Monitorowanie prostego projektu – Szablon w arkuszu

 


W poście: W poszukiwaniu motywacji — Burn down chart, czyli jak obroniłem tytuł magistra opisałem moje narzędzie, które pomogło mi przygotować się do egzaminu. Jest to narzędzie, które umożliwia wykonanie krótkiego projektu z mniej więcej znaną liczbą zadań. Pozwala realizować zadania o podobnej czasochłonności z założeniem, że codziennie chcemy robić podobną ich liczbę. Dla mnie świetnie sprawdza się do nauki na egzamin, gdzie znany jest mi materiał (np. liczba pytań) oraz chcę robić regularnie powtórki. Niniejszy post zawiera: link do szablonu, demo prezentujące korzystanie z narzędzia oraz instrukcję jak przystosować je do swojego projektu. Zapraszam również do przeczytania postu W poszukiwaniu motywacji — Burn down chart, czyli jak obroniłem tytuł magistra, w którym znajduje się opis wykorzystania tego narzędzia w przygotowaniach do egzaminu.

1. Spis treści artykułu

  1. Spis treści artykułu
  2. Cel używania arkusza
  3. Link do szablonu
  4. Opis arkusza
    1. Zadania — opis
    2. Zadanie — zaznaczenie wykonania
    3. Parametry
    4. Parametry — przykładowe dane
    5. Wykres
  5. Przystosowanie projektu do swoich potrzeb
    1. Dodawanie zadań
    2. Usuwanie zadań
    3. Ustalanie daty końcowej
    4. Ustalanie daty początkowej
    5. Dodawanie dni
    6. Usuwanie dni
    7. Wolne weekendy
  6. Podsumowanie
  7. Źródła

 

2. Cel używania arkusza

Zacznijmy od początku. Nie od samego początku, ten jest w poście W poszukiwaniu motywacji — Burn down chart, czyli jak obroniłem tytuł magistra. Jaki cel spełnia to narzędzie? Dlaczego je stworzyłem, a nie skorzystałem z istniejącego (kartka papieru, Trello, Asana, Nozbe, i wiele, wiele innych)?

Warto użyć tego narzędzia, ponieważ:

  • Działa w chmurze, więc masz do niego dostęp z każdego urządzenia w każdym miejscu.
  • Działa w Google Arkusze, więc nie musisz instalować żadnej aplikacji (na telefonie potrzebujesz aplikacji do Google Arkusze).
  • Zwiększa motywację – na wykresie (wizualizacja postępów) łatwo zobaczyć, że zbliżamy się do zakończenia prac, w tabeli możemy przeczytać, że dzisiaj musimy zrobić tylko kilka zadań, aby osiągnąć założony cel.
  • Wszystkie zadania są w jednym miejscu, na jednej liście, uszeregowane od najważniejszego do najmniej ważnego. Nic nie zgubisz i będziesz robił to, co jest najważniejsze!
  • Praca została podzielona na dni, w których należy wykonać podobną liczbę zadań, masz zatem możliwość pracowania regularnie z podobnym obciążeniem.
  • Rozbija duży projekt na pojedyncze dni, przez co zmniejsza opór przed zabraniem się do tak dużego zadania. Umożliwia ,,zjadanie słonia po kawałku’’.

3. Link do szablonu

Link do szablonu: Szablon dla krótkiego projektu

Z szablonu możesz skorzystać klikając w powyższy link, a następnie kopiując otwarty arkuszdo swojego Google Drive’a.

4. Opis arkusza

 

Arkusz składa się z trzech obszarów: Na samej górze są parametry (wartości umożliwiające monitorowanie projektu oraz ustawienia projektu, jak np. zakres dat – tutaj nie należy nic zmieniać), pod parametrami są konkretne zadania do wykonania w ramach projektu (to je będziemy zmieniać), a po prawej stronie jest wykres prezentujący w wizualnej formie dane służące monitorowaniu (wykresu również nie powinniśmy edytować). Poniżej jest dokładniejszy opis tych trzech obszarów.

4.1. Zadania – opis

Jeśli chcesz szybko przetestować arkusz, otwórz go w swoim google drive (skorzystaj z linku zamieszczonego wyżej), zmień nazwy zadań na odpowiadające Tobie, a następnie wybierz zadanie, które chcesz oznaczyć jako wykonane i wpisz 1 w wierszu odpowiadającym temu zadaniu. Zauważyłeś, że zmienił się wykres oraz parametry projektu? Teraz opowiem Ci dokładnie, jak pracować z zadaniami.

Kolumna ’Zadanie jest listą wszystkich zadań. Na powyższym przykładzie jest to ‘’Zadanie 1’’, ‘’Zadanie 2’’, itd. Tę listę musisz sam uzupełnić, aby przystosować projekt do siebie.

Opowiem Ci jak to zrobić w dalszej części tego postu.

Kolumna Priorytet zawiera wartość priorytetu zadania. Umożliwia on sortowanie zadań. Ta wartość wyliczana jest automatycznie. Jest to iloczyn następnej kolumny (Ważności zadania) oraz informacji, czy zadanie zostało wykonane. Jeżeli zadanie jest wykonane, to Priorytet jest wartością ujemną, co pozwala później posortować zadania po Priorytecie i mieć na górze zadania o najwyższej ważności, które nie zostały jeszcze ukończone. Podsumowując, nie zmieniaj wartości w tej kolumnie. Jeżeli chcesz posortować zadania, to kliknij trzy kreski obok słowo priorytet i wybierz z rozwiniętej listy hasło: ‘’Sortuj Z -> A’’.

Kolumna Ważność oznacza jak ważne jest dla Ciebie zadanie w kontekście realizowanego projektu. Możesz mieć część zadań, które są bardzo ważne, a część mniej ważnych. Ustalenie ważności zadań pozwala skupić się na tych najważniejszych i robić je jak najszybciej. Im wyższa liczba, tym zadanie jest ważniejsze.

Przykładowo: jedziesz na wakacje. Zadanie: spakowanie biletów na pociąg jest dużo ważniejsze niż zabranie chusteczek higienicznych, więc spakowaniu biletów dajesz Wartość = 100, a zabraniu chusteczek tylko 5. Tym sposobem, jeżeli zabraknie Ci czasu na zrobienie wszystkich zadań, będziesz miał większe prawdopodobieństwo, że zabrałeś bilety, a nie chusteczki.

Kiedy znasz zasadę sortowania zadań, możesz dzięki temu ustalić zależności między zadaniami.

Przykładowo: Przed zapakowaniem czapki do torby, chcesz ją uprać. Dajesz więc upraniu czapi wartość = 100, zapakowaniu jej równą 50.

4.2. Zadanie – zaznaczenie wykonania

Za chwilę zaznaczymy wykonanie zadania “Zadanie 1” (oznaczone na żółto). Obecnie nie jest ono zrobione,  w swoim wierszu w kolumnach z odpowiadającym konkretnym datom.

Wykonanie zadania zaznaczamy poprzez wpisanie “1” w wierszu danego zadania w kolumnie o odpowiedniej dacie. Na poniższym przykładzie zostało zaznaczone wykonanie zadania “Zadanie 1” dnia 2018-01-10. Formuły przepisują tę “1” do kolejnych kolumn, poprawiają wykres oraz główne parametry.

Można zauważyć zmiany na wykresie:

  • Krzywa “Liczba wykonanych zadań” przyjęła wartość 1 (wcześniej było 0), ponieważ wykonaliśmy pierwsze zadanie.
  • Krzywa “Liczba zadań do zrobienia dzisiaj” obniżyła się o 1 jednostkę, ponieważ w tym projekcie do wykonania będziemy mieli jedno zadanie mniej (wcześniej ta krzywa nachodziła na krzywą “Średnia liczba zadań do zrobienia do dzisiaj”.
  • Krzywa “Liczba niewykonanych zadań” również obniżyła się o 1 jednostkę, ponieważ w tym projekcie liczba niewykonanych zadań zmniejszyła się o 1 (wcześniej ta krzywa prezentowała liczbę wszystkich zadań w projekcie).

 

Następnie przy słowie “Priorytet” (zakreślone na poniższym obrazku na żółto) klikamy w trzy kreski i wybieramy “Sortuj Z -> A”, tym sposobem na samej górze będziemy mieli zadania z najwyższym priorytetem, które nie zostały jeszcze wykonane. To sortowanie nie wpływa na wykres oraz parametry. Pozwala tylko szybko znaleźć najważniejsze i niewykonane jeszcze zadania.

4.3. Parametry

W opisywanym narzędziu zostały zdefiniowane parametry wspomagające monitorowanie projektu:

  1. Liczba wszystkich zadań – wartość informująca, ile wszystkich zadań zaplanowano do zrealizowania całego projektu
  2. Daty – Na powyższym obrazku w wierszu pierwszym począwszy od kolumny D do kolumny M widnieją daty. Odpowiadają one kolejnym dniom projektu. W kolumnie M jest data, kiedy projekt powinien zostać już ukończony. Tego dnia nie są wykonywane już żadne zadania.
  3. Liczba wykonanych zadań – liczba zadań, które zostały wykonane do danego dnia. W dniu zakończenia projektu ta liczba powinna być równa Liczbie wszystkich zadań.
  4. Liczba niewykonanych zadań – liczba zadań niewykonanych do danego dnia. W dniu zakończenia projektu ta liczba powinna być równa zero.
  5. Średnia liczba zadań do zrobienia do dzisiaj – liczba zadań, które należy wykonać do zadanego dnia włącznie. Dla dnia kończącego projekt ta liczba równa jest Liczbie wszystkich zadań. Liczone jest to w następujący sposób: brana jest liczba zadań w projekcie i dzielona przez liczbę dni (np. 20 zadań podzielić przez 10 dni daje 2 zadania na dzień). Każda komórka liczona jest od końca projektu, tzn. ostatniego dnia należy zrobić wszystkie zadania, przedostatniego dnia tyle, co następnego dnia minus średnia liczba zadań. I taka formuła wykorzystana jest we wszystkich dniach aż do początku projektu (w projektach, w których średnia wychodzi jako liczba niecałkowita, następują zaokrąglenia do liczby całkowitej i np. przez większość projektu trzeba codziennie wykonywać dwa zadania, a w niektóre trzy).
  6. Liczba zadań do zrobienia dzisiaj – jest to najważniejsza liczba. Informuje ile zadań powinniśmy dzisiaj wykonać, aby zrealizować cel (celem jest realizowanie codziennie mniej więcej tej samej liczby zadań). Jeżeli nie wykonamy jakiegoś zadania w dniu poprzednim, to przechodzi ono na dzisiaj.
  7. Dni do końca – liczba dni do końca projektu. Dla dnia, w którym jest koniec projektu, ta liczba równa jest zero.

4.4. Parametry – przykładowe dane

Omówmy przedstawione parametry na przykładowych danych zaprezentowanych na powyższym obrazku:

  1. Daty – projekt rozpoczyna się 10 stycznia (wiersz 1, kolumna D) i kończy 19 stycznia (wiersz 1, kolumna M). Projekt trwa 9 dni (w tym czasie realizowane są zadania, 19 stycznia jest dniem granicznym i do tego dnia wszystko powinno być już zrobione).
  2. Liczba wszystkich zadań – projekt zawiera 20 zadań (wiersz 1, kolumna C).
  3. Rozważmy teraz kolumnę G, czyli dzień 13 stycznia:
  • 1. Liczba wykonanych zadań – Do 13 stycznia zrobiono 3 zadania (wiersz 2, kolumna G).
  • 2. Liczba niewykonanych zadań – Do końca projektu od dnia 13 stycznia trzeba zrobić jeszcze 17 zadań (wiersz 3, kolumna G)
  • 3. Średnia liczba zadań do zrobienia do dzisiaj – Do 13 stycznia włącznie należało zrobić 8 zadań (aby zrealizować cel robienia codziennie podobnej liczby zadań) (wiersz 5, kolumna G).
  • 4. Liczba zadań do zrobienia dzisiaj – W celu nadgonienia zaległości w projekcie i wrócenia na wyznaczony tor (robienia codziennie podobnej liczby zadań), musimy zrobić 13 stycznia jeszcze 5 zadań (wiersz 6, kolumna G).
  • 5. Dni do końca – Do końca projektu zostało 6 dni (wiersz 7, kolumna G).

Na poniższym wykresie możesz zaobserwować:

  • Pozioma oś X (oś odciętych) reprezentuje kolejne dni projektu.
  • Pionowa oś Y (oś rzędnych) reprezentuje liczbę zadań.
  • Krzywa niebieska “Liczba wykonanych zadań” reprezentuje wykonanych do tej pory. Jeżeli jest ona pod żółtą krzywą danego dnia, oznacza to, że wykonaliśmy do tego dnia mniej zadań, niż nasz cel. Wraz z czasem krzywa ta powinna rosnąć i być równa lub wyżej niż krzywa żółta. Rośnięcie tej krzywej powinno motywować do pracy, ponieważ pokazuje, że coraz więcej zadań zostało ukończonych.
  • Krzywa czerwona “Liczba niewykonanych zadań” reprezentuje liczbę zadań, których jeszcze nie wykonaliśmy. Z czasem powinna ona zbliżać się do osi X. Zbliżaniem się do tej osi powinno motywować do pracy, ponieważ pokazuje, że zadań do zrobienia jest coraz mniej.
  • Krzywa żółta “Średnia liczba zadań do zrobienia do dzisiaj” reprezentuje liczbę zadań (wynikającą z założenia robienia codziennie podobnej liczby zadań), która jest naszym celem do danego dnia (jest to suma średnich z poprzednich dni i obecnego dnia).
  • Krzywa zielona “Liczba zadań do zrobienia dzisiaj” reprezentuje liczbę zadań, którą musimy dzisiaj wykonać, aby zrealizować cel zrobienia zaplanowanej liczby zadań do danego dnia. Ta krzywa powinna w przypadku, gdy osiągamy założony dzienny cel, pokrywać się z osią X.

Poniżej znajduje się obraz z powyższym wykresem oraz danymi, z których został on wygenerowany.

5. Przystosowanie projektu do swoich potrzeb,

Poniższy rysunek przedstawia pusty szablon projektu. Przystosujmy go do naszego projektu!

5.1. Dodawanie zadań

Dodanie nowego zadania polega na zrobieniu następujących kroków:

  1. Skopiujmy wiersz z ostatnim zadaniem – pozwoli nam to wykorzystać już zdefiniowane formuły. Przykładowo zaznaczmy wiersz 28 i skopiujmy jego zawartość do wiersza 29.

 

Widzimy, że zwiększyła się Liczba niewykonanych zadań (wiersz 3, kolumna D) oraz Liczba wszystkich zadań (wiersz 1, kolumna C). Zmienił się również wykres.

2. Zmieńmy opis zadania – poprawmy opis nowego zadania. Przykładowo: wpiszmy Nowe zadanie w kolumnie A w wierszu 29 zamieniając z Zadanie 20.

3. Zmieńmy wartość zadania – ustalmy, jak ważne jest nowe zadanie (dzięki niemu wyliczy się priorytet). Przykładowo: w wierszu 29 w kolumnie C wpiszmy 30 podmieniając 20.

Zauważ, że zaktualizowała się wartość w kolumnie priorytet dla tego zadania i wynosi teraz 30.

4. Sortowanie zadań – po dodaniu zadania sprawmy, aby najważniejsze zadania znalazły się na początku listy. Możemy to zrobić po dodaniu wszystkich zadań. Kliknijmy w 3 kreski obok słowa priorytet, wybierzmy Sortuj Z -> A i cieszmy się posiadaniem na początku listy najważniejszych zadań, które nie zostały jeszcze wykonane 🙂

5.2. Usuwanie zadań

Usuwanie zadań jest bardzo proste. Zaznaczmy wiersz, w którym jest zadanie do usunięcia, a następnie wybierzmy Usuń wiersz (klikamy na numer wiersza lewym przyciskiem myszy – zaznaczymy tak cały wiersz, klikamy następnie prawym przyciskiem myszy na numer wiersza i wybieramy Usuń wiersz). Wszystko powinno zadziałać! Na poniższym obrazku nie ma już zadania Nowe zadanie.

5.3. Ustalanie daty końcowej

Datę końcową ustalamy poprzez wpisanie odpowiedniej daty w 1 wierszu w ostatniej kolumnie, w której są dane. Zmiana tej daty zmienia wszystkie poprzednie daty włącznie z datą początkową projektu. Przykładowo na obrazku widać, że data końca projektu to 20 stycznia 2019 roku (wiersz 1 kolumna M).

5.4. Ustalanie daty początkowej

Data początkowa ustalana jest automatycznie na podstawie daty końca projektu oraz liczby dni projektowych. Aby ją zmienić należy zmienić datę końca projektu, następnie odjąć lub dodać dni projektowe.

5.5. Dodawanie dni

Dodanie dnia polega na zaznaczeniu dwóch kolumn: kolumny ostatniej zawierającej dane i przedostatniej kolumny, a następnie skopiowanie ich do ostatniej kolumny zawierającej dane (czyli nadpisanie ostatniej kolumny z danymi dwiema kopiowanymi kolumnami). Przykład powinien rozjaśnić sytuację. Na poniższym obrazku zaznaczono kolumnę M oraz L i skopiowano ją do schowka.

Następnie zaznaczono kolumnę M.

Wklejono kolumny ze schowka. Tym sposobem nasz projekt wydłużył się o jeden dzień (zobacz datę początkową projektu oraz zmianę na wykresie).

Wykres trochę zachodzi na dane z zadaniami, więc możemy go przesunąć.

Jeżeli chcemy dodać za jednym razem wiele dni, to zaznaczmy więcej dni ze środka projektu i wklejmy je kilka kolumn dalej niż koniec projektu (tak, aby nowe dni wypełniły puste kolumny).

5.6. Usuwanie dni

Usuwanie dni wygląda podobnie jak dodawanie nowego dnia. Zaznaczamy kolumnę z dniem ostatnim oraz następną.

Klikamy Kopiuj i zaznaczamy kolumnę z dniem przedostatnim.

I wklejamy. Nasz wykres wrócił do stanu sprzed dodania nowego dnia. Tak samo data początkowa wróciła do tamtego stanu.

Jeżeli chcemy usunąć wiele dni za jednym razem, to zaznaczmy wtedy kolumnę z ostatnim dniem oraz tyle pustych kolumn, ile dni chcemy usunąć i wklejmy je w kolumnę, którą chcemy uznać za nowy dzień końca projektu.

5.7. Wolne weekendy

Jeżeli chcemy, aby nasz projekt przewidywał dni, w których nie pracujemy, wystarczy zmienić wiersz pierwszy, w którym są daty. Należy wpisać je wszystkie ręcznie (możesz użyć przeciągania). Obecnie jest tam formuła, która odejmuje jeden dzień od następnej kolumny, stąd są wszystkie kolejne dni.

6. Podsumowanie

Mam nadzieję, że powyższy szablon przyda Ci się, a instrukcja ułatwi korzystanie z niego. Mam również nadzieję, że nawet jeśli nie skorzystasz z szablonu, to jednak zainspiruje Cię on do wykorzystania niektórych jego elementów, jak chociażby wykres spalania, sortowanie zadań od najważniejszych do najmniej ważnych czy regularne pracowanie nad realizacją projektu. Jeżeli coś jest niejasne lub masz jakieś pomysły na ulepszenie tego narzędzia, daj nam znać w komentarzu!

 

7. Źródła:

 


Dodaj komentarz

%d bloggers like this: