Czym jest Karta Projektu?

 

Karta projektu (Project Charter) to dokument, który formalnie zatwierdza istnienie projektu i zapewnia Kierownikowi uprawnienia pozwalające pozyskać i wykorzystać zasoby organizacji do działań projektu. Podpisuje ją sponsor lub inicjator projektu.

Wypełnij formularz i pobierz swoją kartę projektu

PLIKI!

Karta Projektu definiuje zasady współpracy między organizacją (zespołem) realizującym projekt, a zleceniodawcą. W przypadku projektów zewnętrznych Karta Projektu ma formalny charakter i może być załącznikiem do kontraktu. Natomiast w przypadku projektów wewnętrznych nie musi mieć tak formalnego charakteru. Może się jednak zdarzyć, że nawet w przypadku projektu wewnętrznego Karta Projektu będzie miała oficjalną i bardzo rozbudowaną strukturę. Wszystko zależy od specyfiki danego projektu.

Opracowanie Karty Projektu to jeden z elementów składających się na procesy zarządzania integracją projektu. Zatwierdzona Karta Projektu formalnie inicjuje rozpoczęcie projektu. Zaleca się, aby rolę Kierownika Projektu powołać najwcześniej jak to jest możliwe, najlepiej przed rozpoczęciem planowania. Ale czy to Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za stworzenie Karty Projektu? Otóż nie, autorem Karty Projektu powinien być sponsor lub inicjator projektu (czasem jest to jedna osoba), czyli ktoś, kto określa wymagania i przeznacza środki na realizację przedsięwzięcia. Jeśli Kierownik Projektu jest już powołany, to pożądane jest, również aby brał udział w przygotowaniu Karty Projektu, ale to nie jest jego główna rola. Sam dokument nadaje Kierownikowi uprawnienia pozwalające na planowanie i realizację projektu.

Opracowanie Karty Projektu oznacza:

• formalną rejestrację projektu,
• dokładne wyznaczenie punktu rozpoczęcia projektu oraz jego granic,
• możliwość formalnego zaakceptowania projektu oraz zobowiązania się do realizacji projektu przez kierownictwo wyższe.

Poziom szczegółowości wymagań w niej zawartych będzie różny w zależności od charakteru projektu. Duże znaczenie będzie miała tu wielkość i stopień skomplikowania projektu oraz wymagania prawne jakie są przed nim stawiane. W przypadku projektów budowlanych, które mają wielu interesariuszy, precyzyjne normy prawne i środowiskowe, które bezwzględnie muszę być spełnione, a także wiele etapów i pokaźny budżet, Karta Projektu będzie obszernym i formalnym dokumentem. Inaczej będzie w przypadku projektu zorganizowania konferencji czy innego wydarzenia, gdzie wymagania nie są już tak zerojedynkowe.

Karta Projektu może zawierać:

• uzasadnienie biznesowe,
• mierzalne cele projektu,
• ogólne wymagania,
• założenia i ograniczenia,
• ogólny opis i granice projektu,
• ogólny opis ryzyk,
• harmonogram kamieni milowych,
• zbiorczy budżet,
• listę interesariuszy,
• wymagania związane z zatwierdzeniem projektu, czyli jakie są miary sukcesu projektu,  kto ocenia czy zakończony projekt jest sukcesem oraz kto akceptuje (odbiera) rezultaty projektu,
• mianowanie kierownika projektu,
• mianowanie sponsora oraz określenie zakresu jego obowiązków i uprawnień.

Dlaczego przygotowanie Karty Projektu jest tak ważne?

Bardzo łatwo jest coś uzgodnić, zatwierdzić i rozpocząć pracę. Problem w tym, że po dwóch miesiącach nie będziemy pamiętali wielu szczegółów, a nawet całkiem ważnych ustaleń. Karta Projektu pełni rolę kontraktu między dwoma stronami (choć samym kontraktem nie jest). Zawiera informacje o rolach i obowiązkach poszczególnych osób czy instytucji. Z własnego doświadczenia powiem, że bardzo dużo problemów pojawia się, gdy nie ma jednoznacznie określonej jednostki np. zatwierdzającej jakiś etap lub mającej decyzyjność w kluczowych sprawach. Projekt zaczyna się wtedy sypać, a przynajmniej tymczasowo staje w miejscu. Gdy taki podział jest już uzgodniony na etapie inicjowania projektu, znacznie przyspiesza to prace na kolejnych.

Wymagania zawarte w Karcie projektu powinny być na tyle szczegółowe, aby umożliwić skuteczne planowanie projektu. Często zdarza się, że wydaje nam się, że rozumiemy to, co czytamy, gdy jednak przychodzi do odebrania projektu okazuje się, że oczekiwania Klienta i zespołu projektowego są diametralnie inne. Trochę jak taki głuchy telefon.

Grafika poniżej przedstawia zależność kosztu usunięcia błędu podczas wytwarzania systemu informatycznego a miejscem jego wykrycia i wystąpienia. Jest on tym większy, im dotyczy wcześniejszych etapów, tj. analizy projektu i opracowywania architektury oprogramowania i wzrasta w miarę trwania projektu. Największe koszty ponosi się, gdy nieprawidłowość zost