Jak zarządzać zespołem? Kilka ciekawych porad!

Jak zarządzać zespołem? Praca zespołowa, w obecnych czasach, to codzienność. Bardzo ciężko znaleźć taką, w której będziesz pracował sam. Zbyt duża specjalizacja zadań składających się na prawie każdy projekt sprawia, że sam (zachowując wysoką jakość) możesz wykonać tylko nieliczne. Jesteś wręcz zmuszony do pracy w zespole i z zespołem. Jedyne, co możesz zrobić, to skorzystać z tego. Spraw zatem, aby Twój zespół był najlepszy na świecie.

Jak zarządzać zespołem? Wybór osoby do zespołu

Menedżerowie inicjujący transformację dobrych firm w wielkie najpierw starali się zebrać zespół odpowiednich ludzi (i wyrzucić nieodpowiednich), a dopiero potem zastanawiali się, dokąd chcą wspólnie zmierzyć. — taką koncepcję możemy znaleźć w książce Jima Collinsa. Również Brian Tracy podkreśla, że bardzo ważne jest odpowiednie dobranie ludzi do zespołu. Jego zdaniem wszyscy muszą do niego pasować. Pomocną metodą w szukaniu takich ludzi jest odpowiadania na kilka pytań:

• Czy zatrudniłbym jeszcze raz tę osobę?
• Czy jest ona ambitna, pracowita, inteligentna i sympatyczna?
• Czy chciałbym, aby ta osoba należała do mojej rodziny?
• Czy zaprosiłbym ją na niedzielny obiad z moją rodziną?
• Czy chciałbym, aby moje dziecko pracowało z tą osobą na co dzień?

Odpowiedzi na te pytania pozwalają stwierdzić, czy dana osoba pasuje (naszym zdaniem) do naszego zespołu.

Jak zarządzać zespołem? Praca z członkiem zespołu

Udało się. Zatrudniliśmy kogoś, kto pasuje do naszego zespołu. Nowo zatrudniona osoba jest zazwyczaj pełna zapału. Wykorzystajmy to. Dajmy jej ekscytujące ją zadania, które będą dla niej wyzwaniem. Nie mogą być jednak za trudne, aby dana osoba nie poczuła, że nie nadaje się na to stanowisko. To muszą być zadania, które wygenerują poczucie, że trafiła na swoje miejsce i pasuje tutaj idealnie, a zespół pasuje do niej. Nie zostawiaj pracownika samego, pytaj czasami, czy potrzebuje pomocy, wciągaj w rozmowę, pomóż mu zintegrować się z zespołem, naucz go, że może prosić innych o pomoc (ale niezbyt często, niech najpierw sam spróbuje rozwiązać problem i przygotuje się do poproszenia o pomoc).

Efektywność pracownika

Chcąc podnieść efektywność pracownika, porozmawiaj z nim na temat:

• Twoich oczekiwań wobec rezultatów jego pracy.
• Standardów pracy.
• Spojrzenia pracownika na ten obszar.

Niech pracownik powtórzy swoimi słowami ustalenia, abyś mógł sprawdzić, czy dobrze się zrozumieliście. Wszystkie omawiane elementy muszą być jasne, klarowne i mierzalne. Najlepiej jest je spisać, aby móc wracać do nich, a potem też rozliczyć się z nich. Regularnie spotykajcie się, aby omówić postępy prac i rozwiązać pojawiające się problemy. Mów pracownikowi co robi dobrze oraz co powinien poprawić.

Motywacja pracownika

Zwiększaj motywację pracownika poprzez spełnianie jego potrzeb emocjonalnych:

• Zależności — chęci bycia częścią czegoś ważniejszego.
• Niezależności — chęci bycia wyjątkowym i wyróżnionym z tłumu.
• Współzależności — chęci pracy z innymi ludźmi.

