Closeup image of notepad with pen.

Zarządzanie czasem – lista zadań


GTD – Getting Things Done, David Allen, organizacja zadań, zarządzanie zadaniami – Czy mówią Ci coś powyższe zwroty? Ten post przedstawi Ci mój sposób zarządzania zadaniami inspirowany GTD.

Closeup image of notepad with pen.

Masz problem z realizacją projektów? Ciężko Ci się zabrać do pracy? Wiesz, że chcesz coś zrobić, chcesz się czegoś nauczyć, ale nie przychodzi Ci to z łatwością? Moim rozwiązaniem na ten problem jest lista zadań. Pomysł znany już od dawna. Masz problem z realizacją projektów? Ciężko Ci się zabrać do pracy? Wiesz, że chcesz coś zrobić, chcesz się czegoś nauczyć, ale nie przychodzi Ci to z łatwością? Moim rozwiązaniem na ten problem jest lista zadań. Pomysł znany już od dawna.

Jak zarządzam swoimi zadaniami?

W zarządzaniu swoimi zadaniami przestrzegam kilku reguł:

    • Najszybciej opróżniaj listę zadań – Staram się jak najszybciej opróżnić moją dzienną listę zadań. Robię to, aby mieć po prostu spokój, aby mieć mniej stresu. W każdej chwili patrzę na moją dzienną listę zadań i biorę najpilniejsze, najważniejsze zadania.
    • Trzymaj listę zadań pod ręką – Listę zadań mam zawsze przy sobie. Bardzo często przychodzi mi do głowy coś nowego, kupić jajka, wyprasować spodnie, zadzwonić do Andrzeja, zaimplementować wyszukiwanie po dacie przyjazdu. Chwila zastanowienia nad datą, kiedy to trzeba zrobić, i nowe zadanie ląduje na liście.

 

  • Lista zadań zawiera tylko małe zadania – Staram się umieszczać na mojej liście zadania małe, które zajmą mi niewiele czasu (mniej niż 8 godzin) lub nie da się  już bardziej podzielić. Duże zadania od razu staram się rozparcelować na mniejsze lub dodaję zadanie stworzenia małych zadań dla tego konkretnego przypadku.
  • Zadania możesz realizować wszędzie – Są pewne zadania, do których potrzebujesz odpowiedniego zaplecza. Wiele zadań wykonasz mając ze sobą wyłącznie laptopa, którego, w moim przypadku, prawie nie opuszczam. Są niektóre zadania, które mogę zrobić dosłownie wszędzie, tzn. jadąc rowerem, biegnąc, jadąc komunikacją miejską, czy czekając na spotkanie. Do takich zadań należą m.in.: czytanie, słuchanie podcastów, przeglądanie blogów, napisanie do kogoś wiadomości na messengerze lub Slacku, przeanalizowanie czegoś lub nauka języków za pomocą telefonu komórkowego.
  • Ograniczona lista zadań – Dzienna lista zadań musi mieć określoną długość. Po prostu nie może być nieskończona, ponieważ już na początku pracy wiesz, że nie zrobisz dzisiaj wszystkiego, co sobie zaplanowałeś. To strasznie demotywuje. Moja lista ma zatem kilka podpunktów. Posiada też podpunkty nie oznaczające konkretnych zadań, ale jakieś zagadnienie czy projekt. Wtedy zaczynam używać listy zadań z tego konkretnego projektu. Dlaczego nie wrzucę tych zadań również do mojej listy? Ponieważ stałaby się wtedy nieskończona i nie mógłbym nią zarządzać.

Do zarządzania moimi zadaniami posłużyłem się metodyka GTD, która jest sposobem na zarządzanie naszymi sprawami. W skrócie GTD mówi o 5 etapach:

 

  • Gromadzenie – w tym etapie zbierane są wszystkie rzeczy, którymi powinniśmy się zająć.
  • Analizowanie – zebrane rzeczy podlegają analizie: czy należy się nimi zająć w konkretnym czasie, czy odłożyć to na kiedyś, czy nie trzeba się tym w ogóle zajmować.
  • Porządkowanie – wrzuć swoje rzeczy do odpowiednich kubełków, np: do projektów, do kalendarza, rzeczy najpilniejsze.
  • Przeglądanie – co jakiś czas bierz rzeczy ze swoich list i aktualizuj je, zmieniaj ich priorytety, sprawdzaj ich status, oznaczaj jako zamknięte. To bardzo ważne, abyś teraz robił rzeczy, które są najważniejsze.
  • Realizowanie – Działaj! Żadna lista zadań, żadna mapa myśli, nic, naprawdę nic Ci nie pomoże, jeśli tych wszystkich rzeczy nie będziesz po prostu realizował. Pracuj, działaj i osiągaj sukces!

Jak ja zaadoptowałem GTD?

  1. Gromadzę zadania i dodaję je do moich list codziennie, co chwila, zawsze, gdy wpadnie mi ono do głowy!
  2. Zadania analizuję na bieżąco. Jeśli nie mam na to aktualnie czasu, to zapisuję zadanie do późniejszego przeanalizowania/zastanowienia się. Jednym z takich zadań jest np. zakup mieszkania. Nie jest to jedno zadanie, ponieważ zawiera wiele mniejszych zadań jak: wybór mieszkania, analiza rynku mieszkań, analiza mojej zdolności finansowej i wiele, wiele innych.
  3. Zadania porządkuję zaraz po analizowaniu, tzn. na bieżąco, zaraz po tym, gdy powstało. Zazwyczaj dzieje się to w momencie, gdy zastanawiam się nad konkretnym projektem.
  4. Zadania dzienne staram się przeglądać codziennie, inne, gdy zaczynam się nimi zajmować. Czasami również, raz na miesiąc, przyglądam się moim zadaniom oraz mojemu życiu bardziej dogłębnie i zastanawiam się, czy nadal warto realizować np. dany projekt lub zadanie. Czy nie należy czegoś zrobić wcześniej, albo czy coś nie jest już po prostu nieaktualne.
  5. Zadania, tak jak pisałem wyżej, realizuje w każdej mojej wolnej chwili. Rano, w trakcie podróży do pracy, wyciągam mój telefon i zaczynam już coś robić. Zazwyczaj jest to czytanie książki lub nauka języka obcego. I tak, zadanie po zadaniu, moja lista jest coraz krótsza, a ja coraz bardziej zadowolony z siebie 🙂

Narzędzia!

W moim zarządzaniu zadaniami miałem wiele kartek z listami rzeczy do zrobienia, miałem papierowy kalendarz z rzeczami do zrobienia, miałem przylepne karteczki. To wszystko kończyło po pewnym czasie w śmietniku.

Przeniosłem się więc do cyfrowego świata, gdzie nic nie znika (oprócz ulubionych zdjęć z wakacji:P). Zadania umieszczane w kalendarzu jak spotkania to nie był jednak najlepszy pomysł. Dlaczego? Brakowało możliwości zaznaczenia: Zrobione.

Ściągnąłem więc na telefon kilka aplikacji i zacząłem testować. Google oferuje listę zadań. Nie było tam jednak możliwości robienia zadań cyklicznych. Zainstalowałem więc inną aplikację, i inną i jeszcze kolejną. I w każdej mi coś przeszkadzało. A to niezadowalający interfejs, a to brak możliwości synchronizacji danych z innym urządzeniem, a to brak widoku kalendarza.

I tak zakończyłem na… Kalendarzu Google’a, ale nie tym zwykłym, instalowanym automatycznie w Androidzie, ale tym ściągniętym ze sklepu.

Tym sposobem mam:

  • Synchronizację danych z  komputerem
  • Dane są w chmurze, dzięki czemu sformatowanie telefonu nie zmusza mnie do pamiętania o nich
  • Telefon mam zawsze ze sobą
  • Widzę w różnych widokach (tygodniowy, dzienny) rozłożenie moich zadań w czasie
  • Mogę zaznaczyć: Zrobione
  • Mogę zrobić zadania cykliczne
  • Nie mogę robić zadań bez daty (to plus, bo jak zadanie nie ma daty, to nigdy nie będzie zrobione, więc po co mi takie zapisywać?)
  • Zadanie nie zrobione dzisiaj, przechodzi mi automatycznie na kolejny dzień

To wszystko z mojej strony. Systemy zarządzania zadaniami i sposoby radzenia sobie z nimi nie są najważniejsze. Najważniejsze jest, aby te zadania realizować! Ja właśnie odhaczyłem u siebie kolejne zadanie i tego też Wam życzę! Do usłyszenia niebawem!