Jak skutecznie uczyć nowych pracowników?


W ostatnim czasie w wielu firmach zauważalna jest zwiększona rotacja pracowników. Oprócz dużych nakładów na znalezienie odpowiednich kandydatów pojawia się jeszcze problem związany z odpowiednim ich przeszkoleniem. Nie chodzi tylko o szybkie przekazanie wiedzy, ale zrobienie tego w taki sposób, aby nowy pracownik rozumiał co robi i jak najszybciej, w pełnym zakresie, podjął nowe obowiązki. Nikt nie chce pracować z ludźmi, którzy nie rozumieją tego, co robią, popełniają masę błędów i ciągle trzeba coś po nich poprawiać. Dotyczy to tak samo nowych pracowników obejmujących konkretną rolę, jak i szybkiego wdrożenia osób, które dołączają do bardziej doświadczonych zespołów projektowych.  

 

Jeśli rozpoczęliście już pracę zawodową, to na pewno na wstępie przechodziliście przez szereg szkoleń, które miały Was wdrożyć w nowe obowiązki. Mogły to być prezentacje prowadzone przez starszego stażem pracownika, warsztaty, filmy instruktażowe, szkolenia online czy instruktaż stanowiskowy. Każda z tych form angażuje inne zmysły i w różnym stopniu wpływa na rozumienie i zapamiętywanie informacji.

 

Osobiście niezbyt optymistycznie podchodzę do czytania instrukcji i standardów oraz przechodzenia przez kursy online czy filmy instruktażowe. Nie widzę po nich efektów, a moje odczucia potwierdza piramida (stożek) opracowana przez Dale’a. Dale uszeregował skuteczność zapamiętywania w zależności od rodzaju bodźców, które mu towarzyszą, a wartości procentowe zostały wyznaczone wiele lat później na podstawie badań.

piramida-uczenia-sie1

Rys.1 Stożek zapamiętywania Dale’a

Źródło: https://uczsieskuteczniej.files.wordpress.com/2011/01/piramida-uczenia-sie1.png

 

Przekazywanie wiedzy, które pobudza tylko jeden ze zmysłów, jak np. słuchanie, czytanie i patrzenie, jest najmniej efektywne. Znacznie lepiej działają metody, które angażują kilka zmysłów. Jednak najskuteczniejsze są te, które wymagają od uczącej się osoby podjęcia jakiegoś wysiłku. Chodzi tu o ćwiczenia warsztatowe i wykonywanie prawdziwej pracy oraz nauczanie innych. To właśnie szkolenie kogoś jest najskuteczniejszą metodą zapamiętywania. Podczas niej musimy podjąć znaczny wysiłek. Aby coś wytłumaczyć drugiej osobie, sami najpierw dokładnie musimy zapoznać się z tematem, a w przypadku braków, poszukać dodatkowych informacji.

 

TWI (ang. Training Within Industry), czyli szkolenia dla przemysłu, to program wspierający rozwój umiejętności zarządczych wśród doświadczonych pracowników operacyjnych oraz przełożonych niskiego i średniego szczebla. TWI powstało podczas II Wojny Światowej z potrzeby szybkiego i skutecznego zastąpienia setek tysięcy mężczyzn. Pracowali oni dotychczas głównie w przemyśle, lecz w każdej chwili mogli zostać powołani na front. Zastąpić ich miały osoby nie pracujące do tej pory w przemyśle, tj. kobiety, mężczyźni w wieku niepoborowym czy pracownicy administracyjni. Nie było to proste zadanie.

 

TWI stawia na rozwój doświadczonej kadry, a nie nowo zatrudnionych osób. Zakłada on, że każdy doświadczony pracownik ma wiedzę o pracy i zakresie odpowiedzialności oraz praktykę, którą zdobywał latami. Do bycia skutecznym nauczycielem brakuje natomiast umiejętności miękkich, takich jak:

  • instruowanie pracowników,
  • doskonalenie metod pracy (kaizen),
  • przywództwo.

TWI stawia na uzupełnienie kwalifikacji doświadczonych pracowników, aby to, co zdobywali latami, mogli w skuteczny i poprawny sposób przekazać nowym, mniej doświadczonym. Po II Wojnie Światowej program TWI trafił między innymi do Japonii, gdzie takie firmy jak Toyota czy Sanyo wykorzystały go już nie tylko jako metodę poprawiającą produktywność, ale wręcz kulturę pracy. Uważa się, że TWI było fundamentem przy tworzeniu Systemu Produkcyjnego Toyoty oraz później Lean Manufacturing.

 

TWI IP czyli instruktaż stanowiskowy

To tyle jeśli chodzi o główne założenie TWI. W tym poście opisuję szczegółowo jedną z metod, która wspiera doświadczonych pracowników w skutecznym przekazywaniu wiedzy nowym osobom. Chodzi tu o instruktaż stanowiskowy. Wiele osób z lepszymi lub gorszymi rezultatami przechodziła jakąś formę instruktażu stanowiskowego. Zazwyczaj odbywało się to po przyjściu do nowej pracy lub w przypadku zmiany stanowiska. Ktoś siada z nami i pokazuje jak powinno wykonywać się dane zadanie. Tak zwana ,,pokazówka’’ jest średnio efektywna. Dopóki sami na własnej skórze czegoś nie przećwiczymy, to się tego nie nauczymy.

