Matryca kompetencji – Skills matrix

Wiele firm mierzy się z niedoborem pracowników o kompetencjach, które będą zaspokajały potrzeby danej organizacji. Dodatkowo występuje konieczność szybkiego wdrożenia nowego pracownika, a duża rotacja powoduje, że wiedza często ucieka z organizacji.

Stąd pojawia się dylemat, czy ponosić duże koszty znalezienia odpowiedniego kandydata na rynku, a później prawdopodobnie wyższe koszty jego wynagrodzenia, żeby ściągnąć go do firmy, czy zainwestować w rozwój obecnych pracowników? A jeśli tak, to w których i w jakich obszarach? Te pytania będzie sobie musiał zadać również niejeden kierownik projektu.

Zanim jednak odpowiemy sobie na te pytania, należałoby określić jakie kompetencje są potrzebne w danym zespole i jaki jest ich obecny poziom wśród zatrudnionych pracowników. Można zacząć od stworzenia matrycy kompetencji.

Czym jest matryca kompetencji?

Matryca kompetencji to narzędzie, które w sposób wizualny przedstawia umiejętności każdego z członków zespołu. Zazwyczaj w wierszach wypisane są nazwiska pracowników, a w kolumnach umiejętności. Na ich przecięciu zgodnie, z ustaloną skalą, zostaną ocenione kompetencje każdego z pracowników. Oczywiście kolumny i wiersze mogą być zamienione miejscami, w zależności od ilości kompetencji i pracowników. Ważne, żeby matryca była czytelna i wygodna w stosowaniu.

Jak zbudować matrycę kompetencji?

1. Znajdź kompetencje

Najlepiej jest zacząć od znalezienia wszystkich kompetencji niezbędnych do wykonywania codziennej pracy w Twoim zespole. Jest to bardzo ważny etap, jeśli nie najważniejszy. Po pierwsze trzeba spisać wszystkie umiejętności, które są niezbędne z punktu widzenia organizacji, po drugie powinny być one zrozumiałe dla wypełniającego. Ich nazwy powinny jednoznacznie wskazywać jakiej umiejętności dotyczą. Jeśli nie da się tego zrobić w sposób hasłowy, warto zrobić słowniczek lub standard określający, co kryje się pod poszczególną umiejętnością. Jeśli będzie ich dużo, warto je też pogrupować, aby ułatwić późniejsze odczytywanie informacji z matrycy.

Jakie kompetencje mogą znaleźć się na matrycy kompetencji? Mogą to być:

• umiejętności procesowe,
• umiejętności techniczne i znajomość programów komputerowych,
• umiejętności miękkie,
• posiadane poziomy certyfikatów,
• znajomość języków obcych,
• przyszłe/pożądane umiejętności, czyli takie, których obecnie nie ma w zespole, ale organizacja chce postawić na ich rozwój.

W zespołach procesowych ta lista będzie względnie stała i w znacznym stopniu będzie związana z procesami realizowanymi przez zespół. Zmienia się proces — dochodzą nowe zadania i umiejętności. Często na liście umiejętności będą występowały nazwy poszczególnych elementów procesów czy typów produktów. W dużej mierze zbieżne nazwy realizowanych procesów i umiejętności na liście ułatwią pracownikom wypełnienie matrycy.

W zespołach projektowych matryca może być bardziej ogólna — zawierająca umiejętności związane z zarządzaniem projektem wraz z umiejętnościami branżowymi lub dedykowana pod dany projekt.

Z kolei w zespołach, które bezpośrednio współpracują z klientami lub matrycach kompetencji dla osób zarządzających zespołami dużą rolę będą odgrywały umiejętności miękkie.

2. Stwórz skalę

Finalna matryca będzie jedynie wizualizacją. Muszą istnieć jasne standardy oceniania umiejętności, aby dane w niej przedstawione dało się porównywać. Jednym z nich jest skala.Przykładowe skale:

Skala 1:

• 0 – Brak umiejętności
• 1 – W trakcie nauki
• 2 – Pracuje pod asystą
• 3 – Pracuje samodzielnie
• 4 – Może nauczać innych

Skala 2:

• 0 – Nie potrafi wykonywać
• 1 – Uczy się – odbył szkolenie teoretyczne i praktyczne
• 2 – Potrzebuje wsparcia — potrafi samodzielnie rozwiązywać proste problemy, ale wymaga sprawdzenia
• 3 – Pracuje samodzielnie – jest w stanie poradzić sobie z większością sytuacji, wymagających danej umiejętności, rzadko potrzebuje wsparcia
• 4 – Może uczyć innych

Oprócz skali powinien istnieć jeszcze standard wykonywania danej czynności. Co oznacza, że pracownik wykonuje dane zadanie samodzielnie? Matryca jest jedynie wizualizacją. Zarówno ocena umiejętności, jak i sama umiejętność muszą być jednoznacznie opisane, tak żeby nie pozostawiały możliwości interpretacji. Bardzo trudno jest zmierzyć i porównać pracę dwóch różnych pracowników. Kiedy ustalimy jasne standardy, będzie to proste zarówno dla wypełniającego matrycę, jak i z niej korzystającego. Takim standardem może być instrukcja zawierająca sekwencję operacji lub czynności wraz z czasem wykonania