Dlaczego wielozadaniowość nie jest efektywna?

Przełom marca i kwietnia to dla mnie czas ustalania postanowień noworocznych. Może Was to zdziwi, ale u mnie nowego roku nie wyznacza kalendarz, ale raczej termometr i pozycja Słońca. Zazwyczaj dopiero po zmianie czasu na letni odczuwam przypływ energii i chęć wyrwania się z zimowego snu, zrobienia czegoś, czegokolwiek. Często to właśnie szara i zimna styczniowa aura wokół nas sprawia, że postanowienie noworoczne upadają szybciej niż zdążymy przekręcić kartkę kalendarza na luty.

Dlatego najczęściej stawiam sobie cele do realizacji w momencie kiedy realnie mogę się za nie zabrać. Ale tutaj często wpadam w inną pułapkę. Naładowana pozytywną energią zabieram się z entuzjazmem za wszystko naraz. W efekcie mam kilka rozgrzebanych pomysłów, których później nie mam siły doprowadzić do końca. Tą pułapką jest wielozadaniowość. Zła wielozadaniowość. Jak mówi Marek Kowalczyk: ZŁAWIEL!!!

Jak odróżnić złą wielozadaniowość od dobrej?

Marek Kowalczyk, który w dwa lata temu gościł w PMArcie na Konferencji Project Engineering 2016, narysował nam zależność efektywności od ilości otwartych tematów, czyli zadań i projektów, w które aktualnie jesteśmy zaangażowani.

Początkowo, wraz ze wzrostem ilości zadań realizowanych w tym samym czasie, nasza efektywność rośnie. Wykorzystujemy czas, kiedy czekamy na jakiś wkład od innych osób albo chwilowy brak pomysłów na rozwiązanie problemu, na który trafiliśmy. Czasem może być to część pracy, którą wykonuje ktoś inny, czasem informacja, której nam brakowało.

W pewnym momencie nasza efektywność jest w szczytowym punkcie. Zauważcie, że nie jest to żaden konkretny punkt, ale dość szeroki przedział. Jednak wraz ze wzrostem ilości zadań w toku, w pewnym momencie nasza efektywność drastycznie spada. Ciągle przeskakujemy z jednego projektu na drugi. Zostawiamy prawie skończone zadania, żeby nagle zająć się czymś innym, co w danym momencie jest według nas pilniejsze. Zamiast planować i realizować kolejne kamienie milowe, zaczynamy gasić pożary. W efekcie większość zadań jest rozpoczętych, nic nie jest skończone, a nas z jednej strony gonią terminy już rozpoczętych zadań, a z drugiej widmo kolejnych działań, które już powinniśmy rozpocząć. W efekcie dokładamy sobie jeszcze kolejne  zadania, a nasza efektywność spada na łeb, na szyję. Gotowy przepis na katastrofę.

W tej sytuacji mamy kilka wyjść:

1. Poprosić o pomoc i oddelegować część zadań do innych osób, a w tym czasie skończyć te najważniejsze albo najpilniejsze. To wyjście nie zawsze będzie możliwe do zrealizowania, ale jeśli tylko jest taka możliwość, to pozwoli nam to najszybciej wrócić do optymalnej pracy.
2. Tymczasowo zamrozić część działań i skupić się na kilku najważniejszych. Poszczególne projekty można realizować w myśl zasady kuli śniegowej. Jedno skończone zadanie lub projekt generuje pewną ilość dostępnego czasu, dzięki czemu na kolejne mamy go coraz więcej i najpierw powoli, a później coraz szybciej realizujemy kolejne zadania i projekty.
3. Zastanowić się nad priorytetami i na stałe porzucić część rozpoczętych projektów. W pracy zawodowej będzie to trudne, bo jesteśmy zobligowani do dostarczenia efektów swojej pracy. W życiu zawodowym w niektórych przypadkach będziemy zmuszeni podjąć decyzję o porzuceniu części naszych planów.

Podsumowanie

Dobra wielozadaniowość powoduje, że efektywnie wykorzystujemy luki między poszczególnymi działaniami. Zła, że wpadamy w spiralę zajmowania się wszystkim naraz i w efekcie marnujemy czas na przeskakiwanie między zadaniami, zamiast doprowadzeniu ich do końca.

A może Wy macie jakieś praktyczne rady, w jaki sposób eliminować złą wielozadaniowość?

Więcej o wielozadaniowości i doprowadzaniu projektów do końca na czas możecie poczytać na blogu Marka Kowalczyka.

Poniższe zdjęcie nie było zaplanowane. Zgadnijcie, kto przypalił kolację, bo w tym samym czasie pisał post o wadach wielozadaniowości?

Źródła: Praca własna