 

KROK 1 – PRZYGOTUJ UCZNIA

  • stwórz swobodną atmosferę, która będzie wspierała naukę (Zadbaj o odpowiednią przestrzeń, brak presji czasu, gotowość do poświęcenia w pełni swojej uwagi na szkolenie.)
  • wyjaśnij uczniowi czego będziesz go uczył (Konkretnie powiedz czego będzie dotyczyło szkolenie: wysłania towaru X do miejsca Y, zrobienia raportu Z, przezbrojenia maszyny XYZ.)
  • dowiedz się co uczeń potrafi (Zadaj kilka pytań, które pomogą rozeznać się czy uczeń ma już jakieś doświadczenie w danym temacie.)
  • zainteresuj ucznia tym, czego będziesz go uczył (Opowiedz kilka ogólnych faktów dlaczego jest to stosowane, jakie korzyści daje, dlaczego powstało, co jest produktem końcowym procesu, którego będziesz uczył. Przede wszystkim nie zniechęcaj, nie mów, że jest to trudne lub nieciekawe.)
  • ustaw ucznia w odpowiedniej pozycji (Uczeń powinien mieć swobodny dostęp do narzędzi, które będziesz pokazywał.)

 

KROK 2 – ZAPREZENTUJ METODĘ

  • 1 tura – trener omawia metodę wyraźnie oddzielając każdy jej główny krok (Przed przystąpieniem do szkolenia należy najpierw samemu się przygotować, określić główne kroki i działania, które są podejmowane na każdym z nich, omawiane kroki można zanotować. Każdy krok powinien zostać wyraźnie od siebie oddzielone
  • 2 tura – trener omawia metodę podkreślając każdą wskazówkę (Jeszcze raz omawia się kolejne kroki, ale kładąc nacisk na wskazówki, które dotyczą każdego z nich. Wskazówka ma na celu pomóc uczniowi zapamiętać wszystkie informacje związane z tym, jak dany główny krok wykonać poprawnie. Główny krok odpowiada na pytanie: co się robi w danej metodzie, a wskazówka podpowiada jak to wykonać.)
  • 3 tura – trener omawia metodę objaśniając przyczyny występowania wskazówek (W tym kroku opisuje się przyczyny, które podkreślają dlaczego dana wskazówka jest tak istotna. Celem tego etapu jest uświadomienie ucznia dlaczego przestrzeganie i stosowanie wskazówek w danym głównym kroku jest ważne. Ma świadomość czym grozi nieprawidłowe wykonanie zadania.)
  • 4 tura – trener stosuje metodę w praktyce podkreślając przy tym główne kroki, wskazówki i przyczyny występowania wskazówek (Na tym etapie trener powinien zaprezentować uczniowi jak poprawnie wykonać dane zadanie w praktyce. Trener wykonując dane zadanie wymienia jednocześnie każdy główny krok, podkreślając w określonym momencie każdą wskazówkę i przyczynę występowania wskazówki.)

KROK 3 – SPRAWDŹ UCZNIA

  • 1 tura – uczeń omawia metodę podkreślając każdy główny krok (Uczeń sam wymienia każdy główny krok, podobnie jak to wcześniej zrobił trener. Jeżeli uczeń ma problemy z przypomnieniem sobie nazwy głównego kroku, trener naprowadza go.)
  • 2 tura – uczeń omawia metodę podkreślając każdą wskazówkę (Uczeń wymienia główne kroki, do których podaje wskazówki, może je również zapisać.)
  • 3 tura – uczeń omawia metodę objaśniając przyczyny występowania wskazówek (Uczeń do każdego kroku i wskazówki powinien podać przyczyny występowania danej wskazówki.)
  • 4 tura – uczeń stosuje metodę pod nadzorem trenera na zadanym przez niego przykładzie – trener poprawia błędy (Na przygotowanym stanowisku uczeń sam w praktyce powinien zaprezentować poprawne wykonanie danego zadania. Powinien przy tym wymienić dany główny krok, wskazówkę i wyjaśniając przyczynę występowania wskazówki. Pozwala to uczniowi na przełożenie wcześniej zdobytej wiedzy na praktykę.) 

 

KROK 4 – NADZORUJ UCZNIA

  • pozostaw ucznia samego,
  • wskaż do kogo ma się udać po pomoc,
  • sprawdzaj go często,
  • zachęcaj by zadawał pytania,
  • stopniowo zmniejszaj nadzór.

 

Celem tych prezentacji podczas standardowego instruktażu jest upewnienie się przez trenera, że uczeń nie tylko umie wykonać pracę, ale potrafi omówić wszystkie główne kroki, wskazówki i przyczyny występowania wskazówek. Podczas nauczania dowolnej metody uczeń nie jest w stanie jej omawiać razem z praktycznym użyciem, ponieważ najpierw musi zdobyć wiedzę, a dopiero potem może szlifować umiejętność jej wykorzystania w praktyce. TWI IP ma pozwolić na szybkie i skuteczne przeszkolenie pracownika z wybranej metody z naciskiem na praktyczne przećwiczenie jej przez ucznia.

 

Czy to rzeczywiście działa?

Po pierwsze, wdrożenie programu TWI poprawia takie kluczowe wskaźniki efektywności jak: bezpieczeństwo pracy, produktywność, jakość, czy awaryjność maszyn. Dowodzą tego wyniki z firmy Cooper Standard Automotive, gdzie w 20 fabrykach w Europie, dzięki programowi TWI, udało się osiągnąć:

 

  • zwiększenie produktywności pracy średnio o 17,55%,
  • zredukowanie poziomu braków średnio o 35,83%.

(Dane z 2017 roku pochodzące ze studium przypadku firmy Cooper Standard Automotive z Konferencji Lean Management)

 

Można postawić też sobie pytanie, ,,Czy dotychczasowy system szkoleń jest skuteczny?’’ Często pojawiającym pytaniem jest: ,,Po co mamy wdrożyć TWI IP, jeśli nasz system szkoleń jest dużo szybszy?’’. Wielokrotnie faktycznie te szkolenia są szybsze, tylko nie zawsze pracownik po otrzymaniu takiego szkolenia jest w pełni gotowy do samodzielnej pracy i potrzebuje pomocy przy jej wykonywaniu przez dłuższy czas. Może okazać się, że lepiej jest poświęcić trochę więcej czasu na sam element szkolenia, po to, żeby mieć pracownika, który wykonuje samodzielnie i świadomie pracę na danym stanowisku, a ostatecznie popełnia przy tym mniej błędów. W tabeli poniżej wymieniłam kilka najczęściej popełnianych błędów instruktażu i konsekwencji, które generują.

 

Błąd  instruktażuEfektWpływ
Instruowanie przez pokazywaniePracownik naśladuje czynności, nie wiedząc dlaczego należy je w ten sposób wykonywaćLiczne błędy, większa brakowość, długi czas szkolenia
Wiele teoretycznych informacji podanych jednocześniePracownik nie jest w stanie zapamiętać wszystkich informacji jednocześnieWydłużenie okresu nauki
Odesłanie do instrukcjiPracownik nie dowiaduje się o wskazówkach i przyczynach danego postępowaniaNiska wydajność pracy, dużo wątpliwości i błędów, brak umiejętności przewidywania skutków niestandardowych sytuacji, długi czas nauki.
Pomijanie wskazówekPracownik nie wie jak wykonywać zadania, zaczyna robić je “po swojemu”Dużo błędów, niska wydajność
Brak nadzoru po szkoleniuPraca “po swojemu”, niezgodna ze standardamiDużo błędów

 

A co w przypadku bardzo długotrwałych i skomplikowanych zadań? Najprościej jest po prostu podzielić je na kilka części. Nie będzie to powodować przeładowania materiałem u ucznia. Bardziej skuteczne jest przekazywanie wiedzy w mniejszych porcjach, w określonych odstępach czasu, niż podanie wszystkiego na raz. Z każdą kolejną porcją wiedzy uczeń będzie znajdował powiązania z tym, czego nauczył się do tej pory. Nieoceniona jest tu też rola snu, który pozwala na zaszufladkowanie poszczególnych informacji w naszej głowie. Dlatego też zamiast 4-godzinnego szkolenia jednego dnia (które będzie ciężkim przeżyciem zarówno dla trenera jaki i dla ucznia) lepiej jest podzielić materiał na dwie 2-godzinne sesje.

 

Podsumowanie

TWI IP jest kierowana głównie do brygadzistów i liderów zespołów, ale myślę, że przy obecnej rotacji stanowisk, coraz więcej osób będzie musiało nauczyć się w skuteczny sposób przekazywać swoją wiedzę i umiejętności. Przedstawiona metoda nie jest skomplikowana, a do tego pozwala połączyć wiedzę teoretyczną z praktyczną. Dodatkowo, dodając do tego elementy nauczania innych, maksymalizuje korzyści wynikające z nauki. Program TWI pozwala minimalizować skutki dużej rotacji pracowników, co w wielu firmach już teraz jest poważnym problemem generującym ogromne koszty. TWI IP, ze względu na swoją prostotę,  może być wykorzystywana również do wdrażania pracowników obcojęzycznych.

 

Jeśli interesują Was inne metody nauczania siebie i innych, dajcie znać. Chętnie przygotuję kolejny artykuł związany z tą tematyką 🙂  

 

Źródła:

https://leantrix.com/pl/o-twi/

https://leantrix.com/pl/skuteczne-efektywne-przekazywanie-wiedzy-zgodnie-metoda-twi-instruowanie-pracownikow/

Kotarski R., Włam się do mózgu, Altenberg, Warszawa 2017, s. 252-260.  


Dodaj komentarz