gantt-i-jego-wykresy-czyli-jak-zaplanowac-projekt

Gantt i jego wykresy, czyli jak zaplanować projekt (w Excelu)


gantt-i-jego-wykresy-czyli-jak-zaplanowac-projekt

Planowanie to nieodłączna część projektu. Spróbujcie zrobić coś bez przemyślenia czynności i ich czasu, a założę się, że większość nie wypali. Badania pokazują, że znaczna ilość projektów ponosi porażki, właśnie przez popełnienie błędów na etapie planowania.

Henry Laurence Gantt

Dzisiaj chciałbym Wam opowiedzieć o amerykańskim inżynierze, który współpracował z wcześniej wspomnianym przeze mnie F. W. Taylorem. Henry Laurence Gantt w 1893 roku został dyrektorem zakładów Simons Rolling Company i zlecił Taylorowi reorganizację. Właśnie w tym czasie doszło do słynnego badania pracy sortowaczek kulek łożyskowych. W późniejszym czasie role się odwróciły, gdy 1898 Gantt został jego asystentem przy pracy w Bethlehem Steel Company i tu Gantt dokonał swojego największego osiągnięcia: opracował czasowo-premiowy system płac (lub inna nazwa: bonusowy system Gantta).

Bonusowy system Gantta polegał na stworzeniu kart ze szczegółową instrukcją wykonania zadania, uwzględniając sposób, narzędzia i czas. Jeśli pracownik wykonał swoje zadanie zgodnie z kartą (użył odpowiednich narzędzi i zmieścił się w czasie) otrzymywał premię w wysokości 30-50% dniówki. Taki system sprawił, że robotnicy mniej marnotrawili czas podczas pracy.

Wykresy Gantta

Nie ulega wątpliwości, że nazwisko Gantta kojarzy nam się z czymś innym. Największy rozgłos zyskało przez słynne wykresy, które są uważane za najcenniejsze osiągnięcie sztuki zarządzania z początku XX wieku. Koncepcja pochodzi z czasów pierwszej wojny światowej, gdy w 1917 roku Gantt zaczął harmonogramować zamówienia dla amerykańskiego przemysłu zbrojeniowego.

W tym miejscu muszę dodać, że pomysł takiego harmonogramu pierwszy wykorzystał w 1896 roku Polak Karol Adamiecki (również postać uważana za prekursora nauki o zarządzaniu), jednak opublikował go dopiero w 1931 roku.

Istotą wykresu Gantta jest podział projektu na poszczególne czynności oraz rozmieszczenie ich w czasie. Sporządzenie takiego wykresu zaczynamy od wyznaczenia działań etapowych i cząstkowych. Następnie określamy czas ich trwania oraz datę (lub godzinę) ich rozpoczęcia. Wszystko to nanosimy na wykres, zaczynając od czynności i jej składowych, które wykonujemy jako pierwsze. Poniżej przykład wykresu Gantta:

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-11-45-13

Wracając do planowania, wykresy Gantta są idealnym narzędziem do zobrazowania projektu. Co więcej, forma wykorzystania ich jest uniwersalna, więc można ją zastosować praktycznie do wszystkiego. Największą zaletą tych wykresów jest możliwość kontrolowania przebiegu działań oraz świadomego zarządzania nimi w czasie. Sam mam przed sobą duży, trwający kilka miesięcy projekt. Długo się zastanawiałem jak najlepiej zaplanować go i jakiego narzędzia użyć. Zdecydowałem się na Gantta, ponieważ nie jest to skomplikowane, a pozwala na klarowne przedstawienie zadań w danym czasie. A wszystko można notować, zmieniać i analizować w jednym programie, który każdemu kierownikowi projektu jest dobrze znany: w Excelu. A od kiedy Arkusz Google świetnie współpracuje z Excelem, jest to idealny sposób na pracę w zespole.

Wykresy Gantta w Excelu

Poniżej zamieszczam opis, jak w kilku prostych krokach sporządzić wykres Gantta w Excelu (korzystam z wersji 2016 na komputer Mac). Wzorowałem się na jednym z internetowych poradników, ale dodałem kilka rzeczy od siebie, sprawiając, że całość prezentuje się znacznie lepiej. Mam nadzieje, że korzystanie z tego przewodnika, a później z wykresów Gantta, będzie sprawiać wam tyle samo satysfakcji ile mi:

  1. Stwórz tabelę z poszczególnymi zadaniami.

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-12-22-09

Jak już wspomniałem, wykres Gantta zaczynamy od sporządzenia listy działań etapowych i cząstkowych. W tabelce działania cząstkowe wpisujemy tak samo jak etapowe. Następnie określamy czas rozpoczęcia oraz czas trwania. Czas zakończenia można zdefiniować prostą formułą dodającą datę startu i czas trwania. Nie zapomnijcie o ustawieniu formatowania komórki na datę (nie dotyczy czasu trwania). Polecam też oznaczyć kolorami zadania cząstkowe tak jak na załączonym obrazku.  

  1. Stwórz wykres

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-11-45-13

Aby na podstawie stworzonej tabeli powstał wykres Gantta, niezbędne są następujące czynności:

  • Zaznacz na arkuszu pustą komórkę i wstaw wykres skumulowany słupkowy. Excel może Ci niechcący automatycznie stworzyć wykres, zaznaczając tabelę, ale my chcemy zacząć od pustego wykresu, aby mieć pewność, że wszystko będzie ok.
  • Kliknij pusty wykres prawym przyciskiem myszy i wybierz opcje „Wybierz dane…”. Otworzy się okno „Wybieranie źródła danych”.
  • Zignoruj wprowadzenie zakresu danych wykresu na samej górze. Przejdź natomiast do wpisów legendy (serii danych)przyciskiem z plusem dodaj:
  1. Serie1 (Czas rozpoczęcia), gdzie Nazwą będzie komórka „Czas rozpoczęcia” a Wartościami Y będzie zakres dat rozpoczynających wszystkie działania.
  2. Serie2 (Czas trwania (dni)), gdzie Nazwa to komórka „Czas trwania (dni)” a Wartości Y to zakres wartości trwania działań. Teraz dodajemy Etykiety Osi poziomej (kategorii) jako zakres naszych zadań (bez nazwy kolumny, zaznaczamy tylko zadania).

Klikamy OK.  

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-12-49-33

  • Wykres, który na razie otrzymujemy, ma z Ganttem niewiele wspólnego:

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-12-53-52

Dlatego teraz wprowadzimy parę kosmetycznych zmian.

  1. Edycja wykresu
  • Pierwszą z czynności będzie odwrócenie wykresu, tak aby na samej górze znalazło się działanie, od którego zaczynamy. Klikamy prawym na lewą oś i wybieramy Formatuj oś… Następnie w panelu po prawej w opcjach osi zaznaczymy opcję „Kategorie w kolejności odwrotnej”.

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-13-03-20

  • Gdy wykres się odwrócił, pora na pozbycie się niebieskich słupków wykresu. Robimy to, zaznaczając je wszystkie i w opcji Formatuj serie danych… zaznaczamy rodzaj wypełnienia: Bez wypełnienia.zrzut-ekranu-2016-09-19-o-13-03-39
  • Teraz pora na edycję osi czasu, na której znajdują się dziwne liczby. Jednak zanim zamienimy je na daty, kliknijcie prawym na pierwszą datę rozpoczęcia w tabelce i wybierzcie Formatuj komórki… Następnie kliknijcie kategorie Ogólnezapamiętajcie (lub zapiszcie sobie na kartce) liczbę widoczną jako przykład. Zamknijcie okno, klikając anuluj.
  • Kliknijcie prawym na oś czasu i wejdźcie w formatowanie jej. W wartości minimalnej granicy wpiszcie zapamiętaną liczbę.
  • W tym samym oknie poniżej zmienicie kategorie wyświetlanych liczb na daty oraz typ dat.
  • Dla wygody odczytywania można zmienić jednostkę na wykresie. Dla mnie najbardziej odpowiednia jest 1 (dokonujemy tego nadal w oknie formatowania).

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-13-12-07

Otrzymujemy nasz wykres Gantta. Ostatnie co polecam zrobić, to nadać każdemu słupkowi kolor jak w tabeli. Efekt tego widzieliście już wcześniej na przykładowym wykresie.

zrzut-ekranu-2016-09-19-o-13-29-09

Całość pokazuje jak stworzyć prosty wykres Gantta. Do wszystkiego można dodać parę rzeczy, np. kolory dla poszczególnych osób w zespole. Możliwości jest tyle, ile daje Excel i nasza wyobraźnia, czyli nieograniczona ilość 🙂 Pamiętajcie też, że przykładowy wykres pokazuje projekt składający się z kilku czynności, ale nie bójcie się rozbudować go do kilkunastu czy nawet więcej.

Na zakończenie chciałbym wspomnieć jeszcze o Gantt’cie, który dzięki tym wykresom znalazł się u szczytu swojej sławy po I wojnie światowej. Z. Martyniak w swojej książce na podsumowanie sylwetki Gantta przytacza wypowiedź pewnego Clark’a: „Nigdy nie czynił starań o opatentowanie lub zastrzeżenie praw autorskich na swoje wykresy, lecz dawał wzory każdemu, kto o nie poprosił”. I tym akcentem chciałbym wam życzyć produktywnej i skutecznej pracy z waszymi projektami.

 

Źródła: