Czym jest Karta Projektu?


Karta projektu (Project Charter) to dokument, który formalnie zatwierdza istnienie projektu i zapewnia Kierownikowi uprawnienia pozwalające pozyskać i wykorzystać zasoby organizacji do działań projektu. Podpisuje ją sponsor lub inicjator projektu.

 

Karta Projektu definiuje zasady współpracy między organizacją (zespołem) realizującym projekt, a zleceniodawcą. W przypadku projektów zewnętrznych Karta Projektu ma formalny charakter i może być załącznikiem do kontraktu. Natomiast w przypadku projektów wewnętrznych nie musi mieć tak formalnego charakteru. Może się jednak zdarzyć, że nawet w przypadku projektu wewnętrznego Karta Projektu będzie miała oficjalną i bardzo rozbudowaną strukturę. Wszystko zależy od specyfiki danego projektu.

 

Opracowanie Karty Projektu to jeden z elementów składających się na procesy zarządzania integracją projektu. Zatwierdzona Karta Projektu formalnie inicjuje rozpoczęcie projektu. Zaleca się, aby rolę Kierownika Projektu powołać najwcześniej jak to jest możliwe, najlepiej przed rozpoczęciem planowania. Ale czy to Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za stworzenie Karty Projektu? Otóż nie, autorem Karty Projektu powinien być sponsor lub inicjator projektu (czasem jest to jedna osoba), czyli ktoś, kto określa wymagania i przeznacza środki na realizację przedsięwzięcia. Jeśli Kierownik Projektu jest już powołany, to pożądane jest, również aby brał udział w przygotowaniu Karty Projektu, ale to nie jest jego główna rola. Sam dokument nadaje Kierownikowi uprawnienia pozwalające na planowanie i realizację projektu.

 

Opracowanie Karty Projektu oznacza:

  • formalną rejestrację projektu,
  • dokładne wyznaczenie punktu rozpoczęcia projektu oraz jego granic,
  • możliwość formalnego zaakceptowania projektu oraz zobowiązania się do realizacji projektu przez kierownictwo wyższe.

 

Poziom szczegółowości wymagań w niej zawartych będzie różny w zależności od charakteru projektu. Duże znaczenie będzie miała tu wielkość i stopień skomplikowania projektu oraz wymagania prawne jakie są przed nim stawiane. W przypadku projektów budowlanych, które mają wielu interesariuszy, precyzyjne normy prawne i środowiskowe, które bezwzględnie muszę być spełnione, a także wiele etapów i pokaźny budżet, Karta Projektu będzie obszernym i formalnym dokumentem. Inaczej będzie w przypadku projektu zorganizowania konferencji czy innego wydarzenia, gdzie wymagania nie są już tak zerojedynkowe.

 

Karta Projektu może zawierać:

  • uzasadnienie biznesowe,
  • mierzalne cele projektu,
  • ogólne wymagania,
  • założenia i ograniczenia,
  • ogólny opis i granice projektu,
  • ogólny opis ryzyk,
  • harmonogram kamieni milowych,
  • zbiorczy budżet,
  • listę interesariuszy,
  • wymagania związane z zatwierdzeniem projektu, czyli jakie są miary sukcesu projektu,  kto ocenia czy zakończony projekt jest sukcesem oraz kto akceptuje (odbiera) rezultaty projektu,
  • mianowanie kierownika projektu,
  • mianowanie sponsora oraz określenie zakresu jego obowiązków i uprawnień.

 

Dlaczego przygotowanie Karty Projektu jest tak ważne?

 

Bardzo łatwo jest coś uzgodnić, zatwierdzić i rozpocząć pracę. Problem w tym, że po dwóch miesiącach nie będziemy pamiętali wielu szczegółów, a nawet całkiem ważnych ustaleń. Karta Projektu pełni rolę kontraktu między dwoma stronami (choć samym kontraktem nie jest). Zawiera informacje o rolach i obowiązkach poszczególnych osób czy instytucji. Z własnego doświadczenia powiem, że bardzo dużo problemów pojawia się, gdy nie ma jednoznacznie określonej jednostki np. zatwierdzającej jakiś etap lub mającej decyzyjność w kluczowych sprawach. Projekt zaczyna się wtedy sypać, a przynajmniej tymczasowo staje w miejscu. Gdy taki podział jest już uzgodniony na etapie inicjowania projektu, znacznie przyspiesza to prace na kolejnych.

Wymagania zawarte w Karcie projektu powinny być na tyle szczegółowe, aby umożliwić skuteczne planowanie projektu. Często zdarza się, że wydaje nam się, że rozumiemy to, co czytamy, gdy jednak przychodzi do odebrania projektu okazuje się, że oczekiwania Klienta i zespołu projektowego są diametralnie inne. Trochę jak taki głuchy telefon.

Grafika poniżej przedstawia zależność kosztu usunięcia błędu podczas wytwarzania systemu informatycznego a miejscem jego wykrycia i wystąpienia. Jest on tym większy, im dotyczy wcześniejszych etapów, tj. analizy projektu i opracowywania architektury oprogramowania i wzrasta w miarę trwania projektu. Największe koszty ponosi się, gdy nieprawidłowość zostanie zidentyfikowane dopiero na etapie użytkowania rozwiązania. Poważne błędy dotyczące np. nieprawidłowej identyfikacji potrzeb użytkownika ujawniają się dość wcześnie. Dlatego tak ważne, jest sumienne przygotowanie Karty Projektu i rzetelna analiza potrzeb Klienta zlecającego nam projekt. Nieporozumienia, które mogły być wyjaśnione podczas zbierania wymagań powodują ogromne koszty na etapie realizacji i zamykania projektu.

Poniżej przedstawiam wkłady, narzędzia i metody oraz rezultaty etapu opracowywania Karty Projektu, a także omawiam je bardziej szczegółowo.

Zestawienie (wykaz) zakresu prac projektu (Project Statement of Work) to opis wyrobów lub usług, które mają być dostarczone w ramach projektu. Nie jest on jednak uszczegółowiany już na tym etapie projektu, jednak im więcej szczegółowych informacji zawiera, tym łatwiej będzie planować i szacować projekt.

 

W przypadku projektów wewnętrznych sponsor (inicjator) przekazuje wykaz zakresu prac projektu, opracowany na podstawie potrzeb biznesowych i innych wymagań. W przypadku projektów zewnętrznych, wykaz prac można otrzymać od klienta jako część dokumentacji przetargowej lub części kontraktu. Wykaz zakresu prac projektu jako dokument to nie tylko zakres projektu. Wykaz zakresu prac projektu określa:  

  • potrzebę biznesową (business need),
  • opis zakresu produktu (product scope description),
  • plan strategiczny (strategic plan).

 

Uzasadnienie biznesowe (business case) jest kolejnym dokumentem niezbędnym do opracowania Karty Projektu. Przedstawia ono informacje potrzebne do tego, żeby z biznesowego punktu widzenia określić, czy poniesione nakłady mogą przynieść przewyższające je korzyści. Stanowi to podstawę do formalnej akceptacji projektów i zaangażowania zasobów w projekt.

 

Uzasadnienie biznesowe może być związane z wystąpieniem:

  • popytu rynkowego,
  • potrzebą związaną z działalnością organizacji,
  • zlecenia klienta,
  • postępu technologicznego,  
  • konieczności adaptacji do zmieniających się wymagań prawnych,
  • skutków ekologicznych,
  • potrzeb społecznych.

 

Kolejnym wkładem do Karty projektu są umowy, które mogą mieć charakter:

  • kontraktu,
  • protokołu ustaleń (memorandum of understanding),
  • gwarancji jakości świadczonych usług (service level agreements),
  • pisemnego porozumienia (letters of agreement),
  • listu intencyjnego (letters of intent),
  • porozumienia ustnego (verbal agreement),
  • listu elektronicznego (e-mail),
  • innej umowy pisemnej.

 

Czynniki środowiskowe prowadzonej działalności (Enterprise Environmental Factors) obejmują:

  • normy i przepisy ustawowe lub branżowe,
  • kulturę i strukturę organizacyjną,
  • uwarunkowania rynkowe.

 

Aktywa procesów organizacyjnych (Organizational Process Assets) to metody zarządzania projektami w projekcie. Obejmują one m.in. plany, procesy, zasady, procedury i bazy wiedzy stosowane w organizacji.

 

Podsumowanie

 

Przygotowana i zatwierdzona Karta Projektu stanowi wejście do Opracowania planu zarządzania projektem (Develop Project Management Plan). Jest ona więc najważniejszym dokumentem w projekcie. To w niej zawarte są informacje, które definiują projekt i główne role w projekcie. W razie jakichkolwiek wątpliwości na kolejnych etapach projektu zawsze wraca się do Karty Projektu. Tworzy ją sponsor lub inicjator projektu. Do najważniejszych funkcji Karty Projektu zaliczamy:

  • zdefiniowanie celu, zakresu projektu i warunków sukcesu projektu,
  • określenie ram czasowych projektu (rozpoczęcia i zakończenia),
  • określenie i  zarezerwowanie środków na realizację projektu,
  • formalną akceptację na rozpoczęcie projektu.

Specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy szablon Karty Projektu, który możesz pobrać, edytować i wykorzystać w swoim projekcie.

 

Plik do pobrania: KartaProjektu-szablon.docx

 

Źródła

  • A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide) – Fifth Edition, wyd. polskie, s.26, 59, 62-69.
  • Pietras P., Szmit M.: Zarządzanie Projektami. Wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza „Horyzont”, Łódź 2003, s.71.

 


Dodaj komentarz