Jak szybko i nieskomplikowanie zarządzać sobą w czasie

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

Ostatnio Karol sporo pisał o zarządzaniu sobą w czasie i motywowaniu się do realizacji tego, co sobie zaplanujemy. Przyznam się, że już na samym początku się zdemotywowałam, bo moje planowanie nigdy nie było aż tak ustrukturyzowane. W dodatku lubię większą elastyczność w tym, czym będę zajmowała się danego dnia. I o ile w życiu prywatnym potrzebuję luzu, szczególnie gdy mam usiąść do pracy twórczej, to uzmysłowiłam sobie, że w pracy zawodowej stosuję zupełnie inne podejście, bardziej zadaniowe, które do tego jest naprawdę proste i co najważniejsze — działa.

Najprościej jest mi planować w tygodniowym horyzoncie czasowym. Do samego planowania wykorzystuję firmowy brulion kartek A4 i długopis. Czyli już na samym początku wykorzystuję to, co mam akurat pod ręką i nie mam żadnej wymówki, że nie mam potrzebnych narzędzi. Na środku kartki wypisuję kolejne dni tygodnia, pod każdym zostawiając trochę miejsca. Zajmuje to jakieś 10 sekund. Zapisanie całego tygodnia na jednej kartce znacznie ułatwia mi spojrzenie na cały tydzień jako całość i zamknięty przedział czasu.

Załóżmy, że dzisiaj jest poniedziałek. Bazując na harmonogramach projektów, poczcie i wcześniej wypisanych zadaniach uzupełniam listę zadań na najbliższy dzień. Dodaję te, które muszę zrobić danego dnia lub wiem, że wrócą do mnie w konkretnym terminie opierając swoją wiedzę na obowiązujących mnie harmonogramach. Pozwala mi to już na samym początku tygodnia zorientować się, w którym dniu będę najbardziej zajęta, lub będę musiała poprosić o pomoc, żeby jako członek zespołu dotrzymać terminów. Ułatwia mi to też priorytetyzację zadań, gdyż widzę, że niektóre zadania muszę koniecznie skończyć wcześniej, ponieważ są wejściem do kolejnych. Lubię stosować do tego pokazane poniżej listy, bo w łatwy sposób można oznaczać to, co zostało już zrobione.

Wypisałam kilka przykładowych zadań. Jak się zapewne domyślacie, wykonane zadania odznaczam. Z kolei zadania, które straciły na aktualności, przekreślam. Robię też tak w przypadku zadań, które chcę rozbić na kilka mniejszych oraz tych, których nie udało mi się zrobić danego dnia. Wygląda to mniej więcej tak, jak na obrazku poniżej. Staram się więc na koniec każdego dnia wyczyścić listę zadań poprzez ich wykonanie lub przeniesienie na inny dzień. Pracuję w połowie indywidualnie, w połowie zespołowo, więc zdarza się, że część moich zadań jest zlecana komuś lub ja przejmuję zadania innych w zależności od obłożenia poszczególnych osób.

Załóżmy, że w powyższym przykładzie nie udało mi się wykonać ostatniego zadania. Muszę więc przepisać je na wtorek, bo zakładam, że akurat tego zadania nikt za mnie nie może zrobić. Robię tak z każdym kolejnym dniem i kolejnymi zadaniami, które będę musiała zrobić. Podświadomie każdego dnia oczywiście wykorzystuję zasady priorytetyzacji i oszacowania czasu trwania zadań, bo wiem już ,ile czasu zajmują poszczególne czynności i jak bardzo są ważne, więc robię to niemal automatycznie.

Sposób, w jaki tworzę swój tygodniowy kalendarz, przypomina trochę uproszczony Bullet Journal. Jeśli nigdy nie słyszeliście o czymś takim, to szybko Wam wytłumaczę. Został on wymyślony przez Rydera Carrolla, projektanta mieszkającego na nowojorskim Brooklynie. Stworzył on metodę, w której do planowania wykorzystuje się samodzielnie zrobiony planner. Jest on dostosowany do osoby, która będzie go używać. W skrócie, jeśli nie możesz znaleźć gotowego kalendarza, który będzie ci odpowiadał, to zrób go sam ze zwykłego notatnika. Bullet Journal to system, który można dowolnie dostosowywać do swoich potrzeb. Kolejną zaletą jest to, że wszystkie swoje plany, pomysły i listy można trzymać w jednym miejscu. Tutaj znajdziecie różne plannery:

Jeśli chcecie zobaczyć jakie inne ciekawe formy może przybierać, to najprościej jest wpisać w wyszukiwarkę hasło “bullet journal”. Na pewno znajdziecie wiele pięknych i kolorowych plannerów. Czasami mam tylko wrażenie, że niektórzy z planowania w Bullet Journal robią sztukę dla samego efektu artystycznego, więc trzeba uważać, aby jego forma nie przyćmiła korzyści płynących z jego stosowania. Oczywiście moje zdolności artystyczne i kaligraficzne nie dorównują tym umieszczonym powyżej. Moja wersja jest więc bardzo minimalistyczna, ale spełnia dokładnie to, co od niej oczekuję. I o to w tym chodzi!

Sama forma, w jakiej planujemy swoje zadania, nie jest najważniejsza. Każdy może wypracować własną, ale jest jeden element, który nie może być pomijany przy dobrym planowaniu. Chodzi o przegląd tygodniowy. Co tydzień powinniśmy poświęcić kilka minut na zastanowienie się i odpowiedzenie na poniższe pytania:

Jakie wydarzenia nas czekają?
Jakie zadania mamy do wykonania?
Które zadania mają najwyższy priorytet?
Które zadania są zbędne?
Które zadania mogę oddelegować?
Jakie są powiązania między poszczególnymi zadaniami?
Jakie potencjalne problemy i ich konsekwencje mogą nas spotkać przy realizacji każdego z nich?

Takie podsumowanie naprawdę trwa jedynie 5-10 minut, a po kilkudniowej przerwie potrafi ułatwić wdrożenie się do zadań i uniknięcie sytuacji, w której zapomnimy o czymś ważnym. Dlaczego jest to takie kluczowe? Gdy nie robimy regularnych podsumowań, nie wiemy na jakim etapie jesteśmy. Ciężko jest wrócić w poniedziałek do pracy i przypomnieć sobie, co powinno się zrobić. Często trzeba też wracać do swojego planu, aby upewnić się, że na pewno o niczym nie zapomnieliśmy. W swoim tygodniowym planie mam wydzielone miejsce na zadania na następny tydzień. Część zadań zapisuję już w trakcie trwania tygodnia, a przy piątkowym podsumowaniu weryfikuję, czy nie straciły na aktualności. Często dopisuję do nich daty, aby w poniedziałek jeszcze łatwiej i szybciej wpisać je w plan na nowy tydzień.

Zaczynając robić podsumowania tygodniowe, nawet nie zauważyłam, kiedy na koniec dnia zaczęłam robić codzienne podsumowania. Stało się to bardzo naturalnie. Zajmują mi one zazwyczaj około minuty i sprawiają, że następnego dnia rano nie muszę się zastanawiać od czego powinnam zacząć swoją pracę. Ta jedna minuta poświęcona dzień wcześniej przekłada się na kwadrans oszczędności następnego dnia.

Polecam Wam bardzo artykuły Marcina Kwiecińskiego o przeglądach tygodniowych. Poniżej wstawiam fragment jednego z nich, w którym Marcin na własnym przykładzie testował, co się stanie, gdy przestanie się robić przeglądy tygodniowe. Pierwszy raz czytałam go chyba rok temu i na długo zapadły mi w pamięć słowa komentarza, że po dwóch tygodniach bez przeglądów tygodniowych, nie odważy się na rezygnację z kolejnego.

https://marcinkwiecinski.pl/2013/11/11/co-sie-dzieje-gdy-nie-wykonujesz-przegladu-tygodniowego/

Podsumowanie:

Do planowania nie potrzebujesz skomplikowanych aplikacji i rozbudowanych kalendarzy. Wystarczą Ci zasoby, które znajdziesz pod ręką.
Jeśli nie możesz znaleźć odpowiedniego narzędzia do planowania, zawsze możesz je zaprojektować.
Czasem mniej znaczy więcej. Upraszczaj swoje planowanie.
Nigdy nie zapominaj o przeglądach tygodniowych!