5S – Jak dobrze zorganizować stanowisko pracy

Kilkadziesiąt lat temu Japończycy doszli do wniosku, że wydajność pracowników w dużej mierze zależy od warunków ich stanowiska pracy.  Wyodrębnili oni pięć słów (5S) określających kroki pomagające w utrzymaniu miejsca pracy sprzyjającemu bezpieczeństwu i komfortowi. Metoda 5S jest dziś narzędziem stosowanym w szczupłym zarządzaniu (lean management) dla stanowisk produkcyjnych, biurowych, magazynowych i usługowych. Rozpowszechnia się na cały świat i przynosi korzyści wielu zakładom i pracownikom.

5S składa się z pięciu kroków wyznaczających kolejność jego wdrożenia. W każdym kroku realizowane są określone działania:

1. Selekcja (jap. Seiri)

– jest to oddzielenie rzeczy potrzebnych od niepotrzebnych w miejscu pracy. Zbędne narzędzia tylko zajmują przestrzeń i rozpraszają nas od swoich zadań. Dodatkowo bałagan w naszym otoczeniu wydłuża czas pracy i podwyższa poziom stresu, gdyż nie potrafimy sprawnie znaleźć tego, co jest nam szybko potrzebne. Tyczy to się narzędzi produkcyjnych w warsztacie czy też dokumentów w biurze lub na Twoim komputerze.

Często do pomocy na tym etapie używana jest metoda czerwonej etykiety, która polega na oznaczaniu przez pracowników wszystkich przedmiotów uznanych za niepotrzebne czerwonymi etykietami, przenoszeniu ich w jedno wyznaczone miejsce, a następnie decydowaniu o ich lokalizacji lub usunięciu.

2. Systematyka (jap. Seiton)

– ­­­na tym etapie przyporządkowujemy miejsca wszystkim potrzebnym przedmiotom, by były łatwo dostępne do użycia. Należy dobrze przemyśleć jakie miejsce będzie najkorzystniejsze dla danego przedmiotu, aby stało się ono jak najprostsze do odnalezienia i identyfikacji przez każdego pracownika.

3. Sprzątanie (jap. Seiso)

– punkt ten określa, co ma być oczyszczone, w jaki sposób i przez kogo. Wzmacnia to w pracownikach poczucie odpowiedzialności za miejsce, w którym pracują. Satysfakcja z przeprowadzonych zmian jest bardzo duża, co motywuje do utrzymania takiego stanu jak najdłużej. Ważnym celem 3S jest także zapobieganie i wyeliminowanie przyczyn pojawiania się nieporządku.

4. Standaryzacja (jap. Seiketsu)

– teraz należy sprawić, by wszystkie powyższe czynności stały się nawykiem. To ważne, by nasze stanowisko pracy wyglądało wciąż tak samo. Dla ułatwienia możemy wprowadzić oznaczenia, instrukcje, schematy, harmonogramy, mapy obszarów roboczych, regulamin stosowania czerwonych etykiet oraz listy zadań i obowiązków pracowników związanych z utrzymaniem 5S.

5. Samodyscyplina (jap. Shitsuke)

– przechodząc przez 4 etapy, nasze stanowisko wygląda już bardzo dobrze, a nam pracuje się w nim o niebo lepiej. Jednak piąty punkt jest bardzo kluczowy w całym procesie, gdyż ostatnie „S” odnosi się do naszych starań i przyzwyczajeń, aby ustandaryzowane stanowisko pracy wyglądało zawsze tak samo schludnie. Podstawowymi działaniami tego kroku są: stałe promowanie 5S w organizacji, komunikowanie wyników oraz szkolenia pracowników.

Jak widać, 5S jest dosyć prostym narzędziem poprawiającym wydajność naszej pracy. Niesie za sobą szereg korzyści tj. stworzenie czystego, uporządkowanego i bezpiecznego miejsca pracy, zmniejszenie liczby popełnianych błędów, lepsze wykorzystanie użytkowanej powierzchni, krótszy czas wykonania zadania, czy też obniżenie kosztów działalności. Metoda jest na tyle prosta i efektywna, że warto ją wprowadzić nawet w codziennym życiu.

 

Źródło:

• https://pl.kaizen.com/centrum-wiedzy/czym-jest-5s.html
• https://pl.wikipedia.org/wiki/5S
• https://www.pexels.com/photo/woman-in-gray-jacket-sitting-on-red-chair-4254264/
• https://www.pexels.com/photo/laptop-on-table-beside-mug-3414792/