Ryzyko w projekcie jako kluczowy czynnik sukcesu


Jak wiemy już, projekt jest próbą wykorzystania pewnej szansy. Jednak z każdą szansą związane jest ryzyko. Dlatego też, gdy zaczynamy mówić o projekcie, musimy wiedzieć jedno: nie ma projektów bez ryzyka! Nie rezygnuje się z projektu, który ma dużą wartość, tylko dlatego, że jest ryzykowny. To, czego się spodziewamy, rzadko się zdarza. To, czego się najmniej spodziewamy, najczęściej będzie miało miejsce, dlatego też:

Zarządzaj ryzykiem – inaczej ryzyko będzie zarządzało Tobą!

Jak również, akceptuj tylko te projekty, które mają akceptowalny poziom ryzyka.

Ryzyko trzeba zidentyfikować i przeanalizować już przed rozpoczęciem projektu, chociaż  proces identyfikacji i analizy trwa aż do zakończenia projektu.

ryz1

Przedstawię Wam procedurę zarządzania ryzykiem w PRINCE2, która składa się z pięciu kroków:

  1. Identyfikuj – w tym kroku identyfikowane są ryzyka mające wpływ na projekt. Ryzyka te są odnotowywane w Rejestrze Ryzyk.
  2. Oceniaj – w tym kroku ryzyka podlegają analizie. Oceniane są takie elementy, jak prawdopodobieństwo wystąpienia, wpływ na realizację celów projektu oraz bliskość, czyli czas, kiedy ryzyko może się zmaterializować.
  3. Planuj – krok ten obejmuje zaplanowanie działań zarządczych w reakcji na każde ryzyko. Planowane i oceniane mogą być więcej niż jedna reakcja w odniesieniu do każdego z ryzyk. W wyniku przedstawienia rekomendacji dokonywany jest wybór jednej reakcji na ryzyko.
  4. Wdrażaj – wybrane reakcje na ryzyka są następnie wdrażane, czyli realizowane są wcześniej zaplanowane działania wobec ryzyk.
  5. Komunikuj – ryzyko powinno być stale komunikowane w projekcie. Sposób i zakres komunikacji zależy od rodzaju interesariuszy w projekcie.

Każda metodologia zarządzania ryzykiem to jednak praca papierkowa. To się jednak opłaci, ponieważ brak zarządzania ryzykiem kosztuje znacznie więcej. Poniżej przedstawiłem źródła ryzyka w projektach, jak również jak możemy je zidentyfikować i ocenić.

Źródła ryzyka jakie możemy napotkać w projektach:

  • Z zewnątrz (polityka, prawo, instytucje)
  • Wewnętrzne – wynikające z właściwości procesu
  • Narzucone – uwarunkowania realizacyjne projektu (uwarunkowania technologiczne, kosztowe, terminowe)
  • Wprowadzone – wynikające z niedostatecznej wiedzy lub zaniedbań w działaniu

Identyfikacja ryzyka – narzędzia

  • wywiady z udziałowcami projektu
  • burze mózgów
  • listy kontrolne (checklist) – specyficzne dla branży
  • audyty produktu i procesów projektu
  • indywidualne zgłoszenia (zaangażowanie każdego członka zespołu, klientów i dostawców w zarządzanie ryzykiem)
  • eksperci („grupa delficka”)
  • Diagram Ishikawy (rybi szkielet)

Kwantyfikacja ryzyka, czyli jego ocena

Po zidentyfikowaniu ryzyk dla każdego ryzyka trzeba określić:

  • prawdopodobieństwo jego wystąpienia
  • konsekwencje

WARTOŚĆ RYZYKA = prawdopodobieństwo wystąpienia x konsekwencje 

Należy pamiętać, że mało prawdopodobne zdarzenie niekoniecznie powinno być pomijane.

Do oceny prawdopodobieństwa możemy użyć konkretnych narzędzi:

  • PERT (prawdopodobieństwo niedotrzymania terminu) i metody pokrewne
  • Drzewa decyzyjne, diagramy przyczynowo skutkowe
  • Symulacja
  • Gotowe tabele

jak i również do oceny konsekwencji:

  • ilościowej (np. wysokość kosztów, w tym np. koszty utraconych szans, wielkość kar)
  • słownej (skutek katastrofalny, krytyczny, marginalny, nieistotny)

Możemy użyć narzędzi jak przy prawdopodobieństwie wystąpienia:
ryz2

Sklasyfikować ryzyko możemy na różne sposoby, mi najbardziej do gustu przypadła macierz konsekwencji i prawdopodobieństwa.

Przykład klasyfikacji wartości ryzyka

  • wysokie ryzyko: wartość >5
  • średnie ryzyko:            wartość od 1 do 5
  • niskie ryzyko: wartość od 0 do 1

ryz3

Wartość ryzyka możemy również rozszerzyć o inne czynniki, które są dla nas ważne.
Osobiście określam wartość ryzyka przy pomocy:

  • prawdopodobieństwa jego wystąpienia
  • konsekwencji
  • naszej zdolności do wczesnego wykrycia (oceniana w skali od 1 – na pewno będziemy o tym wiedzieli dostatecznie wcześnie, do 10 – zupełnie nie do przewidzenia).

Dzięki temu mogę obliczyć nową wartość ryzyka:

WARTOŚĆ RYZYKA =

prawdopodobieństwo wystąpienia x konsekwencje x nasza zdolność do wczesnego wykrycia

 

Praca domowa dla Was 🙂

Ocenić wartość ryzyka wycieczki rowerowej
ryz4

Zawsze warto planować i analizować co z danym ryzykiem zrobicie, dlatego też przeciwdziałajmy ryzyku poprzez planowanie przeciwdziałaniu ryzyka, czyli co można zrobić z ryzykiem:

  1. Wyeliminować lub zredukować
    1. normy w ofercie
    2. ustalony koszt zakupu
    3. zakupy u sprawdzonych dostawców
    4. terminy płatności związane z zakresem prac
    5. poprawność umowy
    6. rozważenie alternatywnych harmonogramów (np. dłuższa analiza wymagań)
  2. Przenieść na osobę trzecią
    1. wspólnika
    2. podwykonawcę
    3. klienta
    4. ubezpieczyciela
  • Kontrolować
    1. rezerwy
    2. działania korygujące
    3. osoby odpowiedzialne
    4. procedury postępowania

Myślę, iż te małe wskazówki pomogą Wam w określeniu ryzyk w Waszych projektach.
Zapewne do tematu ryzyka jeszcze wrócimy z racji obszerności tematu, więc śledźcie nas!

 


Dodaj komentarz