Motywację możesz również zwiększać przez dawanie ludziom wymagających i ciekawych zadań oraz odpowiedzialności za nie. Daj im możliwość rozwoju i awansu. Niech wiedzą, że ich ciężka praca ma sens i dzięki niej posuwają się do przodu w swojej karierze. Stwórz środowisko, w którym ludzie będą sobie ufali i będą zadowoleni z pracy ze sobą. Zakładajcie dobre intencje swoich współpracowników. Rzadko kiedy ktoś robi błędy w pracy specjalnie i z premedytacją. Podchodź do swoich współpracowników, jakby byli wolontariuszami i pracowali w Twoim zespole ze względu na konkretne wartości, a nie ze względu na pieniądze. Pamiętaj, że poświęcają oni swój czas na pracę pod Twoim zwierzchnictwem, a równie łatwo mogliby robić to dla kogoś innego.

Strategię działania z pracownikiem pokazuje poniższy diagram. Oś pionowa stanowi poziom kompetencji pracownika, a pozioma jego zaangażowanie.

Na wykresie znajdują się cztery obszary. Ćwiartce, w której znajduje się dany pracownik, odpowiada sugerowane działania, które powinniśmy w związku z nim wykonać. Pracownika cechuje:

1. Niskie zaangażowanie i niskie kompetencje — należy zwolnić pracownika.
2. Wysokie zaangażowanie i niskie kompetencje — należy wyszkolić pracownika. Ci pracownicy są sympatyczni i pracowici, lecz mało kompetentni. Wyszkolenie ich (jeżeli nie są głupi) powinno szybko się zwrócić.
3. Niskie zaangażowanie i wysoki kompetencje — należy zwiększyć zaangażowanie pracownika. Ci pracownicy plotkują, uprawiają polityczne gierki, narzekają — są głównym źródłem problemów.
4. Wysokie zaangażowanie i wysokie kompetencje — należy eksploatować i budować na nich organizację. Ci pracownicy tworzą najwięcej wartości.

Praca z zespołem

Cechami charakterystycznymi najlepszych zespołów jest znajomość przez wszystkich członków zespołu, zgadzanie się i wiara w słuszność posiadanego wspólnego celu, wizji, planów, istnienie klarownego przywództwa oraz procesu ciągłej ewaluacji i oceny. Najlepsze zespoły sportowe wyróżniają się posiadaniem klarownego coachingu i przywództwa, przekonaniem, że szef troszczy się o zawodnika, skupianiem się na mocnych stronach każdej z osób, tworzeniem planów i strategii, selektywnym wyborem stanowiska, wspierającą interakcją i otwartą dyskusją.

Kluczem do stworzenia wydajnych zespołów jest synergia, praca zespołowa, osobiste umiejętności oraz decyzyjność. W zarządzaniu zespołem można wykorzystać koncepcję zarządzania przez wyjątki. Zwierzchnik otrzymuje raport z przebiegu zadania tylko w przypadku problemów, a gdy wszystko idzie zgodnie z harmonogramem i w ramach budżetu, to pracownik nie musi tracić czasu na tworzenie zbędnych raportów.

Jak zarządzać zespołem? Zarządzanie ludźmi

Zarządzanie ludźmi to nieskończony proces. Czy ma sens rozwijanie swoich pracowników? Zadaj sobie pytanie: „Ile stracę, jeżeli wyszkolę pracowników, poświęcę im czas i zbuduję świetny zespół, a oni odejdą?”. Możesz zadać też kolejne: „Ile stracę, jeżeli nie wyszkolę pracowników, nie poświęcę im czasu i nie zbuduję świetnego zespołu, a oni zostaną?”. – (parafraza Marka Jankowskiego z podcastu Mała Wielka Firma).

Źródła:

• „Jak przewodzą najlepsi liderzy. Sprawdzone sposoby i sekrety, jak wydobyć maksimum z siebie i innych” – Brian Tracy. Nowy Jork, 2010, MT Biznes Ltd.
• https://www.pexels.com/photo/group-of-people-using-laptops-1560932/
• https://www.pexels.com/photo/white-jigsaw-puzzle-illustration-262488/
• https://www.pexels.com/photo/smiling-multiracial-coworkers-with-hands-together-in-office-6774452/