Prosty sposób na spadek zaangażowania zespołu projektowego


Być lepszą organizacją — współpraca z KNSI Golem — cz. 4 — Rozwiązanie problemu — Harmonogram projektów w środowisku studenckim

Spotykam się często z problemem spadku zaangażowania i motywacji studentów do realizacji projektów. Problem jest wielowymiarowy i głęboki. Jego rozwiązanie zależy od bardzo wielu rzeczy:

  • samego projektu (cel, harmonogram, zespół projektowy, sposób zarządzania, kierownik projektu)
  • indywidualnych cech danej osoby,
  • otoczenia projektu.

O ile spadek zaangażowania członków zespołu w projekcie, który jest fatalnie zarządzany, nie powinien dziwić w ogóle. O tyle, to samo zjawisko w prawidłowo zarządzanym projekcie, nie powinno prowadzić do tak poważnych skutków jak często jego zaniechanie. Zdarza się jednak, że nawet w projekcie studenckim zarządzanym przez dobrego Kierownika Projektu, z celem, odpowiednim planem, monitorowaniem projektu i wysokim zaangażowaniem członków zespołu na początku, w pewnym momencie pojawia się kryzys, który często ciężko przezwyciężyć.

W tym poście skupię się na jednym aspekcie: odpowiednim zaplanowaniu projektu. Zauważyliśmy, że duża część projektów przeżywa kryzys w określonych okresach roku. Rozwiązanie problemu w tym wymiarze jest bardzo proste. Należy zaobserwować, jak działa typowy student i jak wygląda jego studenckie życie.

Projekt w organizacji studenckiej

Organizacje studenckie oraz koła naukowe działające na uczelniach wyższych realizują niezliczoną liczbę projektów. Niestety, nie wszystkie z nich kończą się sukcesem. Kierownicy projektów studenckich spotykają się z wieloma trudnościami:

  • spadkiem zaangażowania zespołu projektowego,
  • słabą komunikacją ze sponsorami projektu,
  • brakiem sponsorów projektu,
  • brakiem zaangażowania zwierzchników kierownika projektu,
  • brakiem kontroli ze strony zwierzchników kierownika projektu,
  • sytuacjami odciągającymi uwagę zespołu projektowego, kierownika projektu, zwierzchników kierownika projektu od samego projektu,
  • brakiem związania projektu z organizacją,
  • brakiem zainteresowania projektem przez członków organizacji niezwiązanych z projektem.

Wszystkie te problemy wpływają na prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu przez projekt. Na wstępie, członkowie organizacji studenckich muszą zadać sobie pytanie:

jakie znaczenie dla ich organizacji mają realizowane przez nich projekty?

Odpowiedzi może być wiele:

  • są istotą organizacji,
  • istotnie wpływają na osiąganie celów organizacji,
  • są działalnością poboczną,
  • są nieistotne,
  • są zbędne.

W przypadku organizacji, w których projekty są ważne i niezbędne, warto jest poprawić zarządzanie organizacją, uwzględniając realizowane projekty. Należy ulepszyć harmonogram działania organizacji, zaplanować procesy związane z realizacją projektów (inicjowanie, planowanie, kontrolowanie, monitorowanie, zamykanie), wdrożyć zarządzanie portfelem projektów, i wiele, wiele innych rzeczy.

Pracy jest naprawdę duuużo!!!

 

Z motyką na Słońce, czy jedzenie słonia po kawałku?

Wyznaję to drugie podejście, czyli poprawianie obecnego stanu rzeczy małymi krokami. Należy podkreślić, że kroki te powinny być jak najważniejsze.

.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

 

Krok pierwszy – najważniejsze projekty

Przede wszystkim wybierzcie do realizacji tylko najważniejsze projekty. Macie ograniczone zasoby czasowe, finansowe i kadrowe. Nie zrobicie wszystkiego, więc zróbcie to, co jest najważniejsze. Jak wybrać najważniejsze rzeczy? Weźcie do ręki status lub regulamin swojej organizacji. Poszukajcie w nim wizji, misji albo celu istnienia organizacji. Względem tych rzeczy wybierajcie projekty do realizacji. Które z nich najbardziej przybliżą Was do realizacji celu całej organizacji?

Krok drugi – zżeńcie organizację z projektami

Jeżeli projekty są ważne w Waszej organizacji, to niech organizacja zacznie nimi żyć. Niech wszyscy członkowie biorą udział w podsuwaniu pomysłów na projekty, wyborze tych najważniejszych, dyskusji nad ich zakresem, wyborem kierowników. Niech wszyscy widzą, co te projekty osiągają oraz z jakimi problemami się zmagają. Niech pomagają im, wspierają, chwalą i niech będą z nich dumni. Niech wszystkich ogarnie szał osiągania celów organizacji za pomocą kończenia z sukcesem projektów!

Zżycie organizacji studenckiej z projektami, wiąże się z dwiema sprawami:

  • włączenie w życie organizacji elementów związanych z projektami (np. wspólne proponowanie projektów, prezentacje z podsumowań prac i osiągniętych kamieni milowych podczas spotkań organizacji, spotkania warsztatowe, na którym wszyscy członkowie organizacji rozwiązują problem lub wykonują pracę związaną z danym projektem),
  • uwzględnienie wydarzeń związanych z uczelnią:
  • wakacje,
  • ferie między semestrami,
  • święta (Boże Narodzenie, Wielkanoc, majówka, Wszystkich Świętych),
  • sesje,
  • bardzo intensywny okres tuż przed sesją,
  • kumulacja kolokwiów w połowie semestru oraz pod jego koniec,
  • oddanie projektów zaliczających przedmiot,
  • targi organizacji studenckich (np. KONIK), targi, wystawy, konkursy i inne.

Przybliżony zarys zimowego i letniego semestru akademickiego

Propozycja rozwiązania — harmonogram prac w projektach studenckich

Założyłem, że projekty są zazwyczaj semestralne albo roczne. Jeżeli są dłuższe, można je zawsze podzielić na fazy (roczne, semestralne, jeszcze krótsze). Jest to zalecane, ponieważ co semestr nowi studenci pojawiają się w organizacji, a starsi odchodzą (kończą studia, porzucają działalność w organizacji studenckiej na rzecz pracy zawodowej).

A co, gdy nie jesteś studentem?

Co zrobić, gdy zarządzasz projektem w organizacji niestudenckiej? Ta metoda opiera się na prostej zasadzie: zbadaj środowisko okołoprojektowe i zobacz, co przykuwa uwagę zespołu projektowego. Rozważ takie rzeczy, jak:

  • święta,
  • okres urlopowy
  • rozpoczęcie roku szkolnego,
  • Sylwester,
  • koniec roku podatkowego,
  • inne wydarzenia w organizacji (wyjazd integracyjny, przestoje sezonowe, sezonowe zwiększenie obciążenia w pracy).

Przykład — rok akademicki 2019/2020 na Politechnice Warszawskiej

Rozważmy rok akademicki 2019/2020 na Politechnice Warszawskiej. Na stronie Politechniki Warszawskiej oraz Wydziału Zarządzania znalazłem dokumenty zawierające istotne daty (https://www.wz.pw.edu.pl/Studia/Harmonogram-roku-akademickiego, https://www.wz.pw.edu.pl/Studia/Harmonogram-roku-akademickiego/Kalendarz-dni-i-tygodni-ZIMA-2019-20, https://www.wz.pw.edu.pl/Studia/Harmonogram-roku-akademickiego/Kalendarz-dni-i-tygodni-w-Politechnice-Warszawskiej-LATO-2019-20). W poniższej tabeli zamieściłem daty wtorków odpowiadających poszczególnym tygodniom (wybrałem wtorki, ponieważ na PW niektóre dni są brane z innych tygodni i np. w środę jest 13 listopada,a na PW jest to poniedziałek – wynika to z zasady, że na PW każdy semestr ma mieć po 15 poniedziałków, wtorków, etc.) Na początku roku akademickiego, na Politechnice Warszawskiej odbywa się impreza bardzo ważna dla organizacji studenckich. Mam na myśli KONIK, czyli targi kół naukowych i organizacji studenckich.

Poniżej przedstawiam propozycję harmonogramu dla projektu trwającego 1 rok akademicki i podzielonego na cztery fazy (oddzielone etapami wzmożonego skupienia studentów na nauce do kolokwiów oraz sesji).

