Doskonalenie w Kanban – Jak ciągle się rozwijać?


 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Doskonalenie w Kanban

Jedną z podstawowych zasad Kanban jest ciągłe doskonalenie. Jeżeli jeszcze tego nie robisz, wprowadź to jak najszybciej. Jeżeli robisz, lecz czujesz, że coś nie tak, koniecznie przeczytaj ten post. Doskonalenie w Kanban to podstawowa sprawa!

.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Doskonalenie w Kanban – Proces ciągłego doskonalenia

Proces ciągłego doskonalenia to mechanizm regularnego poprawiania procesu wytwórczego w nieskończoność. Wbuduj go na stałe do swojej pracy. Oprzyj go na pętlach informacji zwrotnej. Za jego pomocą wprowadzaj regularnie zmiany i usprawnienia do swojego procesu wytwórczego. Wykorzystaj do tego cykl PDCA, filozofię Kaizen oraz udoskonalanie przez eksperymenty. Niech Twoje usprawnianie będzie poparte realnymi wynikami, niech naprawdę poprawia Twoją pracę.

Zbierając informacje o swoim procesie, szczególnie na początku, możesz mieć wrażenie, że wszystko robisz źle, bo jest tak wiele rzeczy do poprawienia. Spójrz na to jeszcze raz: są to możliwości poprawy, a nie problemy. Jeżeli robiłbyś wszystko źle, klient dawno by z Ciebie zrezygnował. To, co zebrałeś, to możliwości bycia lepszym, a nie powody do zwolnienia Cię.

Sugeruję, abyś oparł swój proces ciągłego doskonalenia o:

  • Pętle informacji zwrotnej. Jest ich kilka, są różne i dotyczą różnych tematów. Zbuduj zatem kilka procesów ciągłego doskonalenia — opartych na różnych pętlach informacji zwrotnej.
  • PDCA — cykl Deminga — schemat przedstawiający podstawową zasadę ciągłego doskonalenia.
  • Filozofia Kaizen — metoda ciągłego doskonalenia oparta na wprowadzaniu nieustannie wielu małych usprawnień na wszystkich szczeblach organizacji oraz zgłaszanych przez wszystkie osoby. Czasem wprowadzane są duże zmiany, lecz zazwyczaj są to małe, codzienne usprawnienia (w myśl zasady bądź codziennie lepszy o 1%).
  • Eksperymenty — wprowadzaj swoje usprawnienia w formie eksperymentów, abyś miał pewność, że wprowadzone usprawnienie faktycznie usprawnia proces wytwórczy.

PDCA

Cykl PDCA, zwany tez cyklem Deminga, to prosty schemat przedstawiający proces ciągłego doskonalenia (więcej napisaliśmy o nim tutaj: https://kierownikprojektu.com/2017/02/01/dlaczego-cykl-deminga-jest-przydatny).

Cykl przedstawia koło, które kręci się nieustannie, i obejmuje 4 następujące po sobie kroki:

  1. Zaplanuj (Plan) – stwórz plan lepszego działania.
  2. Zrób (Do) – wykonaj próbę.
  3. Sprawdź (Check) – sprawdź, czy uzyskałeś zamierzone rezultaty.
  4. Popraw (Act) – wykonuj wszystko zgodnie z planem, wdróż plan w życie. Przejdź do kroku 1.

Filozofia Kaizen

Kaizen to filozofia ciągłego doskonalenia za pomocą małych zmian (więcej napisaliśmy o niej tutaj: https://kierownikprojektu.com/2019/11/30/jak-zyc-troche-inaczej-poznajmy-filozofie-kaizen/). Mówi ona, aby na wszystkich szczeblach i w każdym miejscu szukać możliwości usprawnienia i zgłaszać to odpowiednim organom. One decydują, czy usprawnienie warto wdrożyć, a następnie wdrażają je lub nie. W organizacjach, które żyją zgodnie z filozofią Kaizen, liczba wprowadzanych usprawnień jest ogromna. Nie bój się wymyślać usprawnienia. Spisuj je, gromadź, analizuj i wdrażaj. Rób to codziennie. Codziennie wymyślaj małe usprawnienia, wdrażaj je i dziel się nimi ze swoimi współpracownikami. Nie masz powodu, aby czekać na kryzys, żeby coś zmienić w swojej firmie. W momencie, gdy nie stajesz się lepszy, konkurencja przejmuje Twoich klientów.

Eksperymenty i empiryzm

Usprawnienia możesz wprowadzać jako eksperymenty. Jeżeli chcesz robić to w rzetelny sposób, musisz zacząć mierzyć swój proces. Chcesz przecież wiedzieć, czy dana zmiana faktycznie wpłynęła na Twój proces wytwórczy.

Zdefiniuj miary swojego procesu. Oceń, co jest najważniejsze dla Ciebie, zespołu, firmy i klienta. Może to być:

  • Liczba zadań wdrożonych w danym przedziale czasu.
  • Czas obsługi zgłoszeń pilnych.
  • Liczba transakcji sprzedaży zakończonych sukcesem.
  • Liczba klientów powracających.

Wybierz kilka miar związanych bezpośrednio z Kanban oraz jakieś związane z Twoim biznesem.

Podczas prowadzanie eksperymentów, miej w głowie historię pewnej grupy fabryk, w której za pomocą zmiany żarówek starano się zwiększyć produktywność pracowników. W niektórych fabrykach zostały zmienione żarówki na „lepsze”, w innych nic nie zmieniono. We wszystkich fabrykach, w których pracownicy dowiedzieli się, że ich produktywność będzie mierzona, produktywność pracowników wzrosła. Samo określenie miary, świadomość jej mierzenia i regularne sprawdzanie jej wpływa na nią. Weź to pod uwagę.

Doskonalenie w Kanban za pomocą eksperymentu

Proces wprowadzania eksperymentu może wyglądać następująco:

  1. Idea — wymyśl usprawnienie oraz miary pozwalające ocenić jego wpływ na proces wytwórczy.
  2. Oszacowanie kosztów i potencjalnych zysków — przeanalizuj, czy teoretycznie usprawnienie ma sens biznesowy — zyski są wyższe niż koszty.
  3. Decyzja, czy warto spróbować — podejmij decyzje, czy rozpoczynasz eksperyment z danym usprawnieniem.
  4. Wdrożenie testowe — wdróż usprawnienie na jakiś czas (możesz wdrożyć tylko w zespole pilotażowym).
  5. Weryfikacja wpływu usprawnienia — oceń na podstawie metryk, czy usprawnienie faktycznie poprawiło proces wytwórczy. Sprawdź też, czy miary zmierzyły wszystko dobrze i czy nie było innych wydarzeń, które mogły na nie wpłynąć i zaburzyć eksperyment.
  6. Wdrożenie usprawnienia jako praktyka stała lub porzucenie go — wdróż usprawnienie, jeżeli faktycznie poprawiło proces lub odrzuć je.
  7. Udokumentowanie i wyciągniecie wniosków — zapisz przebieg swojego eksperymentu, wpływ na proces wytwórczy, ocenę kosztów i zysków, inne możliwe usprawnienia oraz wnioski. Spisz też procedurę, jak można wdrożyć to usprawnienie w innych zespołach oraz ocenę, czy warto i dlaczego to zrobić.
  8. Ewentualne podzielenie się z innymi (zespołami, firmami) — jeżeli tylko tak uważasz, możesz swoim odkryciem podzielić się z innymi i pomóc im wykorzystywać swoją wiedzę (poprzez konsultacje, pomoc we wdrożeniu). Możesz pomóc innym zespołom w swojej firmie albo podzielić się wiedzą na firmowym blogu, konferencji lub w magazynie branżowym.

Jak może wyglądać Twój proces ciągłego doskonalenia w Kanban?

Swój proces musisz zbudować sam, sugeruję:

  • Wprowadzić proces ciągłego doskonalenia oparty o filozofię Kaizen, czyli codziennie wprowadzać i szukać jakichś małych usprawnień.
  • Wprowadzić proces ciągłego doskonalenia oparty o cykl PDCA i eksperymenty. Co jakiś czas, np. 2 tygodnie, zastanawiaj się, jaką większą zmianę możesz wprowadzić do swojego procesu wytwórczego. Wprowadź ją najpierw na próbę, potem sprawdź, czy sytuacja poprawiła się, a następnie zachowaj tę zmianę lub wycofaj (jeśli nie pomogła). Wyznacz też osobę odpowiedzialną za wprowadzenie danej zmiany — agenta zmiany.

Skąd brać pomysły na doskonalenie w Kanban?

Może zastanawiasz się, skąd wziąć pomysły na usprawnienia. Mogę Cię trochę zasmucić: nie każdy je widzi i dostrzega. Nie przejmuj się tym, to ogromna rzadkość. Jeżeli Ty ich nie widzisz, to może widzą je inni w Twoim zespole. Wykorzystaj to. Możesz też spróbować tego:

  • Przełącz myślenie na szukanie usprawnień. Otwórz się na nie. Poszukaj, co Cię wkurza w pracy, na czym spędzasz dużo czasu, co nie przynosi wartości klientowi — to są świetne obszary do usprawnień. A może jesteś typowym Polakiem i lubisz krytykować? Jeżeli tak, to bardzo łatwo znajdziesz miejsca na usprawnienia.
  • Ćwicz swoją kreatywność. Możesz np. spróbować generować listę 30 pomysłów na rozwiązanie danego problemu. Wraz z treningiem i kolejnymi próbami generowania pomysłów będzie Ci łatwiej to robić.
  • Pytaj innych: osoby w zespole, inne zespoły, grupy na FB, fora internetowe, Meetupy, LinkedIn — możliwości jest ogromnie dużo.
  • Przeglądaj najlepsze praktyki w branży oraz rozwiązania konkretnych firm (case study).
  • Czytaj książki, magazyny branżowe, chodź na konferencje i kursy.
  • Szukaj inspiracji w innych branżach (np. Kanban pochodzi z produkcji, a na dobre zadomowił się w IT).
  • Użyj metody 5 x Why (5 x Dlaczego) oraz diagramu Ishikawy.
  • Oglądaj filmy, czytaj beletrystykę, odpoczywaj i śpij.
  • Opisuj problem do rozwiązania, skupiaj się nad nim, a potem… zapomnij o nim. Pójdź na spacer, pod prysznic albo spać. Twój mózg nadal będzie pracował nad problemem. Jest bardzo możliwe, że niespodziewanie wpadniesz na rozwiązanie, krzycząc w wannie Eureka!

Doskonalenie w Kanban – Podsumowanie

Proces ciągłego doskonalenia to podstawowa zasada Kanban. Jeżeli nie masz go jeszcze, wdróż go jak najszybciej. Sugeruje zacząć od zastanawiania się na codziennych spotkaniach przy tablicy, co możesz zrobić, aby Twój proces wytwórczy był trochę lepszy.

Następnie wprowadź regularne spotkania, na których wyciągasz naukę z ostatniego czasu (np. 3 tygodni) oraz wprowadzasz większe usprawnienia w postaci eksperymentów: definiujesz je, ich miary sukcesu, decydujesz, czy je zostawić, czy wycofać.

Te dwa procesy zrobią przełom w Twojej pracy. Możliwe, że zainicjujesz na nich wdrożenie kolejnych procesów doskonalenia.

Zapamiętaj jedno: zmiana jest normalna i pożądana. Bez niej za chwilę będziesz bezrobotny. Ucz się i rozwijaj. Cytując klasyka: Doskonalenie w Kanban to jest sprawa podstawowa.

Newsletter

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉

Zobacz podobne wpisy:

Źródła:

Zdjęcia:


Leave a Reply

%d bloggers like this: