Pytania na egzaminy i kolokwia

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Zbliża się bardzo intensywny czas zaliczania kolokwiów, a później letnia sesja egzamiacyjna. Chcielibyśmy pomóc Wam się do nich przygotować. Do końca czerwca będziemy publikować odpowiedzi na podstawowe pytania związane z zarządzaniem projektami.

Wszystkie wpisy z tej serii:

1. Co to jest projekt, jakie ma szczególne cechy?

PMI definiuje projekt (przedsięwzięcie) jako tymczasową działalność podejmowaną w celu wytworzenia unikatowego wyrobu, dostarczenia unikatowej usługi bądź osiągnięcia unikatowego rezultatu. Tymczasowy charakter przedsięwzięć oznacza, że każde z nich ma określony początek i koniec. Projekt dobiega końca, gdy spełnione są jego cele.

Źródło: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, (praca zb.) Management Training & Development Center Sp. z o. o., Warszawa 2013, s. 3.

Trocki definiuje projekt jako niepowtarzalne przedsięwzięcie o wysokiej złożoności, określone w czasie – z wyróżnionym początkiem i końcem – wymagające zaangażowania pewnych środków (rzeczowych, ludzkich, finansowych, informacyjnych), realizowanych przez wysoko wykwalifikowanych ludzi, w sposób niezależny od prowadzonej działalności.

Źródło: Nowoczesne zarządzanie projektami, red. Trocki M., PWE, Warszawa 2012, s. 19.

Na podstawie poniższej definicji można wskazać cechy, które charakteryzują projekt:

niepowtarzalność, unikatowość;
złożoność;
interdyscyplinarność;
dążenie do realizacji określonego celu;
określoność w czasie, tymczasowość;
zespołowa realizacja.

2. Co może być efektem projektu?

W każdym projekcie powstaje unikatowy wyrób, usługa lub rezultat. Produkt projektu może mieć charakter materialny lub niematerialny. […]

W wyniku projektu możemy otrzymać:

Wyrób, który może stanowić element składowy produktu końcowego, być modyfikacją lub usprawnieniem istniejącego wyrobu lub sam w sobie być produktem końcowym.
Usługę lub zdolność wykonywania usługi (na przykład funkcję biznesową wspierającą produkcję lub dystrybucję).
Usprawnienie istniejącego wyrobu lub usługi […].
Rezultat czyli określony wynik bądź dokument. […]

Źródło: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, (praca zb.) Management Training & Development Center Sp. z o. o., Warszawa 2013, s. 3-4.

Przykłady projektów:

stworzenie produktu lub usługi np. aplikacji mobilnej, grafiki dla Klienta, przeprowadzenie renowacji dzieła sztuki, itd.
wprowadzenie zmian w procesach i strukturze organizacyjnej firmy,
zmiana grafiki na opakowaniu produktu
budowa budynku lub innego obiektu infrastruktury,
wdrożenie, usprawnienie lub poszerzenie procesów i procedur biznesowych zmiana procesów dostarczania usług, połącznie lub rozdzielenie zespołów i ich procesów, wdrożenie nowego systemu magazynowego itd.
przeniesienie firmy do nowej lokalizacji,
przeprowadzenie serii szkoleń dla pracowników,
organizacja wesela, wieczoru panieńskiego/kawalerskiego, wakacji itp.

3. Kryteria klasyfikacji projektów

Trocki przedstawił chyba najlepszy podział projektów jaki widziałam kiedykolwiek w literaturze źródłowej. Poniżej zamieszczam tabelę, którą wykorzystałam także w mojej pracy magisterskiej.

Kryterium klasyfikacji	Rodzaje projektów	Charakterystyka
Cel, specyfika projektu	rozwojowe	Związane z rozwojem organizacji np. wdrożenie nowego produktu, procesu, technologii, mających zapewnić przewagę konkurencyjną.
	odtworzeniowe	Niezbędne dla utrzymania bieżącej działalności, obniżenia jej kosztów.
	dostosowawcze	Związane z dostosowaniem organizacji do zmieniających się wymagań prawnych.
	badawczo-rozwojowe	Obejmują prace badawcze nastawione na zastosowanie opracowanej wiedzy w praktyce. Ukierunkowane głównie na tworzenie nowych technologii i produktów.
	naukowo-badawcze	Obejmują prace naukowe i doświadczane, które mają dostarczyć nowatorskie działania. Ich celem jest zdobycie nowej wiedzy.
	marketingowe	Utrzymanie lub poprawa pozycji rynkowej, zdobycie nowego rynku, zmiana postrzegania organizacji przez Klientów.
	społeczne	Realizowane w celu polepszenia funkcjonowania społeczeństwa lub zmiany stosunków społecznych.
Znaczenie dla organizacji	strategiczne	Projekty, których skutki są długofalowe, działania odnoszą się do całej organizacji np. zmiana profilu działalności.
	taktyczne	Projekty przynoszące korzyści średniookresowe, odnoszące się do większości jednostek w organizacji np. zmiana systemu produkcyjno-logistycznego.
	operacyjne	Projekty o krótkookresowych skutkach, mające wpływ na wybrane jednostki organizacji np. zmiana dostawców.
Znaczenie praktyczne	priorytetowe	Projekty o istotnym znaczeniu dla działalności organizacji.
	prestiżowe	Poprawiające wizerunek organizacji wśród Klientów
	z wysoką stopą zwrotu	Projekty dające wysoki zwrot z poniesionej inwestycji.
	modne	Projekty, których realizacja wynika z tendencji widocznych na rynku i chęci ich naśladowania.
Obszar działalności	inwestycyjne	Projekty związane z ponoszeniem nakładów, których celem jest tworzenie lub powiększanie środków trwałych w organizacji.
	organizacyjne	Związane ze zmianą sposobu działania organizacji.
	rozwojowe (biznesowe)	Mające na celu zwiększenie zakresu działalności organizacji poprzez poszerzenie asortymentu produktów i usług, zdobycie nowych rynków, współpracę z innymi organizacjami.
	techniczne	Związane z realizacją procesów technologicznych w organizacji.
Wzajemne powiązania	niezależne	Projekty, które mogą być realizowane niezależnie od siebie, w tym samym czasie.
	komplementarne	Projekty powiązane ze sobą aspektami strategicznymi lub technologicznymi. Mogą przyjmować charakter projektu głównego i kilku projektów wspierających.
	wykluczające się	Kilka projektów, z których tylko jeden może zostać zrealizowany.
Rozmiar	duże (wielkie)	Projekty wymagające usług wielu wykonawców, składające się ze złożonych zadań, o dużym budżecie, a także o długim okresie realizacji (zwykle powyżej roku).
	średnie	Projekty realizujące zadania o średniej złożoności i wielkości budżetu. Czas realizacji zwykle nie przekracza roku.
	małe	Projektu realizujące zadania o niedużym stopniu złożoności i niewielkim budżecie, a także niewielkiej liczbie wykonawców. Okres realizacji nie przekracza zwykle kilku miesięcy.
Rodzaju rezultatu	„twarde” – zorientowane obiektowo	Rezultatem projektu są obiekty materialne, które dają się określić ilościowo i jakościowo np. produkty, budynki, systemy techniczne.
Rodzaju rezultatu	„miękkie” – zorientowane procesowe	Rezultaty projektu mają postać niematerialną np. usprawnienie procesu, zdobycie umiejętności.
Pochodzenie	zewnętrzne	Zlecane przez Klientów zewnętrznych w celu zaspokojenia ich potrzeb.
Pochodzenie	wewnętrzne	Zlecone przez kierownictwo organizacji w celu jej rozwoju, obniżenia kosztów działalności, zwiększenia konkurencyjności, dostosowania się do warunków prawnych itp.
Innowacyjność	o wysokim stopniu innowacyjności	Nowatorskie na skalę światową lub w dziedzinie będącej przedmiotem projektu. Brak realizacji podobnych projektów przez zespół projektowy.
Innowacyjność	o niskim stopniu innowacyjności	Realizacja podobnych projektów do tych istniejących na rynku. Występuje możliwość realizacji podobnych projektów do tych, które były prowadzone w przeszłości przez zespół projektowy.
Zasięg	wewnątrzorganizacyjne	Projekty mające wpływ na działalność organizacji.
	lokalne	Projekty mające wpływ na najbliższe otoczenie, którym działa organizacja.
	krajowe	Projekty o zasięgu krajowym.
	międzynarodowe	Projekty o zasięgu co najmniej dwóch państw.
	globalne	Projekty o zasięgu międzynarodowym i międzykontynentalnym, uwzględniające różnice kulturowe i różne strefy czasowe.

Żródło: Nowoczesne zarzadzanie projektami, red. M. Trocki, PWE, Warszawa 2012, s. 23-26; Łada M., Kozarkiewicz-Chlebowska A.: Podstawy controllingu projektów, Centrum Badań nad Projektami, Kraków 2005, s. 13-16; Zarządzanie projektami w organizacji, red. Janasz K., Wiśniewska J., Diffin, Warszawa 2014 s. 63-65.

4. Co to jest portfel i program projektu? Jaka jest relacja między nimi a projektem?

Portfel projektów jest zbiorem projektów i programów realizujących cel strategiczny firmy. Składają się na niego projekty i programy projektów, które z kolei mogą składać się z programów niższego rzędu (podprogramów) i projektów realizujących cele danego programu.

Program to grupa powiązanych ze sobą projektów i programów niższego rzędu oraz działań dotyczących całego programu, zarządzanych w skoordynowany sposób, co pozwala uzyskać korzyści, jakich nie dałoby zarządzanie każdym z tych komponentów z osobna. Programy mogą zawierać w sobie elementy prac wykraczających poza zakres projektów składających się na program, które pozwalają zarządzać programem w skoordynowany sposób.

Źródło: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, (praca zb.) Management Training & Development Center Sp. z o. o., Warszawa 2013, s. 4-9.

Zależności te przedstawiono na rysunku poniżej:

W następnych wpisach będziemy omawiać kolejne zagadnienia związane z zarządzaniem projetami. Jeśli chcecie, żebyśmy odpowiedzieli na wasze pytania, napiszcie je w komentarzu.