Być lepszą organizacją — współpraca z KNSI Golem — cz. 1 — Pomysł


Było ciepłe lato, choć czasem padało. Zbliżała się jesień, a my razem z Iwoną szukaliśmy istoty naszej działalności w ramach bloga KierownikProjektu.com. Przerabialiśmy już Teorię jeża, pytania Dlaczego, i kwestię: co my właściwie chcemy osiągnąć, prowadząc tego bloga. Przypominamy sobie wtedy, że robimy to nie tylko dla zabawy, ale też ze względu na ważniejsze cele, w które wierzymy. Chcemy pomagać ludziom działać skuteczniej. Skupiamy się na tych, którzy chcą działać i działają. A my możemy im w tym działaniu pomóc! I tak wracamy do złotej polskiej jesieni, to nasz początek konsultacji z Golem.

W tej serii chcemy opowiedzieć Ci, że przeprowadzanie projektów wdrożeniowych usprawniających organizację lub nasze życie nie jest wcale takie trudne. Trzeba przede wszystkim:

  1. Odważyć się, uświadomić sobie, że nie jesteśmy idealni i powinniśmy się rozwijać.
  2. Uwzględniać interesy różnych osób i znaleźć sposób, aby każdy miał korzyści z tego projektu.
  3. Przygotować plan, a potem udoskonalać go i uszczegóławiać.

Nasza wizja i nasze Dlaczego

W Teleexpressie był reportaż o studentach z polskiej politechniki, którzy w międzynarodowym konkursie zdobyli wysokie miejsce. W mojej głowie zaświeciła się dioda! Chciałbym dołożyć się do jakiegoś sukcesu polskich studentów! Chciałbym im pomóc osiągnąć coś! Iwonie również spodobał się ten pomysł.

Mamy zatem:

  • Pomysł: Pomagamy organizacji studenckiej z Politechniki Warszawskiej skuteczniej osiągać ich cele.
  • Wizję: Aktywne osoby optymalnie wykorzystują swój potencjał.
  • Dlaczego: Chcemy, aby ludzie optymalnie wykorzystywali swój potencjał, możliwości i czas.

Przekuliśmy to w projekt: Konsultacje projektów studenckich.

A jak jest projekt, to jest i plan.

Plan działania

  1. Znalezienie organizacji.
  2. Sprzedaż —  Spotkanie 1.
  3. Poznanie organizacji, jej sposobu działania i problemów —  Spotkanie 2.
  4. Zaproponowanie rozwiązania i jego walidacja wspólnie z organizacją —  Spotkanie 3.
  5. Wdrożenie rozwiązania —  Spotkanie 4.
  6. Podsumowanie i weryfikacja —  Spotkanie 5.

W tym poście opiszę dwa pierwsze punkty powyższego planu, a już niebawem poznacie dalszy ciąg tej niesamowitej historii.

Znalezienie organizacji

Wiedząc, co chcemy zrobić, i mając określoną grupę klientów, wystarczyło znaleźć pierwszą organizację. Jak najłatwiej jest dotrzeć do organizacji studenckich na Politechnice Warszawskiej? Najlepiej jest pójść na KONIKa, czyli Targi Kół Naukowych i Organizacji Studenckich Politechniki Warszawskiej. Jest to wydarzenie w głównej auli w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej, na której swoje stoiska ma kilkadziesiąt kół i organizacji studenckich przez dwa dni. I tak też zrobiliśmy! Zabraliśmy ulotki KierownikaProjektu i wyruszyliśmy nawiązywać nowe kontakty 🙂

Rozmawialiśmy z wieloma studentami, zebraliśmy kilkanaście adresów e-mail i ulotek. Prawie wszyscy byli zainteresowani naszą pomocą. Na stoiskach nie było jednak osób decyzyjnych, więc jedyne, co mogliśmy zrobić, to wykorzystać zebrane kontakty później.

Przygotowaliśmy precyzyjną ofertę: proponujemy darmową pomoc w formie konsultacji, szkolenia lub wdrożenia dotyczące zarządzania projektem, portfelem projektów lub organizacją. Oczywiście oferta była bardziej rozbudowana. To jest jej skrót, który wysłaliśmy e-mailem. I wiecie co?

Tylko jedna organizacja była zainteresowana pomocą! Większość w ogóle nie odpisała…

Wybór mieliśmy niewielki, ale musimy przyznać otwarcie. Po targach mieliśmy jednego faworyta, z którym najbardziej chcielibyśmy rozpocząć współpracę. I to właśnie oni nam odpowiedzieli!

Witamy na pokładzie ku maksymalnej skuteczności Koło Naukowe Sztucznej Inteligencji Golem!

Jednak… nie tak szybko, jeden e-mail nie załatwia wszystkiego. Nasza oferta jest owszem darmowa, ale nasz czas już nie, tzn. musimy sprawdzić, czy jesteśmy pewni, że chcemy poświęcić nasz czas tej konkretnej organizacji i czy ona jest gotowa oraz otwarta na pomoc. Chcemy pomóc, zmienić coś, a z pewnością być wysłuchanym. Nie chcemy walczyć z opornym zarządem organizacji (mamy już takie doświadczenia za sobą, nie jest to przyjemne jak na działalność charytatywną). Aby to sprawdzić, umówiliśmy się na spotkanie sprzedażowe.

Spotkanie sprzedażowe

Pierwsze spotkanie było bardzo przyjemne. Przedstawiłem nasz pomysł i naszą organizację. Z drugiej strony usłyszałem, czym zajmuje się KNSI Golem oraz jak działa.

Co chwilę jednak zaczynaliśmy wchodzić w zbytnie szczegóły. Wracaliśmy więc do samej oferty, aby przedstawiciel Koła mógł zaprezentować ją całemu zarządowi. Ustalaliśmy też formę współpracy i trochę zasad. Kipiała we mnie jednak ogromna energia, aby już teraz coś podpowiedzieć, doradzić, mimo iż nie poznałem jeszcze dobrze tej organizacji.

W myślach wylewałem na siebie kubeł zimnej wody. Skupiałem się ponownie na wybadaniu nastrojów panujących w Kole, ich otwartości i chęci zmian. Chciałem również poznać prywatne cele i motywy zarządu Koła, aby później lepiej dostosować rozwiązanie do całej organizacji, ale również i członków zarządu.

Spotkanie sprzedażowe uważam za udane, ponieważ zdecydowaliśmy się na współpracę z KNSI Golem. Teraz, z perspektywy odbycia już kilku spotkań, stwierdzam, że wybór był świetny, a współpraca dobrze nam się układa. Ważnymi czynnikami współpracy jest z jednej strony ogromna otwartość zarządu i ich chęć do usprawnienia swojej organizacji, a z drugiej nasze partnerskie podejście (przynajmniej tak się staramy). Nie chcemy narzucać żadnych zmian. Staramy się najpierw dobrze słuchać, dopytywać, czy na pewno nasze obserwacje są słuszne, a dopiero po dobrym przemyśleniu sugerować zmiany.

Podsumowanie

Działalność z organizacją studencką jest niesamowita. Można spotkać tam zaangażowanych pasjonatów, którzy spędzają dobrowolnie dużo czasu, rozwijając swoje umiejętności oraz projekty. Mamy ogromną przyjemność, gdy możemy im trochę pomóc. Szczególnie gdy pomoc ma pozytywny wpływ przez długi czas na wiele osób. Uwielbiamy pracować z ludźmi, którym chce się pracować! Uczucie, że zmieniamy świat na lepsze, jest niesamowite. Czy Ty też tak masz? Czy też podchodzisz z radością do projektów usprawniających?

Zobacz pozostałe wpisy z tej serii:

.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

 

Zdjęcia:


Dodaj komentarz

%d bloggers like this: