Być lepszą organizacją — współpraca z KNSI Golem — cz. 3 — Rozwiązanie problemu

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

W poprzednich postach poznaliśmy Koło Naukowe Sztucznej Inteligencji Golem. Po zdobyciu informacji o organizacji, jej problemach oraz sposobach działania, usiedliśmy z Iwoną na szczycie szklanej wieży i wymyśliliśmy idealne rozwiązanie, jak ją usprawnić.

Rozwiązanie to jednak nie wszystko i my to dobrze wiemy. Umówiliśmy się więc na kolejne spotkanie z przedstawicielami Koła Naukowego. Przedstawiliśmy im naszą koncepcję, potem ją przedyskutowaliśmy. Nanieśliśmy na nią poprawki oraz zaplanowaliśmy sposób wdrożenia w życie.

Wiesz czym jest rozwiązanie usprawniające działanie organizacji bez jego wdrożenia? Pięknym i inspirującym dokumentem! I niczym poza tym…

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Najważniejszy problem = cel projektu usprawnień

W poprzednim poście przedstawiłem kilka problemów, z którymi boryka się KNSI Golem. Nie jesteśmy w stanie rozwiązać ich wszystkich od razu. Takie podejście jest złudne. Lepiej skupić się na jednym problemie, a dopiero po jego rozwiązaniu, przejść do kolejnego. Najważniejsze dla Koła Naukowego Sztucznej Inteligencji Golem jest, w perspektywie długoterminowej, zwiększenie odsetka kończonych projektów z sukcesem.

Szukanie rozwiązania

Podczas drugiego spotkania zebraliśmy informacje i potrzebne dane. Mamy też własne doświadczenia z pracy w organizacjach studenckich w roli członka zespołu, kierownika projektu, kierownika zespołu, członka zarządu, prezesa organizacji, byłego prezesa działającego w organizacji, byłego członka zarządu działającego w organizacji. Wszystkie te doświadczenia umożliwiają nam przygotowywanie trafnych usprawnień w organizacjach studenckich.

Wstępne przygotowanie

W ramach tej współpracy wyróżniliśmy w KNSI Golem trzy obszary, którymi chcemy się zająć. Są one ze sobą silnie związane. Są to:

Zarządzanie organizacją.
Zarządzanie portfelem projektów.
Zarządzanie projektem.

W ramach usprawnień skupiliśmy się na dwóch perspektywach: otoczenie projektu oraz wnętrze projektu.

Otoczenie projektu — Środowisko do wzrostu projektów

Jest bardzo trudno realizować projekty z sukcesem, jeżeli organizacja nie jest im przychylna. Zauważyliśmy, że KNSI bazuje w swojej działalności na dwóch obszarach: spotkaniach Koła (wykładach, warsztatach, hackathonach) oraz realizowanych projektach. Niestety, aktywność związana z projektami nie występuje w KNSI w przestrzeni publicznej. Mówiąc dokładniej, projekty realizowane są po godzinach. Ich temat nie jest zbytnio poruszany podczas cotygodniowych spotkań Koła oraz w ich mediach społecznościowych.

Jeżeli projekty są jedną z dwóch nóg organizacji, to musi się ona bardziej na nich skupiać i to komunikować. Należy bardziej podkreślać istnienie oraz wagę projektów. Zaczęliśmy więc pracować nad harmonogramem życia organizacji na przestrzeni roku akademickiego oraz wplataniem w życie Koła zdarzeń związanych z projektami. Produktem tych rozważań jest: Harmonogram projektów w środowisku studenckim.

Wnętrze projektu — Skuteczność projektów

Drugim obszarem, nad którym zaczęliśmy pracować, jest sam projekt. Za podstawowy element zwiększający prawdopodobieństwo sukcesu projektu uważamy dobrze skonstruowaną Kartę projektu.

Przedstawienie organizacji, weryfikacja

Nasze pomysły usprawnień: Harmonogram projektów w środowisku studenckim i Kartę projektu przedstawiliśmy reprezentantom KNSI Golem. Przedyskutowaliśmy to z nimi oraz uwzględniliśmy ich uwagi i doprecyzowaliśmy szczegóły. Wspólnymi siłami stworzyliśmy jeszcze lepsze rozwiązania. Zaplanowaliśmy również sposób wdrożenia tych usprawnień.

Poprawki

Zdobyte podczas spotkania informacje zwrotne zostały przez nas skrzętnie uwzględnione. Jeszcze wielokrotnie wracaliśmy do naszych dokumentów i poprawialiśmy ich wygląd oraz strukturę.

Produkty

Podsumujmy, co, w ramach naszej współpracy z KNSI Golem, zrobimy:

Opublikujemy posty opisujące narzędzia i koncepcje usprawniające organizację:
- Harmonogram projektów w środowisku studenckim.
- Karta Projektu.
Przeprowadzimy szkolenie dla członków Koła Naukowego Sztucznej Inteligencji Golem: Zarządzanie projektem w oparciu o Kartę Projektu.
Skonsultowaliśmy obecnie używany w KNSI dokument projektowy — cykliczny (co dwutygodniowy) raport z przebiegu projektu.

Podsumowanie

Znalezienie pomysłów na usprawnienie organizacji to dopiero czwarty etap naszego projektu współpracy (wcześniejsze etapy to: znalezienie organizacji, nawiązanie współpracy, poznanie organizacji, sposobu działania i jej problemów). W następnym poście przedstawimy konkretne narzędzia i koncepcje, które zaproponowaliśmy do wdrożenia KNSI Golem. Będą to: Harmonogram projektów w środowisku studenckim i Karta projektu.

Za kluczowy element wpływający na sukces projektu wdrożeniowego uważamy opracowywanie wspólnie z organizacją pomysłów na jej usprawnienie. Wszelkie pomysły usprawnień należy skonsultować z zainteresowanymi osobami i sprawić, aby czuli się współwłaścicielami pomysłu. Zwiększa to jakość rozwiązania oraz prawdopodobieństwo pomyślnego wdrożenia. Ważne jest, aby członkowie organizacji, a przede wszystkim kadra zarządzająca, utożsamiali się z wprowadzanymi zmianami.