Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się jak usprawnić zarządzanie własnym czasem? Co sprawia, że wciąż brakuje nam doby na dokończenie spraw? Jak skategoryzować nasze zadania, żebyśmy byli bardziej skuteczni?
Generał oraz były prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight David Eisenhower miał na swojej głowie wiele spraw. Czuł odpowiedzialność za swoje działania, chciał je wszystkie kontrolować i zarządzać nimi jak najlepiej. Znalazł więc sposób na zwiększenie swojej efektywności poprzez ustalenie priorytetów dla poszczególnych zadań. Wymyślił macierz, jako narzędzie do zarządzania własnym czasem.
Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu
„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”-D.D. Eisenhower
Jego macierz przeszła do historii i jest do dzisiaj używana jako jeden z podstawowych narzędzi do zarządzania czasem. Jak widzimy, macierz dzieli się na 4 ćwiartki, które mają za zadanie grupować nasze obowiązki.
Ćwiartka I – PILNE i WAŻNE
W ćwiartce tej lokujemy sprawy najbardziej niecierpiące zwłoki, które powinny być zrobione „na wczoraj”. Najczęściej spadają tutaj czynności z ćwiartki II, niewykonane w odpowiednim terminie. Sprawą pilną i ważną może być na przykład nauka na jutrzejszy egzamin, którą odkładaliśmy od dwóch tygodni. Jest ona dla nas ważna, a przez odkładanie jej stała się również pilna. Do takich spraw należy również naprawa zepsutego nagle samochodu, który od dłuższego czasu dawał znać, że coś zaczyna się z nim dziać, czy też choroba spowodowana nieodpowiednim dbaniem o organizm. Czynności te musimy wykonać jak najszybciej, ponieważ ich niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje, w tym również nawał dodatkowej pracy.
Ćwiartka II – NIEPILNE i WAŻNE
Na tej ćwiartce powinniśmy skupić zawsze największą uwagę, gdyż tutaj lokujemy sprawy, które są dla nas ważne, ale mamy jeszcze czas, żeby racjonalnie rozplanować je w czasie. Wrzucamy tutaj sprawy związane z samodoskonaleniem, z budowaniem relacji z innymi, czy też organizacją i planowaniem ważnych spraw. Są to na przykład okresowe badania kontrolne, przegląd samochodu, planowanie budżetu, poprawianie swoich kwalifikacji zawodowych. Zaniedbane sprawy z ćwiartki II przechodzą do ćwiartki I, stając się pilne i wymagające natychmiastowego działania.
Ćwiartka III – PILNE i NIEWAŻNE
W ćwiartce III wykonujemy zadania ważne dla kogoś innego, a nie dla nas. Jest to na przykład nagła prośba znajomego o pomoc czy też odpisanie na wiadomości, które nie są dla nas ważne. Powinniśmy wykonywać je lub zlecać w drugiej kolejności, zaraz po zadaniach z ćwiartki I.
Ćwiartka IV – NIEPILNE i NIEWAŻNE
Jest to obszar tzw. ,,złodziei czasu”, czyli wszelkich działań, które powodują u nas marnotrawienie czasu. Nie są to sprawy dla nas istotne, więc najlepiej je ignorować. Przesiadywanie godzinami przed komputerem w przeglądaniu bezsensownych stron, oglądanie TV, granie w gry komputerowe tylko zabiera nam czas, który moglibyśmy poświęcić na sprawy naprawdę istotne.
Całkowite wyeliminowanie tej ćwiartki nie jest dobre, gdyż czasami potrzebujemy chwili, żeby rozluźnić nasz umysł, ale powinniśmy dążyć do tego, by ćwiartka IV zajmowała jak najmniej naszego czasu.
Macierz Eisenhowera nie jest idealnym narzędziem do zarządzania naszym czasem, lecz jest bardzo prosta i pomocna w życiu codziennym. Staniemy się o wiele bardziej efektywni, gdy zmienimy sposób myślenia i zaczniemy grupować nasze obowiązki w zaproponowany sposób. Jeśli zdajemy sobie sprawę jakie czynności są najbardziej wartościowe, możemy zaplanować nadchodzące dni tak, aby zagospodarować czas dla zadań decydujących o naszym sukcesie.
Najtrudniejsze w tym sposobie zarządzania czasem jest pogrupowanie naszych zadań, gdyż często mamy problem z odróżnieniem spraw pilnych i ważnych. Gdy już nam się to uda, powinniśmy pamiętać, że w głównej mierze powinniśmy skupiać się na zadaniach z ćwiartki II, ponieważ to ona skupia sprawy mające największy wpływ na nasze sukcesy życiowe i realizację celów. Jednocześnie powinniśmy ograniczyć jak tylko się da ćwiartkę IV, by nie zjadała za bardzo naszego cennego czasu.
Także do dzieła, bądźmy bardziej efektywni z Eisenhowerem!
Źródło:
Stephen R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania
Zdjęcia: