now-later

Dlaczego odkładamy wszystko na później?


Chyba nie ma takiej osoby, która nigdy nie odkładała czegoś na później. A im bardziej nie chcemy czegoś zrobić, tym bardziej traktujemy to jako karę, której chcemy uniknąć. Prokrastynacja, czyli odkładanie lub przekładanie czegoś na później może dotyczyć różnych sfer naszego życia – zawodowej, osobistej, finansowej czy zdrowotnej

Prokrastynator doskonale zdaje sobie sprawę z konsekwencji, jakie niesie zwlekanie z wykonaniem ciążącej mu czynności. Początkowo odczuwa ulgę, że problem jest gdzieś daleko, niczym dopiero nadchodząca burza piaskowa i nie musi się nim od razu zajmować. Pojawia się nadzieja, że jutro będzie lepiej i wszystko samo się rozwiąże. W konsekwencji ciążąca sprawa staje się problemem, który siedzi z tyłu głowy i nie pozwala się skupić na innych rzeczach. Pojawia się stres i strach, że nie da rady tego zrobić. Brzmi znajomo?

Jakie są tego przyczyny?

1.  Strach

Ritta Emmett w swojej książce “The Procrastinator’s Handbook” stwierdza, że:

“Strach przed wykonaniem zadania zużywa więcej czasu i energii niż samo zadanie ”

Ile razy zdarza się, że odkładamy cały dzień coś, co tak naprawdę zajmie nam 10 minut. Kto lubi zmywać naczynia, niech pierwszy zacznie rzucać kamieniami 😉 Czyż nie lepiej byłoby zająć się tym od razu i mieć to z głowy? Ile można by oszczędzić czasu, gdybyśmy sami przestali siebie oszukiwać. Jednak oczekujemy, że w jakiś magiczny sposób ktoś zrobi coś za nas. Tutaj może być widoczny wpływ naszych doświadczeń z dzieciństwa, kiedy rodzice wykonywali za nas nieprzyjemne obowiązki, kiedy wystarczająco długo z nimi zwlekaliśmy.

2.  Myślenie, że zajmie nam to bardzo dużo czasu

Zdarza się, że odwlekamy coś na później, bo zwyczajnie myślimy, że zajmie nam to strasznie dużo czasu i nie ma sensu się za to zabierać skoro możemy tego nie skończyć. W tym przypadku mam dwa rozwiązania, które mogą pomóc w zależności od sytuacji.

Pierwszym z nich jest podzielenie dużego zadania na kilka mniejszych. Możemy przy tym wykorzystać jedną z metod priorytetyzacji np. MOSCoW. Sam podział na mniejsze zadania sprawi, że całość nie będzie aż taka przytłaczająca, pomoże też zrozumieć, co dokładnie mamy do zrobienia. Określimy też, co jest najważniejsze do wykonania całości, a co stanowi tylko dodatki. Tutaj od razu na myśl przychodzi zasada Pareto.

Drugim sposobem jest wyodrębnienie pierwszego kroku, który będzie nam łatwo wykonać i który nas podbuduje, dzięki czemu nie będziemy czuli niechęci i strachu przed całym zadaniem. Tym pierwszym krokiem może być na przykład przygotowanie wizji, ułożenie planu jego realizacji. Powinien on być jednak już ukierunkowany na realizację celu. Ja często pisząc posty nieświadomie zaczynam właśnie w ten sposób. Najpierw pisze jeden akapit i na dole wypisuję słowa klucze, wokół których będę budowała całą treść.

3.  Nie wiemy jak coś zrobić

Ten punkt w dużym stopniu wiąże się z poprzednimi, a skumulowane razem są znaczną barierą, którą naprawdę ciężko jest pokonać. W sytuacji, gdy nie wiemy, jak coś zrobić, to często widzimy przed sobą duże zadanie, które budzi w nas lęk i ogarnia nas blokada, która uniemożliwia nam zrobienie pierwszego kroku. Tutaj, tak samo jak w punkcie drugim, możemy podzielić zadanie na mniejsze kawałki tortu, które łatwiej będzie ugryźć, a jeszcze łatwiej, jeśli pierwszym krokiem będzie po prostu podniesienie talerzyka.

4.  Brak wyznaczania sobie terminów

Ponownie sięgam do wiedzy, którą dzieli się Ritta. Tym razem zostawiłam jej słowa w oryginale:

“A PLAN is WHAT you’re going to do.
A SCHEDULE is WHEN you’re going to do it.
If you don’t SCHEDULE your PLAN
it may NEVER get DONE.”  

Chyba powieszę sobie jej słowa w widocznym miejscu. Bardzo często coś planujemy, ale zapominamy przypisać ramy czasowe do realizacji naszych zadań czy celów. Jeśli sami ich sobie nie narzucimy, będzie nam trudno je osiągnąć, bo zawsze pojawi się coś ważnego, pilnego , co odsunie nasze plany na później. Niestety zbyt często w nieskończoność. Zbliżający się termin będzie nas mobilizował do realizacji. Naprawdę warto do swoich zadań dopisać ramy czasowe, nawet jeśli będą sporo przeszacowane. Większość rzeczy i tak będziemy robić tuż przed zbliżającym się deadlinem.

5.  Przyszłość

Wyobrażamy sobie przyszłość jako czas, kiedy jesteśmy lepszymi ludźmi, którzy mają silną wolę, są zdyscyplinowani i nie mają tyle obowiązków na głowie, co my teraz. No bo przecież teraz musimy jeszcze zrobić i to, i to i jeszcze tamto, więc nie możemy się wziąć za to zadanie. Zrobimy je później … kiedy będziemy mieli więcej czasu, chęci, wiedzy, kondycji … (wstaw swoje wytłumaczenie). To jest mało prawdopodobne. Raczej będzie odwrotnie. Dlatego tak ważne jest zrobienie pierwszego kroku tu i teraz.

Lubimy rozpoczynać wielkie zmiany od przełomowego punktu: od nowego roku, od trzydziestki, od jutra. Miałam nie jeść słodyczy, ale już dzisiaj zjadłam ciasto, więc zacznę od jutra, z czystą kartą. Zapominamy, że wyczyścić kartę możemy w dowolnym momencie. Jeśli chcemy zacząć biegać, załóżmy dres, koszulkę i takie buty jakie mamy pod ręką (i się do tego nadają) i po prostu wyjdźmy z domu, zacznijmy od szybkiego marszu przeplatanego minutą truchtu.  Zrobimy pierwszy krok, który nie jest dla nas skokiem nad przepaścią. Dodatkowo poczujemy ogromny przypływ energii, że zaczęliśmy coś, co odkładaliśmy przez tak długi czas. Małymi krokami zajdziemy dalej niż stojąc w miejscu i robiąc jeden duży skok. Poniżej bardzo fajny plan treningowy jak dojść w 8 tygodni do 30 minut ciągłego biegu.

2

6.  Przerywniki / rozpraszacze

Kiedy już na poważnie usiądziemy z chęcią realizacji odkładanego przez długi czas zadania, nagle okazuje się, że jesteśmy głodni, albo nie podlaliśmy kwiatków, albo mamy ochotę na kawę. I na to jest sposób. Możemy sami sobie na to pozwolić … ale dopiero za 15 minut.  Jest to na tyle krótki czas, że czujemy, iż zaraz to nastąpi, ale często wystarczający, żeby wpaść w wir pracy i całkiem o tym zapomnieć. Jeśli po 15 minutach nie będziemy pamiętali o naszej potrzebie, to znaczy, że był to tylko chwilowy kaprys, który miał nas odciągnąć od głównego celu.

7.  Potrzeba odpoczynku

Czasami organizm swoim niechciejstwem sam daje nam sygnał, że potrzebujemy odpoczynku. Zdarza się, że jesteśmy przytłoczeni różnymi obowiązkami i w pewnym momencie ogarnia nas zwyczajna niemoc. Dla jednej osoby może to być dzień, w którym porządnie się wyśpi, nadrobi zaległości w lekturze czy zjeść coś na spokojnie. Może to dać więcej, niż próbowanie na siłę zmusić się do zrobienia czegoś. Dla kogoś innego może to być 20-minutowa drzemka podczas której podładuje trochę baterie na resztę dnia.

Podsumowanie

Pewnie zastanawiacie się jaki to wszystko ma związek z zarządzaniem projektami? Nieważne, czy w pracy, czy w domu, mechanizmy odkładania obowiązków na później są takie same. Dlatego tak ważny jest odpowiedni poziom motywacji zespołu, ustalenie terminów realizacji i ich egzekwowanie. Tu ważna jest rola Kierownika Projektu czy Lidera Zespołu, który powinien zauważyć, które zadania mogą być odkładane na później. Często są to bardzo ważne i nawet niekoniecznie trudne czy nieprzyjemne zadania, ale na przykład niezrozumiałe. Takie których zespół nie wie jak zrealizować, więc profilaktycznie zostawia je sobie na sam koniec. Często kilka takich odkładanych zadań powoduje opóźnienia całego projektu.

Temat odkładania na później dotyka nas na każdym kroku, jeśli nauczymy sobie z nim radzić w domu, łatwiej będzie nam wprowadzić podobne zasady w pracy i odwrotnie. Czasem w pracy jest nam nawet łatwiej z tym walczyć, bo nasze wyniki są cały czas oceniane, mamy przed sobą widmo naszego przełożonego czy nadzieję na awans przy świadomości włożonego wysiłku. W życiu osobistym czasem sami musimy być dla siebie takim szefem, który sprawi, że będziemy robić to, co należy.