1

Jak skupić się na pracy – technika Pomodoro


Część z Was być może słyszała wcześniej o technice Pomodoro. Ja przyznam się, że spotkałam się z nią dopiero teraz i naprawdę bardzo mnie zaintrygowała, dlategoCzęść z Was być może słyszała wcześniej o technice Pomodoro. Ja przyznam się, że spotkałam się z nią dopiero teraz i naprawdę bardzo mnie zaintrygowała, dlatego oczywiście poszukałam o niej więcej informacji. oczywiście poszukałam o niej więcej informacji.

Co to jest Pomodoro?

Pomodoro jest techniką zarządzania czasem opracowaną przez Francesco Cirillo pod koniec lat 80. Technika ta wykorzystuje zegar do odmierzania przedziałów czasu, w których odbywa się praca, zazwyczaj 25-minutowych, po których następuje krótka przerwa. Przedziały te nazywane są Pomodoro. Nazwa wzięła się od minutnika kuchennego w kształcie pomidora, którego używał Cirillo. Technika ta została opracowana, aby usprawnić wykonywanie zadań poprzez ustalenie konkretnych przedziałów, w których pracujemy i wyeliminowania możliwie jak najwięcej czynników przeszkadzających.  

Działanie

Do rozpoczęcia wykonywania zadań z użyciem tej techniki potrzebujemy w zasadzie trzech rzeczy:

  1. listy zadań do wykonania,
  2. minutnika, aplikacji do ustawiania interwałów lub innego czasomierza, który da nam znać, że minął wyznaczony czas,
  3. kartkę i długopis/dedykowaną aplikację, która będzie służyła jako podręczny notatnik.

Mając już wszystko przygotowane, możemy zabrać się do pracy. Dobrze jest przygotować taką listę zadań, która będzie zawierała czynności, które nie są nazbyt długie np. trwające kilka godzin. Łatwiej jest pracować nad nimi, gdy podzielimy je na kilka mniejszych.

3

1.  Wybieramy zadanie do wykonania

Cirillo sugeruje, aby przygotowaną listę zadań uszeregować wg priorytetów w taki sposób, aby najważniejsze zadania wykonywać w pierwszej kolejności. Wybieramy pierwsze zadanie z listy.

2. Ustawiamy minutnik na 25 min

Ustawiamy czasomierz na 25 min (to mniej więcej tyle, ile zajmuje zrobienie spagettii). Jest to przedział czasowy, podczas którego będziemy wykonywać zadanie.

3. Pracujemy nad zadaniem przez całe 25 min

Pracujemy nad zadaniem przez całe Pomodoro (25 min). Zalecane jest, żeby czasomierz był w widocznym miejscu, abyśmy mogli kontrolować upływ czasu. Ja osobiście celowo ukryłabym go poza zasięgiem wzroku, aby nie rozpraszało mnie patrzenie na niego co 3 minuty 😛

Tu bardzo ważne jest, żeby samemu nie przerywać pracy i również nie pozwolić na to innym. Gdy nagle przypomni nam się, że musimy kupić mleko, to zapisujemy to na kartce, którą mamy pod ręką. Mają na niej znaleźć się hasłowo wszystkie myśli i zadania, które nie są związane z bieżąco wykonywanym zadaniem – to coś w rodzaju myślodsiewni (Kto czytał albo oglądał Harrego Pottera, ten wie o co chodzi). 

4. Robimy sobie 5 min przerwy

Gdy zadzwoni alarm informujący, że minęło zaplanowane 25 minut, robimy sobie 5 minut przerwy. W momencie, gdy wpadnie się w wir pracy, może to być ciężkie, ale jest to krok, który można uznać za obowiązkowy. Po 25 minutach pracy następuje 5 minut przerwy. Można wtedy przejść się i się porozciągać, zrobić herbatę albo przejrzeć Facebooka. Jeśli skończyliśmy całe zadanie, wykreślamy je z listy i cieszymy się, że idziemy do przodu (przez całe 5 minut :P)

5. Dłuższa przerwa

Po 4 Pomodoro, czyli około dwóch godzinach, robimy sobie dłuższą przerwę 20-30-minutową. Można w tym czasie sprawdzić wiadomości, zjeść coś, porozmawiać z kimś dłużej itp.

2

Zasady techniki Pomodoro

  1. Usuń wszystko, co może Cię rozpraszać. Wyłącz telefon, TV i wszystko inne, co może odciągnąć Twoją uwagę podczas pracy.
  2. Pomodoro jest niepodzielne – Jeżeli zaczniesz nad czymś pracować, to przerwę zrobisz sobie dopiero za 25 minut.
  3. Jeśli zadanie jest bardziej obszerne i zajmuje kilka Pomodoro, to warto podzielić je na mniejsze, którymi łatwiej będzie zarządzać.
  4. Z kolei, jeśli zadanie zajmie mniej niż jedno Pomodoro należy dorzucić do niego kolejne zadanie z listy tak, aby 25 minut przeznaczone na pracę było wypełnione.
  5. W czasie przeznaczonym na odpoczynek nie wolno zajmować się pracą.

Pozytywy

Głównymi zaletami tej techniki jest skupienie się na wykonywaniu konkretnego zadania i wyeliminowaniu rozpraszaczy. Wszystkie rzeczy, które pojawią się w trakcie pracy, po prostu zapisuje się na kartce, żeby nie zaprzątały nam głowy.

Od razu widać też, że częste przerwy to pewien sposób nagrody za 25 minut ciągłej pracy. Kiedyś na studiach dostałam radę, żeby w sytuacji, gdy bardzo nie chce się czegoś uczyć albo usiąść do projektu należy postawić przed sobą bardzo nisko zawieszoną poprzeczkę np. będę robiła coś przez godzinę, a później będę mogła obejrzeć odcinek serialu itp. Taka metoda marchewki na zachętę. Przyznam, że w sytuacjach totalnej niechęci ustalałam sobie okres około 30 minut pracy, po którym następował odpoczynek i było to zdecydowanie lepsze niż odkładanie niechcianego zajęcia przez cały dzień. Zazwyczaj udawało mi się w pierwszym podejściu popracować około 30 minut, zrobić sobie dłuższą przerwę i później jeszcze usiąść do pracy na godzinę. Niezbyt długi okres pracy i krótka przerwa, która nie pozwala na całkowite wypadnięcie z rytmu może okazać się skuteczna. Dużym pozytywem jest też to, że od razu widać postęp w ilości wykonanych przez nas zadań, co może nas dalej napędzać do pracy.

Cała technika nie wydaje się też nazbyt skomplikowana i nie wymaga wielu zasobów, praktycznie w każdym telefonie powinna być funkcja minutnika, a jeśli nie, to łatwo można pobrać jakąś aplikację.

Wydaje mi się również, że usunięcie rozpraszaczy, wyłączenie maila na 25 minut, niereagowanie na powiadomienia wpłynie pozytywnie na obniżenie poziomu stresu. Nasz mózg dostaje za dużo bodźców, organizm wyrzuca hormony, które mają nas pobudzić jakbyśmy byli w zagrożeniu. Robienie kilku rzeczy naraz, pozornie wydaje nam się wielozadaniowością, jest raczej rozgrzebywaniem kilku rzeczy w tym samym czasie i niekończenie w rezultacie nierobienie żadnej. Może więc warto robić je szeregowo. Wtedy przynajmniej część z nich będzie skończona.

Bardzo podoba mi się w tej technice to, że sprawy, które w trakcie pracy mogą nam zaprzątać głowę, złote myśli, zapomniane zadania i nagłe prośby od innych osób zapisujemy sobie na kartce i nie musimy o nich myśleć tylko możemy skupić się na zadaniu, które mamy wykonać. Już samo to może znacznie zwiększyć naszą wydajność

Myślę, że ta technika mogłaby się sprawdzić w pracy programisty, choć pewnie nie każdego. W zasadzie myślę, że sprawdziłaby się w każdej ciągłej pracy, gdzie wymagane jest skupienie na konkretnym zadaniu przez pewien czasu.

Wątpliwości

Mam kilka wątpliwości co do skuteczności tej techniki w kilku sytuacjach. Na pewno nie sprawdzi się ona w przypadku pracy ad-hoc czy w helpdesku, gdzie stale jesteśmy zalewani, krótkimi zapytaniami, na które często trzeba reagować natychmiast. Mam też wątpliwości co do pracy na tzw. open space. Mnie bardzo wkurzałoby, gdyby komuś obok cztery razy w ciągu godziny dzwonił budzik, bo wybijałoby to mnie  z mojego rytmu. Raczej postawiłabym na przypomnienia wizualne, albo dźwiękowe ale w słuchawkach.

Na pewno rozpoczęcie pracy zgodnie z tą techniką będzie wymagało dużo samodyscypliny w ustawianiu minutnika i przestrzeganiu okresów pracy i odpoczynku, a także unikaniu wszelkich rozpraszaczy. Dużo zależy też od samej listy zadań, którą zaplanowaliśmy. Jeśli nasze zadanie nie jest do końca zdefiniowane i w międzyczasie będziemy szukali potrzebnych informacji już samo to będzie dla nas rozpraszaczem.

Kolejną moją wątpliwością jest to, czy podczas wpadnięcia w wir pracy czy wenę twórczą, robienie przerwy po 25 minutach samo w sobie nie będzie rozpraszaczem.

Widzę sporo pozytywów, a jednocześnie mam wiele wątpliwości w odniesieniu do skuteczności tej techniki. Na pewno z czystej ciekawości niedługo ją przetestuję, bo przyznam się, że bardzo mnie intryguje czy praca w tak krótkich interwałach jest rzeczywiście taka skuteczna.  

Rzucam więc otwarte pytania: Czy ktoś z Was już słyszał o tej technice? Może ją stosował? A może ma jakieś praktyczne wskazówki? Każde słowo komentarza będzie mile widziane.