Limit WIP – Jak ograniczyć pracę w toku w Kanban?


 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Limit WIP

Masz wrażenie, że Ty lub Twój zespół robi za dużo? Że ciągle wszyscy nad czymś pracujecie, a efekty są mierne? Masz wrażenie, że masz na głowie za wiele? Spróbuj to ograniczyć. Wprowadzić limity pracy w toku i postaraj się wyplenić ze swego życia multizadaniowość, a z zespołu wieloprojektowość. W tym poście opowiem Ci jak ustawić limit WIP (limit pracy w toku – WIP) w metodzie Kanban.

Co to jest praca w toku?

Praca w toku (WIP — ang. Work In Progress) to zadania, które zostały rozpoczęte, ale nie zostały jeszcze zakończone.

Co to jest limit WIP?

Limit WIP to maksymalna liczba zadań (pracy) w toku.

Po co ustalać limit WIP?

Ustalenie limitu WIP pozwala:

  • Zredukować multizadaniowość i zwiększyć skupienie nad jednym tematem.
  • Ograniczyć przełączanie kontekstu między różnymi zadaniami.
  • Ograniczyć liczbę tematów (projektów) poruszanych w jednym momencie.
  • Ograniczyć liczbę konkretnych zadań (np. ograniczenie liczby zadań pilnych — ma to na celu poprawienie planowania zadań w przyszłości poprzez zabronienie zarządzającym ciągłego dodawania zadań na wczoraj).
  • Przyspieszyć przepływ zadań.
  • Stworzyć miejsca zgrzytu (sytuacja, gdy praca nie idzie z jakiegoś powodu płynnie – np. są zatory, limity WIP sprawiają, że ciężko znaleźć zadanie do podjęcia, nie ma sposobu na zrealizowanie szybko pilnego zadania) i powodu do dyskusji nad usprawnieniem procesu.
  • Wprowadzić narzędzie umożliwiające sterowanie przepływem zadań w procesie.
  • Skrócić pętlę zwrotną.
  • Zwiększyć zwinność zespołu — skoro w procesie jest mało zadań, to łatwiej możemy wprowadzić do niego nowe, ponieważ nie musimy długo czekać, aby zadania rozpoczęte zostały zakończone.

Gdzie można ustawić WIP?

Limit WIP możesz przydzielić:

  • Całemu zespołowi.
  • Etapowi procesu.
  • Typowi zadania.
  • Osobie, maszynie, stanowisku.
  • Swimline’owi (podział poziomy).
  • Projektowi (tematy, zagadnienia).

Np. limit WIP = 5 dla kolumny Testowanie oznacza, że w tej kolumnie może być maksymalnie 5 zadań i maksymalnie 5 zadań w obszarze całego zespołu powinno być aktualnie testowanych.

Jak ustawić WIP?

Proponuję Ci skorzystać z poniższego algorytmu (jeżeli pracujesz w zespole, najlepiej podejmujcie decyzje wspólnie):

  1. Wybierz miejsce, gdzie Twoim zdaniem piętrzy się najwięcej zadań lub jakość prac jest niska. Jeżeli takiego miejsca nie ma, pracuj dalej. Obserwuj tablicę kanban oraz słuchaj zespołu na codziennych spotkaniach przy tablicy, aby wychwycić moment, gdy przepływ jest nieoptymalny. Spróbuj poprawić go zmianą limitu WIP.
  2. Wprowadź dla wybranego miejsca ograniczenie (jaką liczbę ustalić, znajdziesz poniżej).
  3. Zacznij stosować się do ograniczenia.
  4. Obserwuj, czy wprowadzenie ograniczenia pozytywnie wpłynęło na pracę i przepływ zadań.
  5. Jeżeli widzisz, że jest dużo lepiej, ale nie jest idealnie, zmień limit (spróbuj najpierw na mniejszy) i obserwuj, czy jest jeszcze lepiej. Obserwacja musi trochę potrwać, bo zmiana limitu WIP wpływa na cały proces. Proces musi przystosować się do nowego ograniczenia, a to trochę trwa. Jeżeli jednak uważasz, że jest zadowalająco, to pracuj dalej. Przejdź do punktu 1.

Na jaką liczbę ustawić limit WIP?

Rozwiązań jest tutaj wiele i zależą też od tego, co będziesz ograniczał. Poniżej podaję kilka inspiracji:

  1. Ustal limit zależny od liczby osób w zespole lub pracujących w danym etapie. Możesz ustalić wielokrotność tej liczby, mnożąc przez 2 lub 1.5. Np. w zespole masz dwóch testerów, więc kolumna Testowanie może mieć limit WIP równy 4.
  2. Podczas wdrażania metody Kanban, możesz ustalić limity WIP dla poszczególnych etapów równe zastanej sytuacji (np. aktualnie 3 zadania są realizowane, więc kolumna Realizowane ma WIP równy 3).
  3. Możesz ustalić WIP per osoba / stanowisko / maszyna, np. każda osoba może robić maksymalnie jedno zadanie — skorzystaj tutaj z własnej wiedzy na temat ludzi i maszyn — ile zadań maksymalnie może robić dany zasób w jednym czasie bez szkody na jakości (np. człowiek może iść oraz rozmawiać jednocześnie).
  4. Jeżeli nie wiesz, co ustalić, ustaw cokolwiek, a potem obserwuj proces i zmieniaj limit WIP. Zasadniczo, lepiej jest ustalić limit niższy niż wyższy. Chcesz przecież zacząć kończyć i skończyć zaczynać.

Wraz z pracą w metodzie Kanban oraz procesem ciągłego doskonalenia i regularnych spotkań przy tablicy staraj się zmieniać limit WIP.

Jak przestrzegać Limit WIP?

Sposobami, które pomagają przestrzegać limitu WIP, są:

  1. Nawyk sprawdzenia, czy moje działanie jest dozwolone — limit WIP nie zostanie przekroczony.
  2. Zwracanie uwagi innych członków zespołu, że ktoś złamał limit WIP.
  3. W tablicy wirtualnej akcja łamiąca limit WIP może być zabroniona i niemożliwa (system blokuję taką akcję).
  4. W tablicy wirtualnej akcja łamiąca limit WIP może generować na tablicy specjalne ostrzeżenia, np. wyskakujące okienko z informacją, że łamiesz limit WIP, zaznaczenie kolumny ze złamanym limitem WIP na czerwono.

Podsumowanie

Ogranicz swoją pracę i multizadaniowość oraz zwiększ skupienie. Wprowadź limity Pracy W Toku i za ich pomocą steruj przepływem zadań przez swój proces.

Dobrze jest zmniejszać ilość pracy w toku. Pamiętaj jednak, że limit WIP równy jeden rzadko, kiedy jest optymalny. W skrócie można powiedzieć, że:

  • Niski limit WIP sprawia, że zadania przechodzą szybko przez proces, ale zespół jest mało obciążony — często czeka na pracę, ponieważ kolejki i magazyny są puste.
  • Wysoki limit WIP sprawia, że zadania wykonywane są długo, ale zespół jest maksymalnie zajęty.

Musisz sam znaleźć optymalne limity WIP dla Twojego procesu i sytuacji. Balansuj pomiędzy: szybkim realizowaniem zadań a wykorzystaniem (obłożeniem) zasobów i ludzi.

Dodawaj limity WIP i reguluj przepływ zadań przez swój proces za pomocą zmieniania limitów WIP. Powodzenia!

Newsletter

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉

Zobacz podobne wpisy:

.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Zdjęcia:


Leave a Reply

%d bloggers like this: