Jedną z podstawowych zasad Kanban jest ciągłe doskonalenie. Jeżeli jeszcze tego nie robisz, wprowadź to jak najszybciej. Jeżeli robisz, lecz czujesz, że coś nie tak, koniecznie przeczytaj ten post. Doskonalenie w Kanban to podstawowa sprawa!

Doskonalenie w Kanban – Proces ciągłego doskonalenia

Proces ciągłego doskonalenia to mechanizm regularnego poprawiania procesu wytwórczego w nieskończoność. Wbuduj go na stałe do swojej pracy. Oprzyj go na pętlach informacji zwrotnej. Za jego pomocą wprowadzaj regularnie zmiany i usprawnienia do swojego procesu wytwórczego. Wykorzystaj do tego cykl PDCA, filozofię Kaizen oraz udoskonalanie przez eksperymenty. Niech Twoje usprawnianie będzie poparte realnymi wynikami, niech naprawdę poprawia Twoją pracę.

Zbierając informacje o swoim procesie, szczególnie na początku, możesz mieć wrażenie, że wszystko robisz źle, bo jest tak wiele rzeczy do poprawienia. Spójrz na to jeszcze raz: są to możliwości poprawy, a nie problemy. Jeżeli robiłbyś wszystko źle, klient dawno by z Ciebie zrezygnował. To, co zebrałeś, to możliwości bycia lepszym, a nie powody do zwolnienia Cię.

Sugeruję, abyś oparł swój proces ciągłego doskonalenia o:

• Pętle informacji zwrotnej. Jest ich kilka, są różne i dotyczą różnych tematów. Zbuduj zatem kilka procesów ciągłego doskonalenia — opartych na różnych pętlach informacji zwrotnej.
• PDCA — cykl Deminga — schemat przedstawiający podstawową zasadę ciągłego doskonalenia.
• Filozofia Kaizen — metoda ciągłego doskonalenia oparta na wprowadzaniu nieustannie wielu małych usprawnień na wszystkich szczeblach organizacji oraz zgłaszanych przez wszystkie osoby. Czasem wprowadzane są duże zmiany, lecz zazwyczaj są to małe, codzienne usprawnienia (w myśl zasady bądź codziennie lepszy o 1%).
• Eksperymenty — wprowadzaj swoje usprawnienia w formie eksperymentów, abyś miał pewność, że wprowadzone usprawnienie faktycznie usprawnia proces wytwórczy.

PDCA

Cykl PDCA, zwany tez cyklem Deminga, to prosty schemat przedstawiający proces ciągłego doskonalenia (więcej napisaliśmy o nim tutaj: https://kierownikprojektu.com/2017/02/01/dlaczego-cykl-deminga-jest-przydatny).

Cykl przedstawia koło, które kręci się nieustannie, i obejmuje 4 następujące po sobie kroki:

1. Zaplanuj (Plan) – stwórz plan lepszego działania.
2. Zrób (Do) – wykonaj próbę.
3. Sprawdź (Check) – sprawdź, czy uzyskałeś zamierzone rezultaty.
4. Popraw (Act) – wykonuj wszystko zgodnie z planem, wdróż plan w życie. Przejdź do kroku 1.

Filozofia Kaizen

Kaizen to filozofia ciągłego doskonalenia za pomocą małych zmian (więcej napisaliśmy o niej tutaj: https://kierownikprojektu.com/2019/11/30/jak-zyc-troche-inaczej-poznajmy-filozofie-kaizen/). Mówi ona, aby na wszystkich szczeblach i w każdym miejscu szukać możliwości usprawnienia i zgłaszać to odpowiednim organom. One decydują, czy usprawnienie warto wdrożyć, a następnie wdrażają je lub nie. W organizacjach, które żyją zgodnie z filozofią Kaizen, liczba wprowadzanych usprawnień jest ogromna. Nie bój się wymyślać usprawnienia. Spisuj je, gromadź, analizuj i wdrażaj. Rób to codziennie. Codziennie wymyślaj małe usprawnienia, wdrażaj je i dziel się nimi ze swoimi współpracownikami. Nie masz powodu, aby czekać na kryzys, żeby coś zmienić w swojej firmie. W momencie, gdy nie stajesz się lepszy, konkurencja przejmuje Twoich klientów.

Eksperymenty i empiryzm

Usprawnienia możesz wprowadzać jako eksperymenty. Jeżeli chcesz robić to w rzetelny sposób, musisz zacząć mierzyć swój proces. Chcesz przecież wiedzieć, czy dana zmiana faktycznie wpłynęła na Twój proces wytwórczy.

Zdefiniuj miary swojego procesu. Oceń, co jest najważniejsze dla Ciebie, zespołu, firmy i klienta. Może to być:

• Liczba zadań wdrożonych w danym przedziale czasu.
• Czas obsługi zgłoszeń pilnych.
• Liczba transakcji sprzedaży zakończonych sukcesem.
• Liczba klientów powracających.

Wybierz kilka miar związanych bezpośrednio z Kanban oraz jakieś związane z Twoim biznesem.

Podczas prowadzanie eksperymentów, miej w głowie historię pewnej grupy fabryk, w której za pomocą zmiany żarówek starano się zwiększyć produktywność pracowników. W niektórych fabrykach zostały zmienione żarówki na „lepsze”, w innych nic nie zmieniono. We wszystkich fabrykach, w których pracownicy dowiedzieli się, że ich produktywność będzie mierzona, produktywność pracowników wzrosła. Samo określenie miary, świadomość jej mierzenia i regularne sprawdzanie jej wpływa na nią. Weź to pod uwagę.

Doskonalenie w Kanban za pomocą eksperymentu

Proces wprowadzania eksperymentu może wyglądać następująco:

1. Idea — wymyśl usprawnienie oraz miary pozwalające ocenić jego wpływ na proces wytwórczy.
2. Oszacowanie kosztów i potencjalnych zysków — przeanalizuj, czy teoretycznie usprawnienie ma sens biznesowy — zyski są wyższe niż koszty.
3. Decyzja, czy warto spr