Tydzień na uczelni (zimowy, potem letni)Data wtorkuTemat na uczelniTemat przewodni w organizacji studenckiejFazy projektu rocznego
-1Wakacje
024.09.2019 0WakacjeKONIK — przygotowanie

Przygotowanie i zebranie projektów do zrealizowania w najbliższym roku / semestrze

108.10.2019 0KONIKRealizacja KONIKA

Inicjacja projektów

Inicjacja projektu
215.10.2019Planowanie projektówPlanowanie projektu
322.10.2019Realizacja projektów

Monitorowanie i kontrolowanie projektów

Osiąganie kamieni milowych

Realizacja fazy 1
429.10.2019
505.11.2019
612.11.2019Zakończenie i podsumowanie faz projektówZakończenie fazy 1 i prezentacja kamieni milowych
719.11.2019Kolokwia połówkoweWygaszenie wymagań odnośnie do prac w projektachPodsumowanie i retrospektywa fazy 1
826.11.2019Wygaszenie wymagań odnośnie do prac w projektachPlanowanie fazy 2
903.12.2019Realizacja projektów

Monitorowanie i kontrolowanie projektów

Osiąganie kamieni milowych

Realizacja fazy 2
1010.12.2019
1117.12.2019
1207.01.2020Zakończenie i podsumowanie faz i projektówZakończenie fazy 2 i prezentacja kamieni milowych
1314.01.2020Retrospektywa i świętowanie zakończenia semestruRetrospektywa i świętowanie zakończenia faz i projektów
1421.01.2020Kolokwia i nauka do sesjiWygaszenie w większości działalności organizacji
1528.01.2020
Ferie zimowe
125.02.2020Inicjacja projektówPlanowanie Fazy 3 i uzupełnienie braków kadrowych
203.03.2020Planowanie i realizacja projektówRealizacja fazy 3
310.03.2020Realizacja projektów

Monitorowanie i kontrolowanie projektów

Osiąganie kamieni milowych

417.03.2020
524.03.2020
631.03.2020Zakończenie i podsumowanie faz projektówZakończenie fazy 3 i prezentacja kamieni milowych
707.04.2020Kolokwia połówkoweWygaszenie wymagań odnośnie do prac w projektachPodsumowanie i retrospektywa fazy 3
821.04.2020Planowanie fazy 4
928.04.2020Realizacja projektów

Monitorowanie i kontrolowanie projektów

Osiąganie kamieni milowych

Realizacja fazy 4
1005.05.2020
1119.05.2020
1226.05.2020Zakończenie i podsumowanie projektówZakończenie projektu i prezentacja kamieni milowych
1302.06.2020Retrospektywa i świętowanie zakończenia semestruRetrospektywa i świętowanie
1409.06.2020 0Kolokwia i nauka do sesjiWygaszenie w większości działalności organizacji
1516.05.2020Kolokwia i nauka do sesji
0Wakacje

W powyższej tabeli nie ma świąt: Bożego Narodzenia, Wielkanocy, majówki, etc., ponieważ kalendarz dni tygodni przygotowany jest tak, że już je uwzględnia. Praca z nim jest w związku z tym prostsza, gdyż wystarczy pamiętać o: sesji, kolokwiach, kolokwiach połówkowych.

Podsumowanie

Planując jakikolwiek projekt, pamiętaj, że wpływ na jego powodzenie ma bardzo wiele czynników. Możesz zwiększyć prawdopodobieństwo pozytywnego zakończenia projektu poprzez uwzględnienia otoczenia i środowiska projektowego. Jednym z aspektów jest spojrzenie na kalendarz swojego zespołu: jego dostępność, sytuacje, które mogą bardziej angażować członków zespołu czy momenty, gdy siły i morale zespołu mogą być niższe (np. w Wigilię).

Życzę Ci samych sukcesów!

Zobacz podobne wpisy:

Źródła:

  • https://www.pw.edu.pl/Studenci/Zycie-studenckie/Harmonogram-roku-akademickiego-2019-2020
  • https://www.wz.pw.edu.pl/Studia/Harmonogram-roku-akademickiego/Kalendarz-dni-i-tygodni-ZIMA-2019-20
  • https://www.wz.pw.edu.pl/Studia/Harmonogram-roku-akademickiego/Kalendarz-dni-i-tygodni-w-Politechnice-Warszawskiej-LATO-2019-20

Zdjęcia:

  • Źródło obrazka głównego: https://www.pexels.com/photo/photo-of-a-woman-thinking-941555/
  • https://www.pexels.com/photo/accomplishment-ceremony-education-graduation-267885/
  • https://www.pexels.com/photo/adult-blur-boss-business-288477/
  • https://www.pexels.com/photo/photo-of-people-holding-each-other-s-hands-3184433/

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: