Zwinnie czy tradycyjnie? – Kryteria wyboru metodyki zarzadzania projektem

Nie ma jednej metodyki, która byłaby na tyle uniwersalna, że świetnie sprawdziłaby się w każdym projekcie i zapewne nigdy taka nie powstanie, z uwagi na ogromną różnorodność projektów. Metodykę możemy traktować jako zbiór wzorców, które mają pomóc wyeliminować błędy i problemy, które mogą się pojawić oraz zwiększyć wydajność wykorzystania zasobów, oraz pomóc dowieść projekt na czas, w zaplanowanym budżecie i zakresie.

Po co więc nam są metodyki? Czy to nie za mało?  Musi być w tym coś więcej…

Metodyki dają również poczucie kontroli i dbałości o projekt, wyznaczają kierunek działania, utrzymują zaangażowanie interesariuszy i dają poczucie bezpieczeństwa, że ktoś już robił coś w podobny sposób i zadziałało, więc u nas też może. Poszczególne metodyki zostały opracowane, aby jak najlepiej zarządzać projekty o danych cechach. Dlatego wybór odpowiedniej z nich powinien być dobrze przemyślany. Konsekwencje złej decyzji mogą być bardzo kosztowne. Jedną z podstawowych decyzji jest to, czy projekty powinniśmy prowadzić z pomocą metodyk tradycyjnych czy zwinnych. Poniżej przedstawiam kilka kryteriów, które kilka lat temu zaproponował prof. Witold Chmielarz, a które mogą pomóc w podjęciu odpowiedniej decyzji.

1. Stosunek do zmian w projekcie

Tutaj nie będzie żadnej rewelacji. Metodyki kaskadowe (tradycyjne) na ogół zakładają realizację wcześniej szczegółowo opracowanego planu projektu i są nieprzychylnie nastawione do większych zmian, które wywracają projekt do góry nogami. Każda większa zmiana pociąga za sobą wzrost kosztów i wydłużenie realizacji projektu. Takie metodyki doskonale za to sprawdzą się w „stabilnych” projektach, gdzie nie przewiduje się zmian wymagań, czy wykorzystywanych technologii w czasie trwania projektu. Dobrze sprawdzą się też w projektach, gdzie potrzebny jest długi okres przygotowawczy, zanim rozpocznie się prace realizacyjne. Najlepszym przykładem są tu projekty konstrukcyjne i budowlane, w których niezbędne jest wyeliminowanie potencjalnych ryzyk na etapie planowania, gdyż ich późniejsze pojawienie się może mieć katastrofalne skutki dla całego projektu.

Metodyki zwinne akceptują występowanie zmienności, dlatego lepiej sprawdzą się przy realizacji projektów, które mogą ewoluować w trakcie ich trwania. Nie skupiają się one na szczegółowym rozpoznaniu wymagań i planowaniu dla całego projektu, ale dla poszczególnego etapu czy zadań. Lepiej sprawdzą się więc w projektach, których rezultat nie jest do końca znany lub też określona jest jedynie potrzeba biznesowa, którą dane rozwiązanie ma spełnić, ale sam  efekt projektu nie jest określony.

2. Harmonogram finansowania projektu

W przypadku projektów, w których rozkład kosztów i sposób finansowania ma charakter wykładniczy (powoli rosnące koszty na początku projektu, dalej wykładniczo wraz z oddawaniem poszczególnych części projektu), zalecane jest podejście zwinne. Natomiast w przypadku projektów o logarytmicznym rozkładzie kosztów ich pokrywaniu (wysokie na początku projektu, stabilizujące się w kolejnych etapach) zaleca się podejście tradycyjne.

3. Typ budżetu

Równomierne rozłożenie budżetu w czasie może być przesłanką do zastosowania metodyk tradycyjnych (również zwinnych). Natomiast duża niepewność i nierównomiernie rozłożone wykorzystanie budżetu może być przesłanką do zastosowania metod zwinnych.  

4. Elastyczność harmonogramu

Sztywny i niezmienny harmonogram od razu sugeruje skłonienie się w stronę metodyk tradycyjnych, w przeciwieństwie do metodyk zwinnych, które mogą się sprawdzić w przypadku bardziej elastycznym harmonogramowaniu.

5. Wymagania formalne

Spełnienie szczegółowych i bardzo formalnych wymagań w odniesieniu do dokumentacji (licencje, certyfikaty, pozwolenia, patenty, umowy między wykonawcami), wskazują na zastosowanie metodyk kaskadowych. Z kolei metodyki zwinne dobrze sprawdzą się, w projektach, które kładą nacisk na jakość dostarczonego rozwiązania i możliwość jego dalszego rozwoju zamiast drobiazgowej dokumentacji.

6. Podejście do ryzyka

W projektach o niskim poziomie ryzyka z powodzeniem można zastosować zwinne metodyki zarządzania projektami. Natomiast w przypadku o wysokim poziomie ryzyka konieczne będzie wykorzystanie „cięższych” metodyk kaskadowych, które kładą większy nacisk na zarządzanie ryzykiem w projekcie i proponują szereg narzędzi do jego zarządzania.

7. Komunikacja z Klientem

Podejścia zwinne wymagają ciągłej i bezpośredniej komunikacji z Klientem przez cały okres trwania projektu. Ma to na celu eliminację błędów wynikających z nieporozumień i niedopowiedzeń między stronami. W metodykach tradycyjnych komunikacja z Klientem jest również podkreślanym aspektem projektu, jednak często zamiast bezpośrednich ustaleń w czasie trwania projektu, wiążące są oficjalne umowy, z których realizacji rozliczane są obie strony, często obarczone wysokimi karami grożącymi za niewywiązanie się nich.

8. Struktura organizacyjna niezbędna do realizacji projektu

Ku metodykom tradycyjnym będą skłaniać się przedsiębiorstwa o bardzo hierarchicznej strukturze, gdzie wymagane są ściśle wyspecjalizowane jednostki. W przypadku struktur kooperacyjnych skuteczne może się okazać zastosowanie jednej z metodyk zwinnych.

9. Poziom wymaganej wiedzy

Projekty wymagające specjalistycznej wiedzy, jeśli są oparte o samouczenie się jednostek, mogą być zarządzane zwinnie. W przeciwnym wypadku lepszym rozwiązaniem mogą okazać się metodyki tradycyjne.

10. Czynniki psychologiczne

Nie można pominąć też tego punktu. Doświadczenie w realizacji projektu daną metodyką jest niezwykle istotnym aspektem powodzenia całego przedsięwzięcia. Czasami, pomimo że projekt lepiej pasuje do charakterystyki innej metodyki, jest nieopłacalne i ryzykowne wprowadzanie nowej, czasem z kolei bardziej opłaca się spróbować nowego podejścia, zamiast uparcie trzymać się starego rozwiązania, które generuje tylko dodatkowe konflikty i niepewność. Również w zależności od stopnia zaufania kadry zarządzającej do zespołu projektu lepiej sprawdzi się inne podejście — zwinne przy większej decyzyjności zespołu projektowego, tradycyjne w przypadku ważniejszej roli wysoko wykwalifikowanych specjalistów.

 

Podsumowanie

Z pewnością nie są to jedyne aspekty, które należy rozważyć wybierając między zwinnymi i tradycyjnymi metodykami. Decyzja powinna być podjęta poprzez rozważenie wszystkich czynników, które mogą wpłynąć na realizację danego projektu.

 

Chmielarz W.: Kryteria wyboru metod zarządzania projektami informatycznymi, „Problemy zarządzania: uwarunkowania zastosowań systemów informatycznych w gospodarce”.

 

Fotografie:

• https://www.pexels.com/photo/woman-in-black-coat-1181346/
• https://www.pexels.com/photo/batch-books-document-education-357514/
• https://www.pexels.com/photo/photo-of-people-doing-handshakes-3183172/
• https://www.pexels.com/photo/monochrome-photography-of-people-shaking-hands-814544/