Visual Management

Nie lubimy tabelek i suchego, długiego tekstu. Lubimy kolorowe wykresy i wizualizacje. Nie jest to zaskoczeniem. Męczymy się, gdy musimy przyswoić duże ilości danych, które wyglądają tak samo. Kto chciałby patrzeć na tysiące cyferek i je analizować? Chyba tylko ja, bo często tym właśnie się zajmuję 🙂 Jednak nie zawsze jest łatwo i ja również często stosuję różne elementy wizualizacji, które pozwalają mi odseparować część informacji.

Nie tylko gorzej filtrujemy takie suche dane, ale również trudniej je zapamiętujemy. Dlaczego tak się dzieje? Otóż analizując same dane, czy to w postaci tabel, czy tekstu ciągłego, wykorzystujemy tylko naszą lewą “analityczną” półkulę. To trochę jak latanie tylko na jednym silniku. Gdy za tymi samymi danymi stoją kolory, kształty, rysunki czy filmy, uaktywnia się również nasza prawa “artystyczna” półkula i wreszcie możemy pracować z pełną mocą, bez ograniczeń.

Czym jest Visual Management?

Stąd też powszechne zastosowanie metod Visual Managementu. Jak można go najprościej zdefiniować? To zastosowanie każdej wizualnej pomocy lub urządzenia, które pozwolą na skuteczne zarządzanie organizacją i umożliwiają szybką identyfikację wszelkich odchyleń od normy.

Idźmy od razu do przykładów. Ile danych możecie odczytać z tabeli poniżej?

Dzień tygodnia	Zużycie energii elektrycznej w fabryce X [MWh]*
1	75,3
2	77,7
3	76,2
4	73,0
5	80,1
6	79,8
7	82,4

*cel < 75 MWh

 

Niewiele, możemy porównywać kolejne liczby z wartością podana jako cel, ale szczerze już przy czwartej wielkości, nie pamiętam czy dwie pierwsze mieściły się w limicie czy nie. Potrzebne informacje są podane, tabela wygląda przejrzyście, ale czy taki sposób przedstawienia informacji pozwala na trafną i szybką ocenę sytuacji i podejmowanie odpowiednich akcji? No niekoniecznie. To trochę jak wkuwanie stałych fizycznych przed testem. Nikt tego nie lubi i zazwyczaj robi się to wtedy kiedy naprawdę trzeba.

Czy łatwo jest odnieść tak przedstawione dane do obecnej sytuacji w przedsiębiorstwie lub wyznaczyć trend? Można to zrobić z grubsza, na oko, niezbyt precyzyjnie albo poświęcić czas na zabawę z liczbami w arkuszu kalkulacyjnym. Czasem będzie to niezbędne do miarodajnej analizy, czasem kompletnie bezcelowe.

A ile informacji można odczytać z tych samych danych przedstawionych w ten sposób?

W drugim przypadku nawet osoba, która jest na produkcji kilka sekund i nie ma doświadczenia, patrząc na taki wykres, jest w stanie sama wywnioskować,  że zakład przekracza zaplanowane zużycie energii elektrycznej i powinny zostać podjęte odpowiednie akcje naprawcze. I to jest właśnie główny cel Visual Managmentu – zobrazowanie aktualnej sytuacji w taki sposób, aby w razie odchyleń można było od razu zidentyfikować problem i podjąć odpowiednie działania.

Innym przykładem typowo z obszaru zarządzania projektami jest  wykres Gantta, o którym Kacper pisał już jakiś czas temu. Patrząc na harmonogram w postaci tabelarycznej nie zawsze jest tak prosto odczytać, co musi być skończone np. 10 marca, szczególnie jeśli zadań będzie kilkadziesiąt. Zachęcam Was do przeczytania jeszcze raz tego wpisu. Sama kilka razy korzystałam z zawartych w nim wskazówek, jak szybko stworzyć taki wykres Gantta przy użyciu zwykłego arkusza Excel.

W przypadku gdy mamy sam plan projektu wraz z terminami, np. taki wykonany w MS Project, czytelność takiej listy maleje wraz z liczbą zadań i ilością równoległych ścieżek, wręcz w zastraszającym tempie. Sama korzystałam z takich plików w bardzo suchej i nieprzystępnej formie. Czasami naprawdę ciężko było znaleźć wszystkie zadania, które powinny być zakończone danego dnia, ale jest na to bardzo prosty trick. Można taki plan projektu zaimportować do Outlooka i cieszyć się wszystkimi zadaniami przedstawionymi w formie kafelków w kalendarzu, prawie jak w wykresach Gantta. Oczywiście dla przejrzystości warto go dodać jako osobny kalendarz, aby nie zakłócał zajęć związanych z innymi zaplanowanymi obowiązkami i spotkaniami.

Innym przykładem jest to w jaki sposób robimy swoje To-do-listy.Lista zadań do zrobienia przedstawiona w takiej formie, jak poniżej, nie jest nadmiernie kłopotliwa w zastosowaniu. Jesteśmy w stanie zidentyfikować te zadania, które zostały już wykonane:

• zorganizować burzę mózgów,
• przygotować harmonogram,
• Karta Projektu,
• zaplanować kamienie milowe,
• przygotować oszacowanie kosztu projektu,
• ustalić termin spotkania inicjującego,
• wysłać agendę,
• przygotować kosztorys pierwszego etapu,
• wysłać ofertę sponsorską,
• zidentyfikować ryzyka w projekcie

Jednak, gdy spojrzymy na poniższą tablicę Kanban poniżej, znacznie łatwiej jest zorientować się, które zadania są już w trakcie realizacji, a które czekają na rozpoczęcie.

W przypadku bardzo krótkich i prostych list zadań, tablice Kanban mogą być zbyteczne, ale w sytuacji, gdy tych zadań jest więcej, dzielimy się listą z innymi osobami jest to fajne i proste narzędzie, które jest bardzo łatwo dostosować do swoich potrzeb. Inną sytuacją, gdy tablice Kanban mogą być przydatne są projekty, gdzie występuje dużo zadań w toku i potrzebna jest ich jak najszybsza identyfikacja i zakończenie.

Zalety Visual Managementu:

• łatwiejsza i szybsza identyfikacja prawidłowo działających jak i problematycznych obszarów w projekcie,
• lepsze zapamiętywanie przedstawionych danych, dzięki bodźcom wzrokowym,
• stałe monitorowanie kluczowych obszarów zarządzania projektem,
• mniej błędów,
• zwiększenie zaangażowania pracowników,
• możliwość zmian i dostosowywania wybranych narzędzi do aktualnych i przyszłych potrzeb.

Wady:

• konieczność ciągłej aktualizacji,
• narzędzia powinny być tak dobrane, aby były zrozumiałe

Podsumowanie

Chciałam Wam dzisiaj przedstawić dość luźny podgląd tego, czym jest Visual Management, jakie ma zalety i ograniczenia oraz jak czasem niedużym wysiłkiem można ułatwić sobie i innym pracę. Ja widzę sporo zalet ze stosowania różnych narzędzi. Trzeba tylko wybrać odpowiednie i dostosować je do swoich potrzeb.

Do tej pory pisaliśmy już o kilku narzędziach, które mogą być przydatne w zarządzaniu wizualnym. Jeżeli chcecie poczytać o innych narzędziach, odsyłamy Was do konkretnych postów:

• 5S,
• Tablica KANBAN i program Trello , gdzie w łatwy sposób można planować i zarządzać zadaniami w projekcie,
• Wykres Gantta
• Macierz Eisenhowera,
• Wykres Spalania – Burndown Chart,
• Monopoly Money, Planning Poker i Metoda koszulkow

 

Źródła:

• https://www.pexels.com/photo/laptop-technology-ipad-tablet-35550/