Otoczenie projektu

Otoczenie projektu

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

W tym poście przedstawiam zagadnienie otoczenia projektu. Ma ono ogromny wpływ na realizację projektu. Sam o tym pomyśl. Jak na przykład Święta Bożego Narodzenia oraz związane z nim urlopy mają wpływ na projekty, w których jesteś?

Co to jest otoczenie projektu?

Otoczenie projektu (środowisko realizacji projektu / środowisko projektu / kontekst projektu) to wszystko to, co otacza projekt i może mieć na niego wpływ lub / oraz projekt ma wpływ na to. Może to być np. kultura organizacyjna firmy, interesariusze (podmioty wpływające na projekt lub będące pod jego oddziaływaniem), kontekst geopolityczny, warunki makroekonomiczne, obowiązujące prawo.

Otoczenie może pomóc w odniesieniu sukcesu, ale równie dobrze może przeszkodzić

Organizacja, w której realizowany jest projekt, może, zamiast go wspierać, to zaczynać z nim walczyć. Powody walki i oporu mogą być różne, ale z pewnością trzeba mieć to na uwadze i podjąć odpowiednie kroki zaradcze.

Otoczenie wpływa na projekt, a projekt na otoczenie. To dwie siły, które zmieniają rzeczywistość. Można pokierować nimi w stronę zwiększających prawdopodobieństwo sukcesu projektu, ale także w stronę jego porażki. Kierowniku Projektu, pamiętaj: Ty masz wpływ na otoczenie projektu i możesz je zmieniać, ale otoczenie również ma wpływ na Twój projekt.

Otoczenie projektu — podziały

Otoczenie projektu możemy podzielić na kilka sposób, np. na bliższy i dalsze, na wewnętrzne i zewnętrzne.

Otoczenie z podziałem na bliższe i dalsze:

  • Otoczenie bliższe to obszar, na który mamy wpływ. On również ma na nas wpływ. Możemy zarządzać typ otoczeniem — np. macierz udziałowców / macierz interesariuszy.
  • Otoczenie dalsze to otoczenie, na które nie mamy na nie wpływu. Możemy je jedynie obserwować i przewidywać. Takim otoczeniem jest np. stan prawny w państwie, podczas gdy my realizujemy projekt zrobienia konferencji naukowej.

Otoczenie z podziałem na wewnętrzne i zewnętrzne:

  • Otoczenie wewnętrzne tworzy organizacja, przez którą realizowany jest projekt (np. jej pracownicy, kadry, zarząd, cele, misja), oraz sam zespół projektowy (kierownik, członkowie zespołu projektowego).
  • Otoczenie zewnętrzne to wszystko pozostałe (np. dostawcy, konkurenci, mieszkańcy, obowiązujące prawo, makroekonomia).

Otoczenie projektu a Kierownik projektu

Będąc Kierownikiem Projektu, jesteś odpowiedzialny za sukces i powodzenie projektu. Otoczenie projektu ma na to ogromny wpływ. Powinieneś zatem je analizować i zarządzać nim, aby zwiększyć prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu. Nie musisz robić tego sam. Możesz zlecić to członkowi swojego zespołu lub robić to razem. Praca z otoczeniem nie może być jednorazowa. Zarządzanie nim jest procesem ciągłym i powinno być realizowane przez cały czas projektu, a często również po jego zakończeniu. Miejcie oczy szeroko otwarte. Okazja lub wróg mogą czyhać tuż za rogiem.

Otoczenie projektu — Analiza otoczenia projektu

Swoje otoczenie możesz analizować wielu celach. Najpopularniejsze to:

  • Identyfikacja kluczowych interesariuszy.
  • Identyfikacja ryzyk (zagrożeń i szans).
  • Identyfikacja kluczowych czynników sukcesu.

Identyfikacja powyższych rzeczy pozwala nam przejść do kolejnego kroku, czyli zarządzania nimi. Służą do tego różne narzędzia i metody (np. macierz interesariuszy, macierz ryzyk).

Jak działać z otoczeniem projektu?

Działania związane z otoczeniem projektu można przedstawić za pomocą listy:

  1. Przyjrzyj się otoczeniu projektu.
  2. Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy projektu.
  3. Rozpocznij proces zarządzania interesariuszami projektu.
  4. Zidentyfikuj ryzyka projektu.
  5. Rozpocznij proces zarządzania ryzykami w projekcie.
  6. Zidentyfikuj kluczowe czynniki sukcesu projektu.
  7. Rozpocznij proces zarządzania kluczowymi czynnikami sukcesu.

Świąteczny przykład w prezencie pod choinkę

Właśnie trwa okres świąteczny. Czy w takich czasach widzisz jego wpływ na swój projekt? Jest on zazwyczaj ogromny:

  • Ludzie myślą głównie o świętach — ludzie nie są skupieni na pracy.
  • Sklepy, paczkomaty i kurierzy są przepełnieni — zakupy trwają dłużej niż zazwyczaj.
  • Ludzie wykonują dużo prac w domu (gotowanie, sprzątanie, zakupy) – w pracy są przemęczeni i rozdrażnieni.
  • Jest grudzień — jest ciemno, zimno, mało Słońca, dużo zachorowań.
  • Dużo osób bierze urlopy.
  • Zaraz jest koniec roku — okres zamykania projektów i podsumowań.
  • W szkołach jest wolne — dzieci i studenci są w domu.

Ten okres ma ogromny wpływ na otoczenie projektu i zespół projektu, a co za tym idzie, na sam projekt. Nie jest to otoczenie wspierające realizację lub kończenie projektu. Jeżeli możesz, przygotuj się do niego wcześniej. Na przykład:

  • Nie planuj najważniejszych prac na ten okres.
  • Nie planuj ważnych kamieni milowych na ten okres.
  • Przygotuj się, że w tym czasie praca będzie wykonywana wolniej, a pracownicy będę mniej dyspozycyjni.
  • Od 1 stycznia może zacząć obowiązywać nowe prawo, więc zawczasu minitoruj ten obszar.

W zależności od projektu, tych porad może być dużo więcej. Pamiętaj o jednym: środowisko projektu ma na nie ogromny wpływ. Zacznij je monitorować, analizować i zarządzać nim.

Nie zapominaj o otoczeniu projektu

Rozejrzyj się teraz dookoła swojego projektu. Przyjrzyj się osobom, które mają na niego wpływ. Zidentyfikuj osoby, na które wpływa Twój projekt. Poszukaj wydarzeń, które mogą mieć wpływ na Twój projekt.

A następnie popracuj trochę nad otoczeniem projektu, a nie tylko wewnątrz jego. Zrób sobie trochę wolnego od pracy w projekcie. Wyjdź z niego i się rozejrzyj. Popracuj nad środowiskiem, które pomoże Ci osiągnąć sukces projektu.

Życzę Ci wszystkiego najlepszego, realizacji projektów z sukcesem i zadowolenia z pracy!

Newsletter

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! ZAPISUJE SIĘ! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉

Zobacz podobne wpisy:

.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Źródła:

Zdjęcia:


Leave a Reply

%d bloggers like this: