16d7e6

Migracja do Asany


Muszę przyznać, że nie planowałem migracji do Asany. To była zwykła niedziela. I jak codziennie otworzyłem swój kalendarz w celu wykonania moich zadań. Do zarządzania zadaniami korzystam z Google kalendarza (pisałem o tym tutaj). Tym razem było jednak inaczej. Google kalendarz popisał się kolejnymi błędami w swojej aplikacji. Tego było już za wiele! Rozpocząłem proces migracji do innego systemu, o którym opowiem Ci w niniejszym poście. Jeżeli chcesz poznać mój sposób migrowania do Asany, to serdecznie zapraszam!

Powody migracji

Ach ten Google kalendarz… Zmieściłem w niego wszystko: spotkania, sen, pracę, uczelnię, sport. Na samej górze miałem listę zadań do wykonania dzisiaj. Większość powtarzalnych: sprawdź pocztę e-mail, zapłać czynsz. Aż pewnej niedzieli… Google kalendarz przeniósł mi wszystkie zadania z poniedziałku na niedzielę oraz zablokował możliwość dodawania zadań na poniedziałek. Po historii z usuwaniem wydarzeń z kalendarza (w których byli też inni uczestnicy), uznałem, że mam już dość tego narzędzia.

 

W dodatku to narzędzie nie dawało mi możliwości wyświetlania listy wszystkich zadań bądź przydzielania ich do konkretnych projektów. Moje życie i projekty rozrosły się na tyle, że Google kalendarz zaczął być dla nich za ciasny. Szycie rozwiązania na miarę było mi niepotrzebne, ponieważ znalazłem Asanę.

Asana_logo_new

Źródło: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/66/Asana_logo_new.png

Migracja do Asany

Zaczęło się stosunkowo spokojnie. Poszukałem w internecie i znalazłem kilka narzędzi do zarządzania projektami. Przypomniałem sobie również wypowiedzi różnych osób. W pierwszej chwili padło na Nozbe. Niestety program ten jest płatny na dłuższą metę. W końcu trafiłem na Asanę, przejrzałem jej możliwości i stanęło właśnie na niej. Zarejestrowałem się na stronie Asany, założyłem kilka projektów i zacząłem kopiować zadania z dzisiaj do nowego systemu! Ten proces trwa tak od kilku tygodni, a trwać będzie przez cały rok, ponieważ taką maksymalną powtarzalność miały moje zadania w Google kalendarzu. I tak codziennie zerkam w kalendarz (jest na pulpicie mojego telefonu), aby skopiować kolejne zadania Asany.

Praca rozłożona w czasie okazała się niezbyt męcząca. Pozwala na spokojnie przenosić zadania, zastanawiając się jednocześnie nad ich aktualnością. Na początku migracji obejrzałem kilka filmów o Asanie oraz przeczytałem trochę poradników. Nauczyłem się dzięki temu, że w moim przypadku wiele małych projektów jest mi niepotrzebne. Zamieniły się one w zadania z podzadaniami. No właśnie, podzadania! Co oferuje mi Asana?

16d7e6

Źródło: https://luna1.co/16d7e6.png

Zalety Asany

W Asanie mogę mieć wiele przestrzeni (obszarów roboczych, np. prywatny, firmowy, rodzinny), w których mogę mieć wiele projektów (Nauka angielskiego, Wyjazd w góry, Ślub). Każdy projekt składa się z wielu zadań, a zadania z podzadań. Zarówno zadania, jak i podzadania mogą mieć datę wykonania oraz osobę, która ma je wykonać (tylko jedną osobę). Wiele osób może śledzić dane zadanie (bądź podzadanie).

 

System pozwala prowadzić projekty na dwa sposoby: jako listę zadań oraz tablicę kanbanowa. Obecnie wszystkie moje prywatne projekty prowadzę jako listę zadań (mam kilka projektów korzystających z tablicy kanbanowej, ale są one w Trello). Mogę wyświetlać wszystkie zadania i filtrować je oraz sortować: po dacie, po osobie je wykonującej, po statusie, etc.

 

Z Asany w większości korzystam z jej webowej wersji. Mam również zainstalowaną jej mobilną aplikację na Androida (jest ona uproszczona w stosunku do webowej wersji). Pomaga mi ona w robieniu zadań podczas podróży (zazwyczaj odznaczam zadania wykonane :)).

 

Asana

Wady Asany

Asana umożliwia obserwowanie na wykresie ilości zadań pozostałych do wykonania. Niestety, wykres ten nie zawiera podzadań. Jeżeli więc chcę obserwować na wykresie przebieg projektu, a podzadania powinny być na tym wykresie, muszę przekształcić je w zadania.  Mówiąc o podzadaniach, muszę wspomnieć, że niektóre moje zadania rozrosły się o wiele podzadań i najchętniej kliknąłbym jeden przycisk: przekształć w projekt, ale… nie ma takiego przycisku.

Aplikacja mobilna umożliwia dodawanie nowych zadań. Niestety mogę dodać zadania tylko do prywatnych projektów. Można jednak później zaktualizować to zadanie i ustawić inny projekt (niekoniecznie prywatny).

 

Każdemu zadaniu przypisuję siebie jako osoba, która ma go wykonać. Robię to, aby mieć te zadania na mojej liście zadań do wykonania. Brakuje mi globalnego ustawienia, które automatycznie ustawiłoby mnie jako wykonawcę zadania stworzonego przeze mnie.

Brakuje mi też wyświetlenia listy zadań do zrobienia tylko na dziś. Mogę wyświetlić wszystkie zadania posortowane po dacie wykonania. Znalazłem sposób na obejście tego problemu. Jeżeli nie mam zaległych zadań, na samej górze mam zadania do wykonania dzisiaj.

Podsumowanie

Asana jest narzędziem umożliwiającym zarządzanie projektami oraz zadaniami. Kalendarz sprawdza się w przypadku niewielkiej ilości zadań oraz jednoosobowego zespołu. Jednak głównym powodem migracji były błędy w samym kalendarzu. Dlatego zdecydowałem się na migrację.

Migracje można wykonać na kilka sposobów, np. szybko i drastycznie, powoli i nieinwazyjnie. Ja wybrałem ten drugi sposób, który pozwolił mi bezboleśnie zmigrować dane. Kosztowało i kosztuje mnie to trochę czasu, pozwala mi to jednak posprzątać moje projekty. Najważniejsze w tym wszystkim to:

  • móc działać na starym systemie w czasie i po migracji (nie usuwać danych ze źródłowego systemu),
  • stworzyć strategię migracji,
  • mieć mocne powody ku migracji,
  • znaleźć / stworzyć odpowiedni cel migracji (nie wybierać innego systemu od razu i zobaczyć, co z tego wyjdzie, lecz poświęcić sporo czasu na poszukiwania właściwego systemu),
  • nauczyć się nowego systemu, aby móc wykorzystać jego silne strony,
  • nie zmieniać wszystkich naszych danych pod nowy system, lecz część przenieść bez zmian, nawet jeśli nie do końca jest to zgodne ze standardami docelowego systemu (trzeba znaleźć miejsca, w których zmiana się opłaca lub nie).

 

Zastanawiam się, czy chcielibyście, abym w następnym poście opisał dokładniej Asanę, jak z niej korzystać oraz czego się o niej nauczyłem. Dajcie mi o tym znać 🙂

Źródła:

https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/66/Asana_logo_new.png

https://asana.com

https://luna1.co/16d7e6.png


Dodaj komentarz