Zarządzanie czasem – kalendarz

 

Podobno ludzie mają problem z uświadomieniem sobie, jak wiele mają czasu. Nie potrafią często poprawnie podać, ile zajmie im wykonanie konkretnego zadania (zadania, które nie jest rutynowe). Mózg ludzki nie rozumie, co oznacza 86 400 sekund.

Najlepszym znanym mi sposobem uświadomienia sobie zagadnienia czasu w naszym życiu jest kalendarz. Liczby i słowa w tym zagadnieniu nie przemawiają do mnie. Przemawia do mnie tylko ładny, czytelny kalendarz w postaci szachownicy. Opowiem Wam, jak przebiegała moja przygoda z kalendarzem.

Etap 1 – plan zajęć

Na samym początku mojej przygody z kalendarzem otrzymałem ze szkoły, a później z uczelni, plan zajęć. Było to pierwsze narzędzie systematyzujące moje życie. Od razu dodałem do niego moje treningi i w sumie tylko to. Cała reszta była całkowicie płynna, czasami wręcz ulotna.

Etap 2 – karteczki

W moim życiu z biegiem czasu zaczęło dziać się coraz więcej. Kolokwium w poniedziałek, piknik w środę. Jak zapanować nad tym wszystkim? Trzymanie tego w głowie nie sprawdza się, ponieważ bardzo łatwo o czymś zapomnieć. Co zatem robiłem? Zapisywałem, w zeszycie od danego przedmiotu, na kartkach. Kartki jednak zdarzało się gubić, a do zeszytu zapomniało się zajrzeć. Na szczęście wszystko miałem jeszcze w głowie, jednak od katastrofy byłem o włos. Zapiszę wszystko w jednym miejscu, pomyślałem.

Etap 3 – kalendarz papierowy

Na mojej uczelni można dostać kalendarz. Na drugim roku wziąłem jeden i zacząłem go używać. Wpisałem do niego wykłady, warsztaty i ćwiczenia. Potem wpisałem też różne spotkania. Używałem go całe dwa tygodnie. Dlaczego? Wpisując spotkanie, musiałem wracać na stronę z planem zajęć (papierowy kalendarz nie ma funkcji: wypełnij wszystkie wtorki tak samo). To jeszcze nie wszystko. Spotkania jak to spotkania odbywały się z ludźmi. A ludzie, jak to ludzie, coś im wypada, nie mogą przyjść, w skrócie: spotkania trzeba było przesuwać, odwoływać. Mój kalendarz nie wyglądał jak piękny obrazek, który ma usystematyzować moje życie. Mój kalendarz to był chaos, Z wieloma wykreślonymi spotkaniami, z kilkoma strzałkami. Używanie długopisów w kilku kolorach sprawiło tylko, że był to prawdziwy miszmasz. Szczerze nie polecam.

Etap 4 – kalendarz wirtualny

W Internecie można znaleźć bardzo wiele kalendarzy, takie, które możemy wydrukować, takie, które robią cuda i też takie proste. Czego ja szukałem? Zapisać kilka wydarzeń, zapisać wydarzenia, które powtarzają się i najważniejsze: mieć go zawsze przy sobie. Ze względu na niechęć do papierowego kalendarza, poszukałem w swoim otoczeniu czegoś, co zawsze miałem przy sobie. Telefon, to jest to! Nie chciałem jednak przywiązywać się mocno do jednego konkretnego rozwiązania. Chciałem coś uniwersalnego. Wolałem, aby używanie kalendarza możliwe było również z poziomu komputera. Padło na kalendarz webowy od Google’a, często będący od razu wgranym w telefon z Androidem. Umożliwia on utworzenie mi kilku kalendarzy, które mają różne kolory, tworzenie wydarzeń, które powtarzają się, przesuwanie tych wydarzeń, synchronizację z telefonem, podłączanie zewnętrznych źródeł oraz udostępnianie swojego kalendarza innym osobom. Przyznam szczerze, to był strzał w dziesiątkę.

Etap 5 – kalendarz wirtualny 2.0

Tak, ten punkt może być trochę zaskakujący. Co może być lepsze od kalendarza wirtualnego? Kalendarz, który robi jeszcze więcej, który jest nie tylko prywatny, ale wręcz łączy ludzi i inne systemy. W moim kalendarzu mam sporo wolnych miejsc. To nie znaczy, że wtedy nic nie robię. Biorę wtedy moją listę zadań do wykonania i je realizuję. Używam w swojej pracy techniki Pomodoro (opowiem o niej niebawem). Jednak patrząc na mój kalendarz, jeśli nie dodam do niego konkretnej pracy, to jest on tam niestety pusty. Mój wirtualny kalendarz mogę uzupełnić o kalendarz mojego zespołu i widzieć co on robi w odniesieniu do mojego kalendarza. Ten kalendarz mogę również zintegrować z różnymi komunikatorami. Ostatnio zrobiłem to ze Slackiem. W jednym kanale wyświetlam wszystkie wydarzenia z kalendarza zespołu. Tym sposobem wszyscy poinformowani są o wspólnych spotkaniach oraz zmianach ich atrybutów.

Etap 6 – poszukiwania

Jaki będzie kolejny etap? Nie wiem! Chcę się jednak rozwijać, usprawniać moje zarządzanie czasem, dlatego szukam. Jeśli macie jakieś dobre pomysły na usprawnienie pracy z kalendarzem, podzielcie się  proszę w komentarzach  😀 

Fot: https://www.pexels.com/photo/man-holding-pocket-watch-in-grayscale-160785/