Jak zrealizować prosty projekt?

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Cześć! Dzisiaj opowiem Ci jak zrobić prosty projekt. Mówiąc prosty projekt, mam na myśli przedsięwzięcie, które można wykonać wokoło miesiąc. Takie projekty można realizować mając własną działalność (np. zbudowanie newslettera i zebranie pierwszych 100 subskrybentów, stworzenie produktu cyfrowego) lub będą w organizacji studenckiej (np. zrobienie konferencji edukacyjnej).

Jak zrealizować prosty projekt?

Prosty projekt to tylko cztery etapy. Każdy z nich cechuje się czymś innym i każdy z nich jest obowiązkowy, więc proszę Cię, nie pomiń żadnego z nich:

Inicjowanie – to kluczowy etap. Tutaj tworzysz zarys wizji projektu, a przede wszystkim określasz silne powody jego realizacji. Jeżeli ten etap przychodzi Ci z trudem, to mocno zastanów się, czy jest sens ciągnąć ten projekt dalej.
Planowanie – w tym etapie zaplanuj dokładnie: co chcesz osiągnąć oraz z kim. Zbierz potrzebne zasoby, ludzi oraz stwórzcie konkretny harmonogram prac: co, kto i na kiedy zrobi.
Realizowanie, kontrolowanie i monitorowanie – w tym etapie pracujecie mocno nad produktami projektu, monitorujecie, czy wszystko jest ok i nanosicie poprawki do planów. Kontrolujecie również kamienie milowe.
Zamykanie – w tym etapie przekazujecie klientowi produkty projektu, kończycie dokumentację, podsumowujecie projekt, aby w przyszłości nie popełnić podobnych błędów i świętujecie zakończenie kolejnego udanego projektu.

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Inicjowanie – zacznij od początku

To najważniejszy etap. Tutaj wszystko się zaczyna i wszystko może się skończyć. W tej fazie zakończenie projektu jest najtańsze i najłatwiejsze. Jeżeli więc będziesz miał przesłanki, że ten projekt nie ma sensu lub nie jest dla Ciebie, zrezygnuj z niego. Jeżeli jednak chcesz zrobić projekt, to:

Weź pustą kartę projektu i zacznij ją wypełniać.
Znajdź pomysł na projekt. Opisz go i zdefiniuj jego cel. Użyj do tego metody SMART.
Stwórz wizję projektu, która będzie pobudzała Cię i innych do jego realizacji.
Porozmawiaj ze swoimi zwierzchnikami. Spraw, aby również im zależało na tym projekcie. Wsparcie zwierzchników jest bardzo ważne.
Określ również, co nie będzie zrobione w ramach tego projektu.
Zapoznaj się z historią innych podobnych projektów i zgromadź gdzieś tę wiedzę. Może Twoja organizacja robiła już coś podobnego.
Otrzymaj od zwierzchników pozwolenie na realizację projektu oraz budżet.

Planowanie – uporządkuj pracę

W tym etapie:

Zbierz zespół projektowy.
Zaplanujcie projekt:
1. Określcie precyzyjnie zakres projektu (oraz co nie będzie zrobione).
2. Rozbijcie go na czynniki pierwsze (skorzystajcie np. z WBS, burzy mózgów).
3. Ustalcie priorytety prac (użyjcie technik, np. MOSCOW, Zasada Pareto).
4. Podzielcie zadania na stosunkowo małe kawałki pracy.
5. Stwórzcie harmonogram prac. Określcie etapy i kamienie milowe.
Zróbcie plan ryzyk.
Przydzielcie zadania członkom zespołu.
Aktualizujcie Kartę projektu.

Realizowanie, kontrolowanie i monitorowanie – mądra praca, ale jednak praca

W tym etapie wytwórzcie produkty projektu:

Zabierzcie się do pracy.
Monitorujcie i kontrolujcie:
1. Postępy prac.
2. Pojawiające się ryzyka i szanse.
3. Środowisko i otoczenie projekty.
Aktualizujcie postępy w projekcie, raportujcie i zmieniajcie priorytety (jeżeli trzeba). Pamiętajcie o zasadzie Pareto.
Aktualizujcie Kartę projektu.
Trzymajcie w ryzach zakres projektu. Nie pozwólcie, aby pełzał i się rozrastał. Wiecie, co jest najważniejsze do zrobienia, i tego się trzymajcie. Resztę zróbcie, jak będziecie mieli jeszcze wolny czas i zasoby.

Zamykanie – spijanie śmietanki i pozmywanie naczyń

To ostatni etap projektu:

Dostarczcie produkty.
Podsumujcie i zakończcie projekt. Niech wszyscy zainteresowani wiedzą, że projekt został zakończony.
Zbierzcie informacje zwrotne (od zwierzchników, klienta, członków zespołu).
Zróbcie retrospektywę – zastanówcie się, jak lepiej mogliście zrobić ten projekt i co możecie zrobić teraz, aby lepiej realizować kolejne projekty.
Przygotujcie raporty i dokumentacje i przekażcie je odpowiednim osobom. Wszystko, co związane jest z projektem, zarchiwizujcie, aby kolejny projekt mógł czerpać wiedzę z waszego projektu.

Przydatne narzędzia i techniki w zarządzaniu projektami

Podczas realizacji prostego projektu proponuję skorzystać z następujących narzędzi i technik:

Aplikacja do zarządzania projektami, np. Asana.
Przestrzeń na dokumenty w chmurze: Google Drive / Dropbox, OneNote. Idealnie, jeżeli w chmurze można tworzyć te dokumenty (np. Google docs).
Narzędzie do komunikacji, np. Slack. Nie polecam Facebooka – on służy do czegoś innego (kradnięcia Twojego czasu).
Karta projektu – podstawowy dokument projektowy.
Regularne spotkania, aby zespół nie zapomniał, że projekt trwa i trzeba pracować. Regularne spotkania pomagają monitorować projekt i w miarę szybko reagować na
Narzędzie do generowania pomysłów, np. burza mózgów
Metody do ograniczania pracy: Zasada Pareto i MOSCOW.
Metoda do rozbijania pracy na mniejsze fragmenty, np. WBS, PBS
Metoda do dobrego określenia celu projektu, np. SMART (cel jest specyficzny, mierzalny, ambitny, realistyczny, terminowy).
Metoda do zebrania w jednym miejscu różnych danych i pokazanie relacji, np. mapa myśli.

Zakończenie

Zanim zaczniesz jakikolwiek projekt czy nowe przedsięwzięcie, zastanów się dobrze, czy chcesz je to robić. Jaka jest Twoja prawdziwa potrzeba, aby to zrobić. Określ dobrze cel tego projektu i potrzebne zasoby. Jeżeli masz rozpoczynać projekt, z którym będziesz walczył (bo nie masz na niego ochoty, czasu, etc.) to lepiej nie zaczynaj takiego projektu, tylko poszukaj czegoś innego.

Rozpoczynanie projektów, których nie kocha nawet jego kierownik, to droga do donikąd.

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! ZAPISUJE SIĘ! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