Jak Planning Poker i Monopoly Money pomagają w szacowaniu i priorytetyzacji?

https://www.pexels.com/photo/cards-casino-chance-chip-269630/

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

W jaki sposób znajomość gry w Pokera albo Monopol może skutecznie pomóc w szacowaniu czasu zadań, albo ustalaniu priorytetów? Otóż bardzo prosto. Grając w gry, nieświadomie uczymy się szacować swoje szanse i wyceniać je. Wystarczy teraz tylko przenieść te zachowania na grunt zarządzania projektami. Poniżej przedstawiam kilka metod, które mogą okazać się pomocne.

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.io/gantwexcelu

1. Monopoly Money

Ta metoda może być przydatna przy ustalaniu zakresu przez zamawiającego (sponsora) i realizatora projektu. Ale jak to działa? Otóż każdy ze sponsorów otrzymuję określoną kwotę pieniędzy odpowiadającą ich wkładowi do budżetu projektu. Następnie „kupują” najważniejsze dla nich funkcjonalności od zespołu projektowego. Im więcej kosztuje dany element tym ma on wyższy priorytet. Należy tu pamiętać, żeby na liście omawianych elementów znalazły się tylko komponenty systemu, nie zaś aktywności np. sporządzanie dokumentacji czy testowanie.

2. Wideband Delphi

W metodzie tej chodzi o osiągnięcie porozumienia. Bazuje na metodzie delfickiej, ale jest szybsza i mniej kosztowna.

Krok 1

Każdy z ekspertów lub zaangażowanych osób otrzymuje specyfikację produktu (zakres projektu).

Krok 2

Odbywa się dyskusja na temat specyfikacji produktu, co rozumie się pod określonymi pojęciami, co wchodzi w skład poszczególnych funkcjonalności, jakie są ryzyka i potencjalne problemy.

Krok 3
Każdy z ekspertów anonimowo wypełnia formularz i przekazuje go moderatorowi.

Krok 4
Moderator opracowuje wyniki głosowania. Uwzględnia przy tym ocenę ekspercką, pozostałych członków i średnią. W tym momencie dobrze jest umieścić te wyniki na wcześniej wypełnionych formularzach, aby osoba wypełniająca ankietę mogła zastanowić się nad oszacowaniami, które odbiegają od innych.

Krok 5
Eksperci spotykają się ponownie w celu omówienia swojego punktu widzenia i obaw. Nie należy poruszać tu kwestii oszacowań. Na to przyjdzie czas przy ponownym wypełnianiu formularza.

Krok 6
Kroki 3 – 5 powtarzane są tak długo, aż wyniki będą zbliżone.

Krok 7
W przypadku, gdy kolejne iteracje nie przybliżają do osiągnięcia porozumienia, oszacowanie może odbyć się za pomocą metody PERT:

Te = ( O + 4 * R + P ) / 6

gdzie:

Te– szacowany czas realizacji
O – czas realizacji wariantu optymistycznego
R – czas realizacji wariantu realistycznego
P – czas realizacji wariantu pesymistycznego

Dzięki temu, że ankieta jest anonimowa, każdy z ekspertów może zmienić zdanie, zachowując przy tym twarz.

3. Planning PokerⓇ

Za pomocą Planning Poker możemy zarówno oszacować czas trwania zadań, jak i ustalać priorytety.

Krok 1
Każda z osób biorących udział w szacowaniu otrzymuje zestaw kart:

1-100 – wartości szacowane,
0 – zadanie niewymagające pracy (zostało już wykonane) lub jest jej zbyt mało, żeby należało ją szacować,
? – nie wiem jak oszacować to zadanie, nie rozumiem go lub mam pytanie odnośnie zagadnienia, które jest omawiane.
⚮ – wymaganie, które należy rozbić na kilka mniejszych, gdyż w obecnej postaci jest niemożliwe do oszacowania
kubek kawy — pojawia się w oryginalnych zestawach kart i oznacza potrzebę przerwy.

Krok 2
Moderator przedstawia zadanie, które podlega oszacowaniu.

Krok 3
Przeprowadzana jest dyskusja, która nie powinna trwać więcej niż 2 minuty.

Krok 4
Każda osoba wybiera kartę bez pokazywania jej na razie innym.

Krok 5
Na znak dany przez moderatora wszyscy wykładają wybraną kartę.

Krok 6
Jeśli wszyscy wskazali tę samą kartę, to jest ona wynikiem oszacowania i możemy przejść do szacowania kolejnego zadania.

Krok 7
Jeśli wartości są różne, to omawiamy opinię osób, które wskazały na wartości skrajne i wracamy do kroku 4.

Krok 8
Kroki 4 – 7 powtarzamy do momentu uzyskania zgodnego oszacowania.

Krok 9
Przechodzimy do szacowania kolejnego zadania.

Najszybciej jest stworzyć karty samemu, po prostu pisząc cyfry na karteczkach. Można też zarejestrować się na stronie https://www.planningpoker.com/, gdzie bezpłatnie można rozegrać grę do 10 użytkowników, bez potrzeby kupowania zestawu kart. Możemy wybierać między kilkoma rodzajami kart np. z metody koszulkowej opisanej niżej i kilkoma opcjami przebiegu gry.

4. 100 Point Method

Metoda stu punktów jest nieco podobna w swoim działaniu do Monopoly Money. Każdy z interesariuszy otrzymuje 100 punktów, które może dowolnie rozdzielać między funkcjonalności, które uważa za ważne dla niego. Występuje tu możliwość głosowania strategicznego poprzez sojusze z innymi „graczami”. Ostatecznie im więcej punktów zbierze dana funkcjonalność, tym wyższy priorytet otrzymuje.

5. Metoda koszulkowa

Ta metoda służy głównie do szacowania czasu niezbędnego na wykonanie zadań. Mamy koszulki w rozmiarze S, M, L i XL:

Podsumowanie:

Wybór metody zależy od celu, jaki chcemy osiągnąć. Niektóre z nich lepiej sprawdzą się przy priorytetyzacji, inne zaś przy szacowaniu czasu działań.
Zaleca się stosowanie możliwie najprostszej i najszybszej metody, która spełni nasze oczekiwania.
Dostępnych jest naprawdę wiele innych metod np. do szacowania czasu można użyć samej metody PERT, a do priorytetyzacji np. MoSCoW.

Zdjęcia: