Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Wszystkich nas łączy jeden problem: skłonność do odkładania spraw na później. Jest to tak powszechne, że doczekało się niejednego sposobu na poradzenie sobie z nim. Brian Tracy również pochylił się nad tym problemem. W swojej książce „Zarządzanie czasem” proponuje 16 sposobów na walkę z odwlekaniem.

Post tworzy serię o książce „Zarządzanie czasem” Briana Tracy’ego:

Zarządzanie czasem — Brian Tracy — Programowanie siebie (https://kierownikprojektu.com/2018/07/12/zarzadzanie-czasem-brian-tracy/)
Zarządzanie czasem — Brian Tracy — Zasady wytyczania celu (https://kierownikprojektu.com/2018/08/23/zarzadzanie-czasem-brian-tracy-cd-zasady-wytyczania-celu/)
Zarządzanie czasem — Brian Tracy — Jak przezwyciężyć opieszałość? (niniejszy wpis)

Zarządzanie sobą w czasie jest dla mnie bardzo ważnym obszarem. Im lepszy w nim jestem, tym więcej jestem w stanie osiągnąć. Moje umiejętności w tej dziedzinie przekładają się również na osiągnięcia całego mojego zespołu. Jednym z wrogów realizowania zadań na czas jest prokrastynacja, czyli tendencja do odkładania rzeczy na później. Nie znam człowieka, który nie przełożył czegoś na później. Powodów na odkładanie mamy wiele: nie chce nam się, mamy „ważniejsze’’ rzeczy do zrobienia, coś innego jest ciekawsze, boimy się porażki. To wszystko sprawia, że oddalamy się od naszych marzeń i celów. Brian Tracy podał w książce „Zarządzanie czasem” 16 sposobów na poradzenie sobie z odwlekaniem.

Sposoby na odwlekanie i odkładanie spraw na później:

1. Planuj na papierze.

Przelewaj swoje pomysły na papier. Wypisuj cele i plany, dodawaj szczegóły. Sprawia to, że łatwiej zabrać się do pracy, ponieważ wiesz już, co masz zrobić. „Myślenie ręką” wzmacnia nasze zaangażowanie i sprawia, że nasze plany są bardziej namacalne, a nie zapisane gdzieś tam w chmurze.

2. Przygotuj się.

Zanim zaczniesz pracę, przygotuj się do niej. Zbierz wszystkie potrzebne materiały, uprzątnij biurko, przygotuj sobie wodę do picia. Stwórz środowisko, w którym będziesz mógł tylko pracować, a nie rozpraszać się brakami różnych rzeczy. Najlepiej przygotowania poczyń dużo wcześniej przed właściwą pracą, aby nie zrezygnować zaraz po nich samych, mówiąc: jestem zmęczony, już dużo zrobiłem. A nic nie zrobiłeś!

Przypomnij sobie swoje próby regularnego biegania. Jeżeli wcześniej położysz przy drzwiach wyjściowych buty oraz strój do biegania, to jest dużo większe prawdopodobieństwo, łatwiej będzie Ci wyjść pobiegać. Jeżeli zostawisz to na ostatnią chwilę, to jest duże prawdopodobieństwo, że nawet nie znajdziesz dresów, a co dopiero mówić o przebiegnięciu 5 kilometrów.

3. Osiągnij mały sukces.

Na początek pracy wybierz coś, co szybko przyniesie Ci sukces. Zwiększy to Twoją motywację i sprawi, że już coś jest zrobione. Możesz wykorzystać też zasadę Pareto (patrz tutaj) i wybrać takie 20% zadań spośród wszystkich, które przyniosą 80% rezultatu.

4. Zjedź słonia… po kawałku.

Podziel swoje zadanie na mniejsze. Napisanie książki jest bardzo trudne, napisanie rozdziału jest ciężkie. A jakie jest napisanie akapitu? Albo wpisanie informacji o książce do bibliografii? Dziecinnie łatwe! Jeżeli będziesz miał dużo małych zadań, to z przyjemnością zaobserwujesz, jak kolejne otrzymują status zakończone. A Ty spalasz nie tylko godziny swojego życia, ale również zadania do wykonania (patrz wykres spalania).

5. Zrób ser szwajcarski.

Ser ma dziury. Niech i Twoja praca je ma. Zastosuj technikę Pomodoro (patrz tutaj) albo podobną. Zarezerwuj długi blok czasu na pracę, a w nim mniejsze bloki na krótkie przerwy — rozciąganie się, dolewkę wody, taniec. Dzięki temu trochę odpoczniesz, zwiększysz energię i pobudzisz organizm. Bloki pracy niech będą nastawione na osiągnięcie konkretnego, małego celu, np. mam 25 minut na napisanie tej strony. Dam radę!

6. Zaczynaj od otoczki zadania.

W pierwszej kolejności zajmij się pomniejszymi czynnościami zadania. Potraktuj to jako przygotowanie i rozgrzewkę. Przypomnij sobie sportowców, którzy przed wyścigiem rozciągają się i rozgrzewają. Tak samo i Ty może potrzebujesz małych zadań, aby wpaść w rytm pracy?

7. Zaczynaj od trudnego zadania.

Zrób najpierw najtrudniejsze zadanie. Zmuś się do wykonania go, bo i tak będzie Cię prześladowało. Jak już je zrobisz, wszystkie inne okażą się już tylko łatwiejsze.

8. Zlikwiduj troski.

Czasem zdarza się, że coś nas gryzie. Mamy jakąś troskę bądź obawę. Odciąga to od pracy, uniemożliwia skupienie się. Zlokalizuj to, nazwij i zniszcz. Czasem jest to strach czy lęk, innym razem jest to obawa. Nieważne. Przeszkadza Ci to w pracy, zmniejsza produktywność, jest Twoim wrogiem. Zabij to, czy to przez rozmowę z kimś doświadczonym, czy szkolenie, bądź najzwyklejsze odważenie się na jakieś zachowanie.

9. Zacznij od obrzydliwego zadania.

Przypomina mi to tytuł innej książki Briana Tracy’ego „Zjedz tę żabę”. Porównuje on tam zadanie do żaby. A jak wiemy, żaby nie są zbyt piękne. Wybierz najgorsze, najżmudniejsze zadanie i pozbądź się go poprzez zrobienie go jak najszybciej. I tak musisz to zrobić. Zmuś się więc do wykonania go. Zrób je, a po nim już nic nie będzie takie obrzydliwe, będzie już tylko z górki.

10. Określ nieprzyjemne konsekwencje.

Co się stanie, gdy to zadanie nie zostanie wykonane? Jakie będą tego nieprzyjemne konsekwencje? Jeżeli okropne, to zrób to zadanie jak najszybciej, aby nie wpaść w tarapaty. Motywuj się nieprzyjemną wizją porażki i karm umysł negatywnymi uczuciami związanymi z niezrobieniem zadania.

11. Wypisz nagrody.

Twoja chęć dokończenia zadania wzrośnie, gdy znajdziesz nagrody, jakie da Ci wykonana praca. Może to być zjedzona dzisiaj czekolada albo zadowolenie setki osób, gdy już wykopiecie tę studnię w jakiejś afrykańskiej wiosce!

12. Użyj kalendarza.

Zarezerwuj czas w swoim kalendarzu na swój projekt. Nieważne jak długi to będzie odcinek czasu, ale niech znajdzie się w Twoim kalendarzu. Niech wszyscy wiedzą, że w tych godzinach jesteś niedostępny, bo ciężko pracujesz. Również Ty uświadom sobie, że ten czas przeznaczony jest tylko na ten jeden projekt. I nie oszukuj siebie, nie przeglądaj wtedy Facebook’a i nie odpisuj na bardzo ważne e-maile, lecz pracuj nad wybranym projektem.

