Jakie pytania powinieneś sobie zadać planując projekt?

Rozpoczynając projekt, prawie zawsze odczuwamy presję, by zabrać się natychmiast do pracy, ponieważ nie chcemy tracić czasu. Często nie wiemy, od czego mamy zacząć, jednak wiemy, iż największe szanse powodzenia osiągniemy, kiedy dokładnie zaplanujemy przebieg realizacji. Aby upewnić się, że dokładnie określiłeś pełny zakres w projekcie, odpowiedz na dziesięć poniższych pytań.

Jaki jest cel projektu?

Dobre określenie celu przyczynia się do efektywniejszego planu, łatwiejszej realizacji oraz większego zaangażowania i wydajności zespołu. Określ zatem pełny i jasny obraz sensu i wartości biznesowej projektu. Musisz uzmysłowić sobie, kto jest beneficjentem projektu i jaką wartość ma nadzieję osiągnąć. Co by się stało, gdyby projekt nie wypalił?

Kogo trzeba będzie zaangażować w realizację?

Już na samym początku trzeba ustalić, kogo angażujemy w projekt, by dokładnie zaplanować udział tych osób w odpowiednich etapach projektu. Zaangażowanie ich dość wcześnie zwiększa prawdopodobieństwo, że otrzymasz z ich strony większe wsparcie, a także będzie to dla nich sygnał, że cenisz i szanujesz ich pomoc. Określając grono osób, można podzielić ich na kategorie:

• Projektodawcy – osoby, na których potrzeby projekt jest realizowany.
• Wspierający – osoby mogące pomóc w udanej realizacji projektu.
• Obserwatorzy – osoby ogólnie zainteresowane projektem.

Jakie wyniki/rezultaty zamierzamy uzyskać?

Określ rezultaty, jakie masz nadzieje uzyskać w toku realizacji prac. Precyzyjnie opisz każdy produkt/usługę, która ma być owocem projektu. Zadbaj, aby rezultaty były mierzalne oraz posiadały zdefiniowane kryteria sukcesu.

Na jakie ograniczenia trzeba będzie zwrócić uwagę?

Musisz wiedzieć jakie informacje, procedury czy wytyczne będą stanowiły ograniczenie dla projektu. Znając te ograniczenia, będziesz mógł ograniczyć ich wpływ na projekt. Z projektami związane są dwa rodzaje obostrzeń:

• Ograniczenia – nakładane przez osoby  spoza zespołu projektowego.
• Potrzeby – wyznaczane przez Ciebie oraz członków zespołu.

Na jakich założeniach się opierasz?

Pamiętaj, aby dokumentować wszelkie założenia, na jakich opierają się Twoje rozwiązania. Każde z nich może być potencjalnym źródłem ryzyka, na które trzeba się przygotować z wyprzedzeniem. Należy również, wraz z opracowywaniem kolejnych części planu, aktualizować założenia, aby odzwierciedlały nową sytuację.

Jaki jest zakres koniecznych prac?

Na podstawie zakresu działań jesteś w stanie przydzielić zadania dla poszczególnych członków zespołu i opracować harmonogram projektu, a także oszacować wielkość zasobów oraz monitorować postępy.

Dla każdego działania określ:

• Zakres prac: procedury i kroki wymagane do jego zrealizowania.
• Środki realizacji: zasoby ludzkie, urządzenia, materiały, surowce, środki pieniężne oraz informacje.
• Oczekiwane rezultaty: produkty, usługi.
• Zależność: działania, jakie musisz ukończyć, zanim zaczniesz dane czynności, jak również działania, jakie będziesz mógł rozpocząć dopiero po jego zakończeniu.
• Czas trwania: czas, w jakim niezbędna jest realizacja działania.

Kiedy zaczynamy i kończymy poszczególne działania w projekcie?

W tym pomoże Ci szczegółowo przygotowany harmonogram z jasno określonymi czynnościami. Zawarte tam informacje pozwolą na precyzyjny przydział zadań członkom zespołu. Taki harmonogram posłuży również do monitorowania i kontrolowania prawidłowego przebiegu prac.

Kto będzie realizował projekt?

Dla każdej osoby, która będzie pracowała przy projekcie, określ:

• Imię Nazwisko lub Nazwę zajmowanego stanowiska, wiedzę i umiejętności, jakie posiada do realizacji zadań.
• Charakter ról, jakie osoba będzie pełnić w zadaniach wykonywanych wraz z innymi członkami zespołu oraz jak będą ze sobą koordynowane.
• Nakłady pracy, jakie dana osoba będzie musiała włożyć w zadanie.
• Dokładne terminy i godziny pracy przy projekcie.

Czy będą potrzebne inne zasoby?

Jakie urządzenia, pomieszczenia, budynki, usługi, materiały oraz fundusze będą potrzebne do realizacji projektu. Potwierdź z innymi członkami zespołu wielkość każdego z zasobów oraz czas przewidywany na ich wykorzystanie.

Co może pójść nie tak?

Zastanów się, co może przebiec niezgodnie z planem. Zdecyduj, jakie czynniki stanowią największe zagrożenie dla projektu i opracuj plan minimalizacji związanego z tym ryzyka.

 

Źródło: Project Management For Dummies, Stanley E. Portny
Fot. https://www.pexels.com/photo/adult-art-awakening-black-and-white-220210/