:

.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu


Leave a Reply

%d bloggers like this: