Office 365 w zarządzaniu projektami

Dzięki Konferencji Project Engineering 2017, którą recenzował Karol https://kierownikprojektu.com/2017/05/17/bylismy-na-konferencji-project-engineering-2017/, miałam przyjemność uczestniczyć w warsztacie organizowanym przez firmę Microsoft na temat Office 365 i jego roli w zarządzaniu projektami. Po zapoznaniu się bliżej z tym narzędziem, muszę przyznać, że jestem bardzo z niego zadowolona.

Jak ono wygląda i w czym może pomóc? Zobacz sam!

Microsoft Planner to jedno z narzędzi, które oferuje nam Office 365, które w bardzo przyjemny sposób pomoże nam w organizacji pracy zespołowej. Dzięki niemu możesz tworzyć nowe plany, organizować i przypisywać zadania, udostępniać pliki oraz informować na bieżąco o postępach Twojej pracy.

Jeśli jesteś studentem Politechniki Warszawskiej dostęp do Microsoft Planner masz zupełnie za darmo. Oto sposób logowania: https://www.ci.pw.edu.pl/Uslugi/Poczta-elektroniczna/Zasady-korzystania-z-kont-studenckich

Pierwsze kroki z Microsoft Planner

Po zalogowaniu do konta zobaczysz interfejs z różnymi narzędziami Office 365. Są one ze sobą powiązane, dzięki czemu masz cały pakiet pod ręką od kalendarza, poczty, notesu po narzędzie do tworzenia zadań.

Po wejściu do Plannera otworzy Ci się okno z prośbą o utworzenie nowego planu.
Po dodaniu nazwy i ustawieniu statusu publicznego lub prywatnego możesz zacząć planowanie.

Jak widzisz, do planowania wykorzystywane są zasobniki, do których przypisywane są poszczególne zadania, które możesz dzielić na przykład na te do wykonania i wykonane, dzięki czemu na bieżąco będziesz mógł kontrolować ilość zadań do zrobienia.

Każdemu zadaniu możesz przypisać innych członków, którzy współtworzą dana czynność, datę, postęp prac, listę kontrolną z możliwością wykreślania, opis oraz załączniki. Jeśli jesteś studentem Politechniki Warszawskiej jesteś już automatycznie w systemie. Chcąc dodać innych studentów do Twoich zadań wystarczy wpisać ich imię i nazwisko w polu wyszukiwania. Jest również możliwość komentowania danego zadania, przez co możesz w prosty sposób przedyskutować pewne sprawy z innymi osobami.

Oprócz tablic Microsoft dodał również opcję sprawdzania postępu prac na wykresie, widzimy dzięki temu ile zadań jest nierozpoczętych, trwających lub spóźnionych.

Przydatna podczas planowania nauki oraz tworzenia notatek z wykładów jest opcja notesu, umożliwiająca przekierowanie nas do notatek, w których możemy tworzyć własne zapiski. Dodatkowym atutem jest również możliwość dodawania plików i przetrzymywania ich w chmurze, dzięki czemu nie musisz się bać o bałagan w notatkach tuż przed ważnym zaliczeniem.

Po rozwinięciu paska zadań mamy również opcję konwersacji z zespołem czy też wyświetlenia kalendarza.

PODSUMOWANIE

Microsoft Planner to świetne narzędzie skupiające niezbędne opcje do zarządzania projektem. Jest bardzo proste, przejrzyste oraz funkcjonalne. Myślę, że jest ciekawą alternatywą dla aplikacji Trello, o której napisałam tutaj: https://kierownikprojektu.com/2017/03/22/poznaj-trello/

Jeśli masz na co dzień do czynienia z projektami lub chciałbyś zacząć, to te narzędzie z pewnością bardzo Ci pomoże. 
https://www.youtube.com/watch?v=cnP6yNJ_tQQ

 

Źródło: https://www.microsoft.com/pl-pl/