Być lepszą organizacją — współpraca z KNSI Golem — cz. 2 — Zapoznanie

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Kim jesteście, co robicie, jaką macie długoterminową wizję na swoją organizację? Takie pytania zadaliśmy podczas drugiego spotkania z Kołem Naukowym Sztucznej Inteligencji Golem. Jak działacie i jakie macie problemy? To były kolejne pytania. A na koniec zadaliśmy pytanie ukierunkowujące: gdybyście mogli poprawić tylko jedną rzecz, co znacząco ułatwiłoby Wam osiągnięcie długoterminowych celów, to co by to było?

I tak dowiedzieliśmy się, na czym mamy skupić się w naszej współpracy. Powtórzmy jeszcze raz. Podczas drugiego spotkania zbieraliśmy informację:

Charakterystyka organizacji.
Sposób działania organizacji.
Problemy organizacji.
Najważniejszy problem = cel projektu usprawnień.

Koło Naukowe Sztucznej Inteligencji Golem

Koło Naukowe Sztucznej Inteligencji Golem działa na Wydziale Elektroniki i Technologii Informatycznych Politechniki Warszawskiej od 2017 roku. Misją organizacji jest tworzenie przestrzeni dla studentów do poznawania sztucznej inteligencji, aby było im łatwiej znaleźć ciekawą pracę związaną ze sztuczną inteligencją oraz budowania wieloletnich relacji i przyjaźni.

Najświeższe informacje dotyczące KNSI Golem znajdują się tutaj: https://www.facebook.com/knsigolem/.

A wizytówkę tutaj: http://ai.ii.pw.edu.pl/kolo-naukowe-sztucznej-inteligencji-golem/.

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Charakterystyka

Koło Naukowe Golem jest bardzo młodą organizacją. Posiada 7-osobowy zarząd. Jedna z tych osób odpowiedzialna jest za koordynację wszystkich projektów działających w Kole. W organizacji działa aktywnie około 20 osób. Żadna z tych osób nie posiada statusu członka Koła, ani innej pozycji, która wiązałaby ją z organizacją, ponieważ nie zostało to w ogóle zdefiniowane. Osoby działające w ramach KNSI Golem to przede wszystkim osoby związane z IT i programowaniem. W swojej działalności w Kole chcą przede wszystkim skupiać się na tworzeniu produktów IT i programowaniu oraz minimalizować czas przeznaczany na zarządzanie projektami.

Główny cel zarządu to przede wszystkim przetrwanie najbliższych 2-3 lat jako aktywna organizacja, a to dosyć trudne zadanie zważywszy na fakt, że jest to organizacja młoda i dopiero przed nimi będzie odejście z Koła głównych założycieli inicjatorów. Istotne jest dla nich także zwiększenie zaangażowania w działania Koła osób, które zakończą współpracę z Kołem, w tym również ukończą studia (obecnie nie ma jeszcze taki osób, ale niebawem będą).

Sposób działania

Kołem Naukowym Sztucznej Inteligencji przewodniczy zarząd. Wyznacza on kierunki rozwoju oraz podejmuje decyzję o uruchamianych projektach. W Kole realizowanych jest wiele projektów. Są one semestralne lub roczne. Zazwyczaj realizowane są przez zespoły 3-5-osobowe. Każdy taki projekt ma swojego Helpera projektów, osobę, której odpowiedzialność przypomina Scrum Mastera. Jednym z jej zadań jest regularne raportowanie (co dwa tygodnie) przebiegu projektów. Adresatem raportów jest jedna osoba znajdująca się w zarządzie. Tak naprawdę, to wszystkimi projektami w całej organizacji zarządza właśnie ta jedna osoba – członek zarządu.

Oprócz działalności projektowej, która odbywa się głównie w kuluarach, KNSI Golem organizuje cotygodniowe spotkania. Przeprowadzane są na nich prelekcje, warsztaty oraz hackathony (wydarzenia, na których w krótkim i ograniczonym czasie wytwarzany jest produkt o minimalnych wymaganiach, np. MVP). Takie spotkania buduję markę organizacji oraz tworzą przestrzeń do zgłębiania tajników wiedzy o sztucznej inteligencji i rozwoju umiejętności.

Problemy

Przedstawiciele organizacji dostrzegają przede wszystkim następujące problemy:

Studenci nie są związani z KNSI Golem:
- Przychodzą na spotkania i korzystają z nich, ale w większości nie angażują się w robienie kolejnych podobnych spotkań.
- Dołączają do realizowanych projektów, ale nie biorą za nie odpowiedzialności oraz nie kończą zadań, które wzięli na siebie.
- Tracą motywację i zaangażowanie do realizowania projektów.
Realizowane projekty nie kończą się sukcesem. Rozpoczynanych jest wiele przedsięwzięć, ale zamierają one, są zapominane i nie zamykane.
Nie jest zdefiniowany i powszechnie znany przebieg istnienia projektów w organizacji. Nie znane są cele uruchamiania poszczególnych projektów oraz ich znaczenie dla całego Koła.

Najważniejszy problem = cel projektu usprawnień

Pod koniec spotkania doszliśmy do porozumienia. Najważniejsze dla Koła Naukowego Sztucznej Inteligencji Golem jest w perspektywie długoterminowej zwiększenie odsetka kończonych projektów z sukcesem.

Razem z Iwoną zabraliśmy się zatem za projekt, którego cel określiliśmy następująco:

Stworzyć warunki kończenia projektów z sukcesem.

Podsumowanie

Przygotowanie propozycji usprawnień powinno być poprzedzone zapoznaniem się z organizacją, jej problemami, celami i priorytetami. Kolejnym krokiem jest wybranie najważniejszego problemu, którym zajmiemy się w pierwszej kolejności. Pozwala to przygotować usprawnienia uszyte na miarę i dobrze dopasowane do konkretnej organizacji i sytuacji. Dodając do tego skonfrontowanie propozycji usprawnień z organizacją oraz wspólne ulepszenie rozwiązania (z osobami zarządzającymi organizacją), mamy przepis na udany projekt wdrożeniowy, ale o tym będzie kolejny wpis, w którym opowiemy o naszym trzecim spotkaniu z przedstawicielami KNSI Golem.