Macierz odpowiedzialności RACI (RASCI)

W języku polskim termin “być odpowiedzialnym” ma bardzo negatywny wydźwięk. Zazwyczaj kojarzy się z tym, że ja będąc odpowiedzialna za dane zadanie/projekt, nie tylko będę musiała je zrobić, ale też poniosę konsekwencje za opóźnienia, jakość wykonania i ewentualne błędy.

Dlatego nikt nie chce być Kierownikiem Projektu. Nikt nie chce być “odpowiedzialny” za projekt. Każdy woli być wykonawcą, który zrobi swoją część, następnie odetnie się i przejdzie do kolejnego projektu. I to jest problem nie tylko organizacji studenckich, ale również środowiska pracy. Stosunkowo łatwo jest znaleźć członków zespołu projektowego. Dużo osób chce brać udział w projektach, szczególnie w ciekawych i innowacyjnych projektach. Natomiast bardzo trudno jest znaleźć osobę, która będzie “odpowiedzialna za projekt”.

W tym poście opowiadam o narzędziu, które może pomóc podzielić odpowiedzialność za zadania w projekcie i odciążyć Kierownika Projektu oraz da możliwość egzekwowania tej odpowiedzialności od członków zespołu projektowego.

Tym narzędziem jest macierz odpowiedzialności RACI (RASCI). Jest to mapa odpowiedzialności i ról w procesie, ale równie dobrze może znaleźć zastosowanie także, przy określaniu odpowiedzialności i ról w projekcie.

Na czym polega macierz RACI (RASCI)?

• RESPONSIBLE – opisuje osobę, która jest odpowiedzialna za wykonanie zadania (za dany proces) i rezultat (produkt). Jej rolą jest upewnienie się, że temat zostanie podniesiony i akcje z nim związane zostaną podjęte.
• ACCOUNTABLE – to osoba, która zatwierdzi czy to, co zostało zrobione, jest zgodnie z oczekiwaniami i wymaganiami.
• SUPPORT – osoba, które wykonują pracę.
• CONSULT – osoba, która nie wykonuje konkretnej pracy, ale posiada wiedzę i może poświęcić trochę czasu na dostarczenie informacji niezbędnych do wykonania danego zadania. Będą to też ludzie, którzy pozwolą zweryfikować czy to, co chcesz zrobić, jest w ogóle wykonalne i są niezbędne do tego zasoby.
• INFORM – osoby, które mają być poinformowane o zmianach statusu zadania. Często będę to inne zespoły, na których procesy ta zmiana może wpłynąć.

Jak krok po kroku przygotować macierz odpowiedzialności?

Krok 1

Określ procesy / zadania, które wymagają macierzy odpowiedzialności.

Krok 2

Określ czynności związane z tymi zadaniami i związane z nimi role. Nie przy każdym zadaniu będą wykorzystane wszystkie role.

Krok 3

Dla każdego działania przypisz odpowiednią osobę i rolę R, A, S, C, I. Zapisz to w formie tabeli. Można ją wykonać na dwa sposoby:

W przypadku dużego zespołu i wielu osób, na które będzie wpływał projekt, wygodniejsza i czytelniejsza może okazać się tablica w takiej formie, gdzie role będą wpisane w nagłówku, a osoby w komórkach:

Krok 4

Zweryfikuj poprawność macierzy. Sprawdź, czy każde zadanie posiada wykonawcę i osobę pełniącą rolę zatwierdzającego oraz sprawdź, czy każde zadanie jest akceptowane jedynie przez jedną osobę. Rozwiąż konfliktowe przydziały zadań.

Krok 5

Upewnij się, że wszystkie role rozumieją ich wymagania i są zdolne do dostarczania informacji / zasobów / pracy do nich przydzielonych. Wstępnie macierz odpowiedzialności powinna zostać zaakceptowana przed uruchomieniem projektu, po zidentyfikowaniu zadań.

Zalety używania macierzy RACI (RASCI)

Używanie tej matrycy ma wiele korzyści:

• Daje realny obraz potrzebnych zasobów i pozwala sprawdzić, czy dysponujesz wystarczającą ilością zasobów dla danego projektu.
• Zapewnia jasność co do tego, jakie są oczekiwania oraz wobec kogo.
• Pozwala na uniknięcie powielania obowiązków i wzmacnia efektywność.Pomaga upewnić się, że żadne zadanie nie jest pominięte, a wszystkie zasoby dobrze rozdysponowane.
• Pozwala śledzić proces akceptacji i podejmowania decyzji.
• Usprawnia komunikację.
• Jest łatwe do wprowadzenia i może być stosowane do monitorowania wszystkich aktywności.
• Pomaga zidentyfikować też osoby, które nie są członkami projektu, ale wpływają i są pod wpływem działań odbywających się w projekcie.
• Dzięki funkcji osoby informowanej jako równie ważnej, co pozostałe, podnosi jakość komunikacji pomiędzy osobami obsadzonymi w poszczególnych rolach.

Kiedy RACI (RASCI) może się sprawdzić?

Zdarza się, że w projekcie pojawi się jakieś niechciane zadanie. Często nie jest ono nawet trudne, ale jest słabo określone i nieprecyzyjnie opisane, albo wymaga skonsultowania wymagań z wieloma osobami, reprezentującymi różne potrzeby i wymagania. Takie zadanie jest zazwyczaj spychane albo pomijane, aż w końcu Kierownik Projektu wyznacza kogoś do jego wykonania lub robi je sam. W projekcie, w którym może być więcej podobnych zadań, warto zastosować macierz odpowiedzialności i ją egzekwować.

RACI (RASCI) sprawdzi się też w przypadku projektów, w których występują problemy z komunikacją. Nie wiadomo, kto jest, za co odpowiedzialny i do kogo można zwrócić się o pomoc.

Wykorzystywanie macierzy odpowiedzialności może pomóc też w projektach, w których różne zadania będą odbierane przez różnych klientów. Warto już na samym początku projektu określić, do kogo będą wysyłane rezultaty poszczególnych etapów projektu. Naprawdę oszczędzi to mnóstwo czasu jeśli poszczególne role zostaną wcześniej określone.

Unikniemy sytuacji, w której osoba, która powinna być jedynie informowana, cały czas zgłasza uwagi do zakresu poszczególnych zadań. Może to wywołać wiele pętli informacyjnych, ponieważ wprowadzenie zmiany do zakresu spowoduje konieczność akceptacji jej u innych osób. Inną częstą sytuacją jest też brak osoby, która będzie akceptowała rezultat zadania, kamienia milowego czy całego projektu. Rezultat może być już dostarczony, ale nie ma osoby, która go “odbierze” i potwierdzi, że to, co zostało dostarczone, jest dobre.

Źródła:

• https://mfiles.pl/pl/index.php/RACI
• https://leadership-center.pl/2019/05/macierz-odpowiedzialnosci-raci/