Osobisty Kanban – System zarządzania moim życiem

Mój osobisty Kanban

Historia moich narzędzi do zarządzania pracą, zadaniami, projektami, marzeniami jest tak długa i bogata, że mógłbym o tym napisać książkę. A z pewnością napisałem już o tym kilka postów. Opowiem Ci o moim aktualnym podejściu. A w zasadzie tylko o jego części, bo post byłby zbyt długi. Aktualnie mam swój osobisty Kanban.

Posty o mojej drodze poszukiwania odpowiedniego narzędzia do zarządzania pracą możesz przeczytać tutaj:

• https://kierownikprojektu.com/2016/07/27/zarzadzanie-czasem-kalendarz/
• https://kierownikprojektu.com/2018/05/17/migracja-do-asany/
• https://kierownikprojektu.com/2020/03/05/system-zarzadzania-zyciem/

Co to jest Personal Kanban (osobisty Kanban) w moim rozumieniu?

Personal Kanban to metoda Kanban wykorzystywana w życiu osobistym przez jedną osobą. Służy do realizacji wszystkich zadań, z którymi spotykamy się w naszym życiu. Wykorzystuję tę technikę do prac domowych (np. odbieranie paczki, naprawa samochodu), edukacji (nauka angielskiego, czytanie), wprowadzania nawyków (medytacja), realizacji projektów (tworzenie podcastu).

Co to jest Kanban w skrócie?

Kanban to metoda zarządzania pracą, proces realizowania kolejnych zadań. Opiera się na następujących zasadach:

• Wizualizacja — stan faktyczny zadać powinien być odzwierciedlony na tablicy.
• Ograniczanie pracy w toku — należy ograniczać z góry pracę w toku, czyli wszystkie zadania, które zostały rozpoczęte, ale nie zostały jeszcze zakończone.
• Jasne zasady — wszystkie zasady pracy i akceptacji zadań powinny być dla wszystkich zrozumiałe i wszystkim znane.
• Pętle informacji zwrotnej — należy stworzyć mechanizmy pozwalające regularnie otrzymywać informację zwrotną od klienta, zespołu, procesu wytwórczego, partnera, dzieci, swojego systemu monitorowania postępów w nauce, promotora.
• Ciągle doskonalenie i empiryzm — proces wytwórczy należy ciągle doskonalić. Usprawnianie powinno być oparte o liczby i fakty, a nie przeczucia i fanaberie.

Najczęściej zadania w Kanban przedstawione są na tablicy z kolumnami przedstawiającymi kolejne etapy procesu wytwórczego.

Jak wygląda mój osobisty Kanban?

Moje zarządzanie zadaniami to proces. W pełni tego słowa znaczeniu, chociaż brakuje w nim ustrukturyzowania niektórych wydarzeń (np. planowania i podsumowań). Mam na swojej tablicy trochę powtarzalnych zadań (codziennych, cotygodniowych), regularnie wpadają nowe, okazjonalnie wpisuje całe nowe projekty oraz usuwam zadania.

Moja tablica wygląda następująco:

• Kolumny:
  • Pomysły — tutaj zapisuję wszystkie pomysły i zadania, które może kiedyś zrobię. Czekają one na odpowiedni moment (motywacje, poczucie ich istotności, zakończenie obecnych projektów).
  • Backlog — lista zadań i projektów, które zdecydowałem się podjąć w najbliższym czasie. Często wymagają jeszcze większej analizy (rozdzielenie na mniejsze zadania, wykazanie zasadności biznesowej).
  • W najbliższym czasie — zadania do zrobienia, gdy będę miał na nie czas.
  • Dzisiaj — zadania, które chcę zrobić dzisiaj.
  • W realizacji (limit 2) – aktualnie robione zadanie. Jeżeli jest tutaj zadanie, to faktycznie je teraz robię — zadaniom w tej kolumnie automatycznie uruchamia się liczenie czasu pracy nad tym zadaniem.
  • Zrobione — zadania, które już zrobiłem!
• Wiersze:
  • Zarządzanie wiedzą — przykładowy wiersz związany z obecnie podejmowanym projektem (ten wiersz dotyczył projektu minipodcastu o zarządzaniu wiedzą).
  • Zarządzanie — wiersze zawiera zadania zarządcze, takie jak: podsumowanie dnia, planowanie dnia.
  • Najważniejsze zadanie — wiersz zawiera najważniejsze zadania do wykonania.
  • Zadania — wszystkie pozostałe zadania. Tutaj jest większość moich zadań (nauka angielskiego, odebranie paczki, naprawa samochodu).

Moja tablica cechuje się:

• Powtarzalnymi zadaniami — mam sporo zadań, które wykonuję regularnie (np. sprawdzenie maila, medytacja). W używanej aplikacji ustawiłem je jako powtarzalne. Mogę takie zadanie zrobić, a następnego dnia pojawi się takie same nowe na początku procesu.
• Procedury i checklisty — niektóre zadania zawierają kroki do odhaczenia. Np. zakup klawiatury to: zgromadzenie wymagać, przejrzenie ofert, wybranie, kupienie, odebranie paczki.
• Przekładanie zadać — niektóre zadania mam zaplanowane na dzisiaj, ale przekładam je, ponieważ inne stały się ważniejsze lub nie zaistniały odpowiednie warunku (np. nie mogę odebrać paczki, bo nie ma jej jeszcze w paczkomacie).
• Mierzenie czasu wykonywania zadania — w mojej kolumnie z pracą aktywną (aktualnie wykonywane zadania) automatycznie liczy się czas pracy nad konkretnym zadaniem. Dzięki temu mogę zmierzyć, ile dokładnie czasu zajęło mi zrobienie danej rzeczy.
• Limit WIP — w niektórych kolumnach ustawiony mam limit pracy w toku, np. nie mogę jednocześnie wykonywać więcej niż dwóch zadań.
• Ustalanie priorytetów-zadania posortowane są od najważniejszych do najmniej ważnych. Na samej górze listy są te, które są dla mnie istotniejsze.