Czy posiadasz umiejętności niezbędne Kierownikowi Projektu?

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Kierownik Projektu to rola, która wymaga wielu kompleksowych umiejętności. Z jednej strony musi on mieć dobrze rozwinięte umiejętności miękkie, by skutecznie pracować z ludźmi, z drugiej strony bez pakietu pewnych umiejętności technicznych często się nie obejdzie. Innych kompetencji będą wymagały projekty IT, trochę innych branża energetyczna, a jeszcze innych farmacja czy administracja samorządowa. Pewna wiedza związana z branżą będzie niezbędna, jednak tutaj chciałabym skupić się na uniwersalnych kompetencjach Kierownika Projektu, bez których się nie obejdzie w żadnym projekcie.

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Skuteczna komunikacja

Jest to najważniejsza z umiejętności Kierownika Projektu. Musi on umieć budować i zarządzać relacjami z zespołem projektowym, interesariuszami i klientem. Wszyscy oni powinni być informowani, zaangażowani i wspierani we wprowadzaniu zmian. Na komunikację wpływa wiele indywidualnych cech:

otwartość,
zaangażowanie,
komunikatywność,
empatia,
zdolności językowe (w języku ojczystym i często także angielskim),
efektywna komunikacja werbalna,
dobre pisanie,
precyzyjne wyrażanie swoich myśli.

Mogę śmiało powiedzieć, że jest to najważniejsza kompetencja Kierownika Projektu. Bez tego się nie obejdzie, albo będzie człowiekiem, z którym nikt już więcej nie chce pracować po pierwszym projekcie.

Umiejętności negocjacyjne

Z jednej strony wymaga się od Kierownika Projektu, by był otwarty i empatyczny w zjednywaniu sobie osób pełniących różne role, a z drugiej strony musi on być stanowczy w egzekwowaniu i negocjowaniu trudnych warunków projektu. Nie zawsze łatwo jest pogodzić te kompetencje, jednak obie te umiejętności będą niezbędne w tej roli. Środowisko projektowe jest bardzo zmienne i wraz ze zmieniającymi się warunkami, nadchodzi wiele sytuacji, w których trzeba wynegocjować nowe warunki realizacji projektu. Przydatna będzie tutaj znajomość technik negocjacyjnych, jak i naturalne predyspozycje i dobry zmysł obserwacyjny.

Zarządzanie ludźmi

Projekty są realizowane przez ludzi i to od dobrego lidera zależy, jak efektywnie będą one realizowane. Do zadań Kierownika Projektu należy m.in.:

dobór odpowiednich ludzi,
budowanie zespołu, w którym każdy z zaangażowaniem odgrywa swoją rolę i czuje się komfortowo,
delegowanie zadań i przypisywanie odpowiedzialności,
wsparcie zespołu,
motywowanie,
identyfikacja i rozwiązywanie problemów oraz konfliktów,
ocena wydajności i kompetencji członków zespołu.

Przywództwo

Oprócz skutecznego zarządzania ludźmi pożądane jest, aby Kierownik Projektu był liderem, za którym pójdą ludzie. Chodzi tu o:

inspirowanie innych,
tworzenie wizji / nadawanie kierunku,
motywowanie do działania,
jednoczenie ludzi wokół celu.

Wszystkie te działania mają na celu zwiększenie efektywności członków zespołu, danie im możliwości dostarczenia najlepszych rozwiązań i dostarczenia oczekiwanych rezultatów.

Zorientowanie na wyniki

Głównym zadaniem Kierownika Projektu jest realizacja projektu zgodnie z harmonogramem, w granicach ustalonego budżetu i zakresu. Często pozostawiają one bardzo małe marginesy na jakąkolwiek zmianę. Dlatego ciężko będzie zakończyć z sukcesem projekt bez zorientowania na wyniki, czyli umiejętności podjęcia środków, by zdobyć konkretny cel. Przydatne tutaj będą:

priorytetyzacja,
efektywne zarządzanie zadaniami,
stawianie celów i egzekwowanie wyników,
znajomość narzędzi do oceny stopnia realizacji projektu.

Umiejętność pracy pod presją czasu

Terminy kamieni milowych i zakończenia projektu wymagają osiągnięcia rezultatów projektu w konkretnym czasie. Niestety zdarzają się opóźnienia, zmiany w zakresie i różne nieoczekiwane zdarzenia. Wszystko to powoduje, że w projekcie będą zdarzały się momenty pracy pod presją czasu. Nawet w najlepiej zarządzanym projekcie praktycznie nie da się tego uniknąć. Umiejętność radzenia sobie z takimi sytuacjami, analizowanie ich i podejmowanie racjonalnych decyzji to kompetencje, które czasem mogą nawet przesądzić o sukcesie projektu. Tutaj duże znaczenie mają indywidualne predyspozycje, ale nie można bagatelizować też doświadczenia. Im więcej kryzysowych sytuacji przeżyliśmy w przeszłości, tym łatwiej będzie pracować pod presją czasu.

Znajomość metod i narzędzi zarządzania projektami

Obowiązki Kierownika Projektu związane z ogólnym zarządzaniem projektem to:

wdrażanie narzędzi, standardów, strategii, planów komunikacji itp.,
tworzenie i aktualizowanie dokumentacji projektu np. Karty Projektu,
raportowanie o postępach pracy,
monitorowanie budżetu i harmonogramu,
usprawnianie procesów realizacji projektu.

Wiele mówi się o kompetencjach miękkich Kierownika Projektu, które są niezmiernie ważne, ale czasem być może niewystarczająco doceniamy twardą wiedzę, jaką powinien mieć Kierownik Projektu. Czy ktoś, kto nic nie wie o zarządzaniu projektami, może być dobrym Kierownikiem Projektu? Oczywiście, … ale pod warunkiem, że ma naprawdę bardzo dobrze rozwinięte kompetencje miękkie i zdolności organizacyjne. Dla pozostałych, a szczególnie tych, co dopiero zaczynają przygodę z zarządzaniem projektami, znajomość narzędzi i metod zarządzania projektami będzie drogowskazem, ułatwieniem i przede wszystkim może pomóc uniknąć kosztownych błędów.

Nie zawsze będzie to oznaczało certyfikat XYZ. Narzędzia można poznawać, np. czytając blogi takie jak ten, książki poświęcone dobrym praktykom zarządzania projektami i biorąc udział w kursach i szkoleniach. A przede wszystkim wykorzystując je i testując na swoich małych prywatnych projektach.

Podsumowanie

Podsumowując, ważne, ale nie jedyne, kompetencje dobrego Kierownika Projektu to:

skuteczna komunikacja,
umiejętności negocjacyjne,
umiejętność zarządzania ludźmi,
przywództwo,
zorientowanie na wyniki,
umiejętność pracy pod presją czasu,
znajomość metod i narzędzi zarządzania projektami.

A jakie inne cechy uważasz za niezbędne w roli Kierownika Projektu? Napisz je proszę w komentarzu!

W panelu z prawej strony znajduje się formularz do naszego Newslettera. Jeśli jesteś tu pierwszy raz i zainteresowały Cię nasze posty, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie nie publikujemy!

Zobacz podobne wpisy:

Jeśli chcesz zadbać o rozwój kompetencji członków swojego zespołu, koniecznie zajrzyj do tego wpisu:

Matryca kompetencji – Skills matrix