Dwadzieścia znaczy osiemdziesiąt

Czy zastanawialiście się kiedyś nad efektami swojej pracy? Nad jej skutecznością? Podsumowując projekt po jego zakończeniu na pewno analizujecie czynności wykonane w jego trakcie. Niektóre z nich, z perspektywy czasu, mogą wam się wydawać bez sensu, zaś inne uznacie za konieczne, bez których projekt nie powiódłby się. Brnąc dalej pewnie zauważycie też, że rzeczy obowiązkowych jest znacznie mniej niż tych, z których mogliście zrezygnować lub na które mogliście poświęcić zdecydowanie mniej czasu.

Gdybyście mogli przewidzieć taki podział rzeczy, nie tylko zaoszczędzilibyście czas, ale i moglibyście skupić się na tych sprawach, które są naprawdę istotne dla projektu.

A gdyby to, o czym mówię, nie dotyczyło tylko zarządzania projektami?

Dawno temu pewien włoski ekonomista zauważył, że 80% bogactwa znajduje się w posiadaniu 20% społeczeństwa. Później, w połowie XX wieku, Amerykanin (teoretyk zarządzania) Joseph Juran dostrzegł tę zależność w innych dziedzinach życia, tworząc zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych” [1]  i nazywając ją nazwiskiem włoskiego ekonomisty. Tak powstała Zasada Pareto.

Zasada Pareto

Zasada Pareto mówi nam, że 20% starań przynosi 80% efektów. Czyli ta większość czynności, która jest uważana przez was jako strata czasu, to te 80% starań, które tak naprawdę stanowią niewielką część efektów. Czy, gdy przygotowujecie prezentację np. produktu, to zauważyliście tendencje, że już w krótkim czasie macie prawie wszystko co chcecie pokazać klientowi, a przez resztę czasu tak naprawdę szlifujecie i upiększacie? Lub, biorąc przykład z życia, czy przez większość czasu nie chodzicie ubrani w ułamek zawartości waszych szaf?

Dla sprostowania, zasada 20/80 (inna nazwa zasady Pareto), nie narzuca podziału 20/80, ale jest to średnia starań/efektów.

Stosując zasadę Pareto, możemy mądrze planować i zarządzać, skupiając się na tym, co naprawdę istotne. Oszczędzamy dzięki temu czas, zwiększając wydajność i efekty naszej pracy. Nie wydaje się to współgrać, prawda?

A jednak, pracując w dziale sprzedaży zorientujemy się, że większa część przychodu pochodzi tylko od kilku produktów. Będąc liderem, docenimy tych niewielu pracowników, odpowiedzialnych za większość wykonanej pracy, która przybliża zespół do sukcesu. Podczas zwykłego dnia pracy, 80% zadań wykonujemy w 20% czasu.

Pomimo prostoty zasady Pareto, dużo łatwiej jest ją dostrzec patrząc wstecz, niż planując rzeczy do przodu. Niemniej jednak wdrożenie jej do naszej pracy lub sama świadomość o jej istnieniu może przynieść wiele pozytywnych skutków.

Żródło:

• https://pl.wikipedia.org/wiki/Zasada_Pareta

Obrazy:

• Praca własna
• https://www.pexels.com/photo/asian-man-helping-friend-to-get-up-from-ground-5368943/