13. Odrzuć perfekcję.

Zrobione jest lepsze niż idealne. Skup się na tym, aby coś jakoś zrobić. Jak będziesz miał więcej czasu i energii, to poprawisz to. Może też ktoś inny Ci w tym pomoże. W czasie budowania rozwiązania w pierwszej wersji zdobędziesz wiedzę, która po pierwsze pozwoli Ci zrobić lepszy produkt, po drugie silniej Cię zmotywuje, bo już coś jednak dokonałeś, a po trzecie masz już skończony i działający projekt. I możesz przejść do jego kolejnej fazy: ulepszania. Projekt w wersji pierwszej może być prototypem, który okaże się niepotrzebny. Dzięki temu zaoszczędzisz wiele czasu na jego ulepszaniu.

14. Znajdź jeden obszar.

Nasze życie składa się z wielu dziedzin. Znajdź jedną, w której wszelkie opóźnienia mają najbardziej negatywne konsekwencje na całe Twoje życie. Skup się na tym obszarze i wypleń z niego nawyk odkładania. Niech to będzie np. pisanie książki. W całym swoim życiu odkładaj na później wszystko tak, jak robiłeś to do tej pory. Jednak w tym jednym obszarze, pisaniu książki, daj z siebie wszystko i nic nie odkładaj na później. Bądź idealny.

15. Kończ zadania.

Mało zostało, dokończę później. Przerwę to zadanie, bo tamto jest ciekawsze. NIE! Nie rób tak. Mało zostało, to za chwilę skończę! Jest nudno, to jak to skończę, przestanie być nudno! Pracuj, pracuj mądrze i ciężko. Przypomnij sobie, że jesteś tytanem, który zwycięża z nudnymi zadaniami, bo wie, że musi je wykonać. Poczuj ulgę i spełnienie, gdy skończysz zadanie, projekt, studia! Nie odbieraj sobie tego przyjemnego zastrzyku endorfin.

16. Bądź szybki.

Pracując, staraj się robić to szybko. Bądź energiczny, wykorzystuj swój czas w 100%, Czy to praca, czy robienie zakupów, czy sprzątanie, pracuj na wysokich obrotach. Wysokie tempo zacznie wchodzić Ci w krew. Z czasem naturalnie będziesz robił wszystko szybko.

Słów kilka na koniec.

To już ostatni post przedstawiający koncepcje z książki Briana Tracy’ego – „Zarządzanie czasem”. Część z powyższych pomysłów może do Ciebie nie pasować, niektóre zaś mogą być strzałem w dziesiątkę. Wybierz coś dla siebie, przetestuj to, dostosuj do siebie. Rób to jednak mądrze, wyciskając z życia jak najwięcej. Żyj jednak tak, aby nie wycisnąć z siebie wszystkiego, ponieważ możesz skończyć szybko w szpitalu lub na cmentarzu.

Wyobraź sobie, że jesteś biegaczem. Możesz przebiec bardzo szybko 100 metrów, lecz tym tempem nie przebiegniesz jednego kilometra. Po 100 metrach będziesz potrzebował długiego odpoczynku. Zastanów się, kim chcesz być i w jakim środowisku żyjesz. Czy chcesz biegać sprinty: robić dużo w krótkim czasie, a potem potrzebować dużo odpoczynku? Czy wolisz biegać maratony, robić dużo, utrzymując wysokie tempo, ale nie potrzebując po każdym biegu wielu dni na regenerację? Musisz znaleźć swoje idealne długodystansowe tempo i regularnie je podnosić we wszystkich dziedzinach życia.

Skorzystaj z wiedzy, którą właśnie zdobyłeś, i spełniaj swoje marzenia szybciej i łatwiej. Możesz to zrobić, czerpiąc na doświadczeniach i wiedzy innych ludzi, np. powyższych szesnastu punktach. Czy to zrobisz, zależy to tylko od Ciebie.