Personal Kanban moimi oczami

Personal Kanban

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Cześć! Ostatnio opowiadałem Ci, w jaki sposób zarządzam swoją pracą. Wykorzystuję do tego metodę Kanban. Jakiś czas temu obiło się o uszy określenie Personal Kanban. Brzmiało na tyle interesująco, że zapragnąłem się jemu bliżej przyjrzeć. A co robię, gdy chcę coś poznać lepiej? Piszę o tym post. I tym sposobem jesteś tutaj, w poście o Personal Kanban

Co to jest Personal Kanban?

Personal Kanban jest metodą zarządzania pracą zespołu lub pojedynczej osoby oraz zbiorem mechanizmów wspierających współpracę między ludźmi i poprawianie procesu wytwórczego. Niestety, okazało się (w moim rozumieniu), że Personal Kanban to zwykły Kanban, tylko pod specjalną nazwę. Myślę, że zrobiono tak tylko w celach marketingowych. Ten post stał się przez to pewną formą przypomnienia, czy jest Kanban i jak działa.

Po co jest Personal Kanban?

Celem Personal Kanban jest maksymalizowanie wartości dla klienta poprzez minimalizowanie strat.

Jak działa Personal Kanban?

.

 

Zrobiliśmy nasz pierwszy kurs online! Zapraszamy do kursu: Wykres Gantta w Excelu - https://www.subscribepage.com/gantwexcelu

Zasady

Personal Kanban to przede wszystkim dwie rzeczy:

  1. Wizualizacja – przedstawiaj na tablicy faktyczny stan swoje pracy i procesu wytwórczego. Żadnego ukrywania i oszukiwania.
  2. Limitowanie pracy w toku – należy ograniczać rozpoczętą pracę. Za pomocą limitów możesz sterować swoim procesem wytwórczym: sprawiać, że szybciej lub wolniej będziesz kończył zadania.

Przykładowa tablica w Personal Kanban

Powyższe zasady można wykorzystać w bardzo prosty sposób. Przedstawia to poniższa 3-kolumnowa tablica:

TODODOING – 2 (Limit WIP)DONE
Zadania do zrobieniaZadania aktualnie robioneZadania już zrobione!

Limitowanie pracy w toku (WIP – Work in progress)

Zwiększ swoje skupienie na konkretnym zadaniu oraz liczbę zadań, które kończysz. Będziesz miał mniej rozpoczętych zadań i pewnie też mniej stresu. Aby to zrobić, ustal limity WIP. Polega to na tym, że ustalasz na daną kolumnę maksymalną liczbę zadań, które mogą w niej być. Na przykład na powyższej tablicy możesz jednocześnie wykonywać dwa zadania. W jaki sposób ustalić limit WIP? Napisałem o tym post: Jak ograniczyć pracę w toku w Kanban? Jak ustawić limity WIP?. W skrócie: ustal jakąś liczbę, np. równą liczbie osób w zespole. Następnie zmieniaj tę liczbę: zmieniaj, gdy widzisz jakiś problem w procesie lub po prostu eksperymentuj (zmniejsz limit WIP i zobacz co się stanie – jak będzie przebiegała praca). Raczej staraj się zmniejszać limity WIP.

Zadania na tablicy Personal Kanban

Zadania na tablicy przedstawione są jako karteczki. Jedna karteczka to jedno zadanie. Karteczki mogą mieć różne kolory – w zależności od Twojego uznania, kolory mogą reprezentować:

  • Różne tematy / projekty.
  • Różne priorytety.
  • Różne typy zadań.

Na karteczkach możesz dodawać różne ciekawe rzeczy. Zacznij się trochę bawić i spraw, aby było Ci przyjemnie i fajnie. Możesz dodawać kwiatki albo zwierzątka. Do zadań, za które nie chcesz się zabrać, możesz przypinać skórki banana, które zaczną śmierdzieć, gdy będą długo wisiały. To może być ciekawy sposób na zwiększenie motywacji do zabrania się za takie zadanie.

Praca z Personal Kanban

Praca z tablicą Kanban jest bardzo prosta. Bierzesz kolejne zadanie, przesuwasz do następnej kolumnę (kolejnego etapu procesu) i pracujesz nad nim aż do jego zakończenia. Wybierając zadanie, bierzesz najpierw to będące najbardziej po prawej, w myśl zasady: zacznij kończyć, skończ zaczynać. Tym sposobem będziesz kończył więcej zadań oraz mniej będziesz miał rozgrzebanych.

Priorytety

Priorytety są bardzo ważne. Chcesz przecież robić to, co jest najważniejsze. Możesz przedstawić je na kilka sposobów:

  • Najważniejsze zadania są na górze listy.
  • Najważniejsze zadania mają oddzielny kanał (swimline).
  • Różne priorytety mają różne kolumny (np. może kiedyś, w tym tygodniu, dzisiaj).
  • Złożoność – możesz podzielić zadania ze względu na ich złożoność.
  • Projekty – możesz pogrupować zadania ze względu na projekty (np. kolory karteczek, różne tablice, różne swimline’y).
  • Przyjemność – możesz pogrupować zadania ze względu na radość, jaką czerpiesz, gdy je robisz, np. chętnie zrobię / nie chcę tego robić. Zadania z grupy “nie chcę tego robić” możesz spróbować komuś oddelegować.

Inne podejścia

Wraz ze zwiększaniem samoświadomości, ludzie rozwijają swoje tablice.

  • Niektóre z nich z zawierają kolumny następujące kolumny:
    • Dzisiaj – zadania do wykonania dzisiaj.
    • Gotowe do pracy – zadania, którymi już można się zająć.
    • Czeka – zadania, które czekają na jakieś zewnętrzne zdarzenia lub zasoby.
    • Kolumny mogą przedstawiać konkretne okresy w czasie. Np. jeżeli jesteś nauczycielem, możesz mieć kolumny: przygotowanie do semestru, koniec semestru.
  • Swimline – Do tablicy można dodawać nowe kanały (równoległe przebiegi do przesuwania zadań – ang. swimline). Przedstawione są one jako dodatkowe wiersze na tablicy. Mogą reprezentować inne priorytety lub konkretne projektu.
  • Deadline – Do karteczek możesz dodać terminy wykonania zadań, aby mieć przejrzystszy wgląd w swoją pracę.
  • Różne tablice – możesz mieć wiele tablic:
    • Każdy projekt może mieć własną tablicę.
    • Praca operacyjna w danym przedsięwzięciu może mieć własną tablicę.
    • Możesz mieć własną tablicę na pracę operacyjną w swoim życiu prywatnym.

Codzienne spotkania

Codzienne spotkania zwane są również spotkaniami przy tablicy. Podczas takich spotkań patrzysz na tablicę i:

  • Zdajesz relację o stanie Twojej pracy:
    • Co teraz robię?
    • Co robimy jako grupa?
  • Zastanawiasz się, co powinniście teraz zrobić, a co innego przestać robić.
  • Rozwiązujecie małe problemy (np. jakieś zadanie jest długo zablokowane).

Nauka

Kanban to też proces regularnego wyciągania wniosków, uczenia się i eksperymentowania.

Możesz uczyć się o swoim procesie i poprawiać go m.in. podczas takich wydarzeń:

  • Retrospektywa – regularne (np. co tydzień) spotkanie, na którym zastanawiasz się, jak minął ostatni okres, co dobrego się działo i warto to wzmocnić, co złego się działo i należy tego uniknąć w przyszłości, jak można poprawić pracę.
  • Spotkania przy tablicy – codzienne spotkania, na których następuje przegląd aktualnie robionych zadań oraz wprowadzane są usprawnienia i podejmowane są działania mające na celu posunięcie pracy do przodu.
  • Wydania produktu – są to wydarzenia, podczas których produkt przekazywany jest klientowi. Należy uzyskać od niego opinię, która pomoże poprawić produkt oraz sposób zadowalania klienta.
  • Omawianie zadań wspólnie – na tym spotkaniu zastanawiasz się, co będziesz robił w najbliższym czasie i dlaczego. Ustalasz priorytety i planujesz najbliższą pracę.

Usprawnienia

Poniżej przedstawiam Ci kilka ciekawych usprawnień

  • Wzory zadań – niektóre zadania są powtarzalne. Możesz dla nich zrobić specjalne szablony z podzadaniami do wykonania lub formatkami dokumentów.
  • Obserwowanie postępu – sprawdzaj regularnie (np. co tydzień) stan swojej pracy – czy zbliżasz się do celu, czy nie robisz jakichś zadań za długo, czy zasadność biznesowa projektu jest nadal aktualna. Obserwuj wykresy i wyłapuj odchylenia od normy: dlaczego się pojawiły? Jak je zniwelować lub wzmocnić (jeśli są pozytywne).
  • Ogranicz listę TODO – jeżeli masz bardzo dużo zadań na liście TODO, dodaj kolejną np. może kiedyś i tam przenieś zadania z TODO. A w TODO miej te najważniejsze na najbliższy czas.
  • Regularnie zadawaj sobie pytanie: czy teraz robisz to, co jest najwłaściwsze?

Jak wdrożyć Personal Kanban?

Skorzystaj z następujących sześciu kroków:

  1. Spisz wszystkie zadania na karteczki.
  2. Spisz wszystkie etapy, które muszą przejść Twoje zadania, np. czekają na podjęcie pracy, są robione, czekają na sprawdzenie. Przedstaw te etapy w formie tablicy, gdzie kolumnami są kolejne etap. Etap pierwszy (początek procesu) to pierwsza kolumna, a ostatni etap to ostatnia kolumna.
  3. Umieść wszystkie zadania na tablicy (w odpowiednie kolumny w zależności od ich stanu faktycznego).
  4. Ustanów limity pracy w toku – przydziel niektórym kolumnom limity. Oznaczają one, ile maksymalnie zadań może być w danej kolumnie, Możesz ustalić na początku limity równe liczbie zadań w danej kolumnie, a później będziesz je zmieniał w ramach zarządzania przepływem. Limity służą ograniczeniu rozpraszania się na wielu zadań i skupianiu się na kilku najważniejszych.
  5. Ciągnij pracę – spójrz na swoją tablicę od prawej strony i najpierw zajmij się zadaniami będącymi jak najbliżej końca procesu, aby jak najszybciej je skończyć.
  6. Odzwierciedlaj – regularnie aktualizuj swoją tablicę, aby pokazywała stan faktyczny.

Co wziąłem dla siebie z Personal Kanban?

Podczas zgłębiania tego tematu, postanowiłem, że położę większy nacisk na następujące aspekty:

  • Monitorowanie – chcę dokładniej sprawdzać, ile czasu poświęciłem na dane zadanie i projekt oraz jakie miałem z tego korzyści.
  • Lepiej zadowalać klienta – chcę zdefiniować i dążyć do poprawy miar związanych z zadowoleniem klienta.

Czego nauczyłem się, pisząc o Personal Kanban?

Przygotowując ten post, nauczyłem się przede wszystkim, że jeżeli coś wygląda jak kaczka, chodzi jak kaczka, pływa jak kaczka i kwacze jak kaczka, to wcale nie musi być kaczką. Tak samą Personal Kanban okazał się nie być metodą wyłącznie do zarządzania swoją własną pracą, lecz również całego zespołu.

Ciekawe pytania do zadawania podczas pracy

W Kanban cały czas będzie zastanawiał się, które zadanie powinieneś zacząć teraz robić. Mogą Ci w tym pomóc poniższe pytania:

  • Co chcę dać dzisiaj zespołowi?
  • Czego oczekuję od innych?
  • Co mogę teraz skończyć?
  • Jak najlepiej mogę wykorzystać mój czas?
  • Czy praca idzie dobrze?
  • Jakie mamy obecnie możliwości?
  • Jak naprawić kryzys? Jak mogę pomóc?
  • Jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić?
  • Jaki jest najlepszy sposób, abyśmy zapamiętali to rozwiązanie? Jak przenieść to rozwiązanie na cały zespół?
  • Jak zaplanować pracę?
  • Jak się nie wypalić?

W skrócie i na koniec

Personal Kanban to metoda zarządzania pracą. Można stosować ją w zespołach oraz dla jednej osoby. Jest to uproszczona wersja metody Kanban. Osobiście nie widzę sensu nazywać jej Personal Kanban. Dla mnie jest to po prostu Kanban. Metodę Kanban możesz też wykorzystywać w uproszczonej wersji w swoim życiu osobistym (i może tym właśnie jest Personal Kanban – uproszczoną metodą Kanban).

A już na sam koniec:

  1. Wizualizuj swoją pracę (stan zadań, etapy procesu, wąskie gardła).
  2. Zarządzaj przepływem pracy (ustalaj i zmieniaj limity pracy w toku – WIP).
  3. Kończ pracę (bierz zadania od prawej do lewej, aby mieć jak najwięcej zakończonych zadań, a nie rozgrzebanych).
  4. Rób dobrą robotę (skup się i osiągaj swoje cele oraz dbaj o jakość).
  5. Nagradzaj się (w końcu po coś pracujesz, dawaj sobie nagrody: wolny wieczór, spacer).
  6. Bądź szczęśliwy (pracuj tak, aby na koniec dnia mieć poczucie, że dobrze wykorzystałeś dzień).

Pracuj tak, aby przed śmiercią być pewnym, że dobrze wykorzystałeś swoje życie i talenty. Życzę Ci powodzenia!

A w jaki sposób Ty zarządzasz swoją pracą? Jestem tego bardzo ciekawy! Daj mi znać!

Masz pytania? Skomentuj ten post!

Newsletter

Czytelniku, zapisz się na nasz Newsletter! Jeśli jesteś zainteresowany naszymi treściami, koniecznie się zapisz. Co miesiąc wysyłamy skrót wszystkich postów wraz z praktycznymi radami, których nigdzie indziej nie publikujemy! Nie możesz tego przegapić 😉

Zobacz podobne wpisy:

Źródła:

Zdjęcia:


Leave a Reply

%d bloggers like this: