Osobisty Kanban – System zarządzania moim życiem


 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Osobisty Kanban

Mój osobisty Kanban

Historia moich narzędzi do zarządzania pracą, zadaniami, projektami, marzeniami jest tak długa i bogata, że mógłbym o tym napisać książkę. A z pewnością napisałem już o tym kilka postów. Opowiem Ci o moim aktualnym podejściu. A w zasadzie tylko o jego części, bo post byłby zbyt długi. Aktualnie mam swój osobisty Kanban.

Posty o mojej drodze poszukiwania odpowiedniego narzędzia do zarządzania pracą możesz przeczytać tutaj:

Co to jest Personal Kanban (osobisty Kanban) w moim rozumieniu?

Personal Kanban to metoda Kanban wykorzystywana w życiu osobistym przez jedną osobą. Służy do realizacji wszystkich zadań, z którymi spotykamy się w naszym życiu. Wykorzystuję tę technikę do prac domowych (np. odbieranie paczki, naprawa samochodu), edukacji (nauka angielskiego, czytanie), wprowadzania nawyków (medytacja), realizacji projektów (tworzenie podcastu).

Co to jest Kanban w skrócie?

Kanban to metoda zarządzania pracą, proces realizowania kolejnych zadań. Opiera się na następujących zasadach:

  • Wizualizacja — stan faktyczny zadać powinien być odzwierciedlony na tablicy.
  • Ograniczanie pracy w toku — należy ograniczać z góry pracę w toku, czyli wszystkie zadania, które zostały rozpoczęte, ale nie zostały jeszcze zakończone.
  • Jasne zasady — wszystkie zasady pracy i akceptacji zadań powinny być dla wszystkich zrozumiałe i wszystkim znane.
  • Pętle informacji zwrotnej — należy stworzyć mechanizmy pozwalające regularnie otrzymywać informację zwrotną od klienta, zespołu, procesu wytwórczego, partnera, dzieci, swojego systemu monitorowania postępów w nauce, promotora.
  • Ciągle doskonalenie i empiryzm — proces wytwórczy należy ciągle doskonalić. Usprawnianie powinno być oparte o liczby i fakty, a nie przeczucia i fanaberie.

Najczęściej zadania w Kanban przedstawione są na tablicy z kolumnami przedstawiającymi kolejne etapy procesu wytwórczego.

Jak wygląda mój osobisty Kanban?

Osobista tablica Kanban

Moje zarządzanie zadaniami to proces. W pełni tego słowa znaczeniu, chociaż brakuje w nim ustrukturyzowania niektórych wydarzeń (np. planowania i podsumowań). Mam na swojej tablicy trochę powtarzalnych zadań (codziennych, cotygodniowych), regularnie wpadają nowe, okazjonalnie wpisuje całe nowe projekty oraz usuwam zadania.

Moja tablica wygląda następująco:

  • Kolumny:
    • Pomysły — tutaj zapisuję wszystkie pomysły i zadania, które może kiedyś zrobię. Czekają one na odpowiedni moment (motywacje, poczucie ich istotności, zakończenie obecnych projektów).
    • Backlog — lista zadań i projektów, które zdecydowałem się podjąć w najbliższym czasie. Często wymagają jeszcze większej analizy (rozdzielenie na mniejsze zadania, wykazanie zasadności biznesowej).
    • W najbliższym czasie — zadania do zrobienia, gdy będę miał na nie czas.
    • Dzisiaj — zadania, które chcę zrobić dzisiaj.
    • W realizacji (limit 2) – aktualnie robione zadanie. Jeżeli jest tutaj zadanie, to faktycznie je teraz robię — zadaniom w tej kolumnie automatycznie uruchamia się liczenie czasu pracy nad tym zadaniem.
    • Zrobione — zadania, które już zrobiłem!
  • Wiersze:
    • Zarządzanie wiedzą — przykładowy wiersz związany z obecnie podejmowanym projektem (ten wiersz dotyczył projektu minipodcastu o zarządzaniu wiedzą).
    • Zarządzanie — wiersze zawiera zadania zarządcze, takie jak: podsumowanie dnia, planowanie dnia.
    • Najważniejsze zadanie — wiersz zawiera najważniejsze zadania do wykonania.
    • Zadania — wszystkie pozostałe zadania. Tutaj jest większość moich zadań (nauka angielskiego, odebranie paczki, naprawa samochodu).

Moja tablica cechuje się:

  • Powtarzalnymi zadaniami — mam sporo zadań, które wykonuję regularnie (np. sprawdzenie maila, medytacja). W używanej aplikacji ustawiłem je jako powtarzalne. Mogę takie zadanie zrobić, a następnego dnia pojawi się takie same nowe na początku procesu.
  • Procedury i checklisty — niektóre zadania zawierają kroki do odhaczenia. Np. zakup klawiatury to: zgromadzenie wymagać, przejrzenie ofert, wybranie, kupienie, odebranie paczki.
  • Przekładanie zadać — niektóre zadania mam zaplanowane na dzisiaj, ale przekładam je, ponieważ inne stały się ważniejsze lub nie zaistniały odpowiednie warunku (np. nie mogę odebrać paczki, bo nie ma jej jeszcze w paczkomacie).
  • Mierzenie czasu wykonywania zadania — w mojej kolumnie z pracą aktywną (aktualnie wykonywane zadania) automatycznie liczy się czas pracy nad konkretnym zadaniem. Dzięki temu mogę zmierzyć, ile dokładnie czasu zajęło mi zrobienie danej rzeczy.
  • Limit WIP — w niektórych kolumnach ustawiony mam limit pracy w toku, np. nie mogę jednocześnie wykonywać więcej niż dwóch zadań.
  • Ustalanie priorytetów-zadania posortowane są od najważniejszych do najmniej ważnych. Na samej górze listy są te, które są dla mnie istotniejsze.
.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Mój osobisty Kanban – Co działa na mnie najbardziej?

  1. Powtarzalność — codziennie nauczyć się kilka słówek, przeczytać kilka stron. Powtarzalność działa dla mnie idealnie. Bardzo ciężko jest mi zrobić dużo jednego dnia w ramach danego tematu, ale bardzo łatwo jest mi zrobić wiele rzeczy po trochu przez wiele miesięcy (np. nauka słówek).
  2. Mini projekty — lubię zacząć nowy i mały temat i skończyć go. Czasem jest to męczące, ale jeśli rozpiszę sobie zadania i widzę, że już mało brakuje, aby zakończyć temat, to bardzo łatwo jest mi zmotywować się, aby zwiększyć wysiłki i mieć już to z głowy.
  3. Odznaczanie zrobione — uwielbiam uczucie, że zadanie zostało wykonane, skreślić je z listy zadań, przesunąć do kolumny Zrobione i pochwalić się tym komuś 🙂
  4. Spełnienie planu minimum — dodałem specjalną kolumnę najważniejsze zadanie. Przyznaje, bardzo ciężko jest mi się za nie zabrać, bo to jest zazwyczaj taka, brzydka ropucha. Często odkładam zabranie się za takie zadanie. Jednak, gdy już je zrobię, to później przez resztę dnia czuję się świetnie, że zrobiłem najważniejszą rzecz. Do zabrania się do niej pomagają mi dwie rzeczy: włączenie pomodoro dla tego zadania i obietnica, że zrobię teraz tylko malutki kawałek i będę mógł odpocząć. Zazwyczaj nie odpoczywam, tylko jak już zacznę pracować, to pracuję 🙂

Mój osobisty Kanban – Co nie działa (jeszcze)

  1. Nie robię planowania pracy — nie określam, kiedy coś zrobię, lecz jedynie wpisuję dane zadanie do wykonania na dany dzień. Nie robię też podsumować minionych dni. Jakiś czas temu wprowadziłem tygodnie tematyczne — określam sobie, co jest dla mnie najważniejsze w danym tygodniu i na tym się skupiam (np. przez tydzień wyłącznie piszę posty na bloga). To podejście jest jednak nadal w powijakach.

Jak chciałbyś udoskonalić swój osobisty Kanban?

Mam wiele pomysłów i metod, które pomogłyby mi w realizacji moich zadań. Cześć praktyk u mnie kuleje, ale wiem, że są bardzo ważne, dlatego postaram się je wdrożyć. Pozostałe uważam za ciekawe i spróbuje ich przynajmniej na jakiś czas.

Kuleje w moim Kanbanie

  1. Najpierw najważniejsze zadanie — chciałbym każdy dzień kończyć z poczuciem, że zrobiłem przede wszystkim najważniejsze zadanie. Muszę wdrożyć zabieranie się na początku dnia właśnie za najważniejsze zadanie.
  2. Planowanie i podsumowanie — bardzo rzadko robię dokładne planowanie dni, tygodni, miesięcy oraz podsumowywanie. Muszę zacząć to robić: pisać co i kiedy będę robił, osiągał oraz jak mi poszło.
  3. Weryfikowanie celów i miar — trochę jest to związane z poprzednim punktem. Muszę patrzeć regularnie na moje miary i pilnować ich. Powinno mi to dać radość, ponieważ będą one faktycznie odzwierciedlały, czy moje działania zbliżają mnie do celu.

Chcę wprowadzić

  • 3 poziomy — chciałbym wrócić do metody rozpisania swoich życiowych celów, a następnie wyznaczenia im dwóch niższych poziomów, nagradzania się za ich osiągnięcie oraz regularnego sprawdzania, jak mi idzie (więcej o tej technice znajdziesz tutaj: https://trzypoziomy.pl/).
  • 5 zwycięstw dziennie — chciałbym wrócić do podejścia 5 zwycięstw dziennie: codziennego procesu realizowania zadań w postaci gry (pisałem już o tym tutaj: https://kierownikprojektu.com/2020/03/05/system-zarzadzania-zyciem/).
  • Wprowadzanie nawyków — chciałbym w moim systemie zarządzania pracą i celami odzwierciedlić wprowadzanie nawyków (np. wstawanie o 5:00 rano, poranne ćwiczenia).
  • Nie spiesz się i skup — w mojej głowie jest ogromnie dużo pomysłów na projekty i inicjatywy, chciałbym znaleźć sposób na ograniczenie ich liczby i skupienie się tylko na tych najważniejszych.
  • Eksperymenty — chciałbym wprowadzać usprawnienia za pomocą eksperymentów — wymyślać je, określać miary, badać obecną sytuację, badać wpływ usprawnienia, decydować, czy zachować usprawnienie.

Podsumowanie

Mój osobisty Kanban pomaga mi realizować kolejne zadania i projekty, przypomina o rocznicach i zadaniach do zrobienia za jakiś czas, oraz ułatwia pracę z zadaniami powtarzalnymi. Każdy dzień jest inny i czasami decyduję się przenieść zadania na inny dzień. Szukam przyczyny takiego działania i staram się ją usunąć na przyszłość. Małymi krokami poprawiam mój proces wytwórczy oraz sposób zarządzania nim. A jak Ty możesz poprawić swój sposób zarządzania zadaniami?

Newsletter

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉

Zobacz podobne wpisy:

Zdjęcia:


Leave a Reply

%d bloggers like this: