Analiza interesariuszy projektu

Kim są interesariusze?

Wczesne rozpoznanie interesariuszy oraz zbadanie ich oczekiwań i wpływu względem projektu może mieć kluczowy wpływ na jego powodzenie. Ale kim w ogóle są interesariusze? To wszystkie osoby i organizacje, które mogą wpływać na projekt i które mogą ulegać wpływowi ze strony projektu.

O tym, że interesariusze są ważni, może przypomnieć nam oddana w listopadzie 2014 roku obwodnica Augustowa, która miała przebiegać przez dolinę Rospudy. Sprawa toczyła się przez kilka miesięcy na szczeblach Komisji Europejskiej i Trybunału Sprawiedliwości UE. Odbyło się nawet lokalne referendum o przebieg trasy obwodnicy[1]. Ostatecznie trasa została zmieniona, a koszty poszybowały w górę. Kto by wtedy pomyślał, że grupa ekologów będzie miała aż taki wpływ na powodzenie projektu?

Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy w projekcie

Grupowanie interesariuszy

Od czego więc zacząć analizę interesariuszy? Jest wiele modeli klasyfikacji:

• Macierz stopnia kontroli i spodziewanych korzyści – interesariuszy grupujemy według posiadanych przez nich uprawnień (stopień kontroli) oraz poziomu ich zainteresowania rezultatami projektu (spodziewane korzyści)

• Macierz stopnia kontroli i wywieranego wpływu – interesariuszy grupujemy według posiadanych przez nich uprawnień (stopień kontroli) oraz poziomu ich aktywnego zaangażowania w przedsięwzięcie (wywierany wpływ)
• Macierz wywieranego wpływu i wprowadzanych zmian – interesariuszy grupujemy według ich aktywnego zaangażowania w przedsięwzięcie (wywierany wpływ) oraz ich zdolności do wprowadzania zmian w planowaniu lub realizacji projektu (wprowadzanie zmian)
• Model istotności – grupuje on interesariuszy na podstawie ich możliwości kontroli (zdolności narzucania woli), ważności (konieczności objęcia natychmiastową uwagą) oraz zasadności (uzasadnienia zaangażowania w projekt)   

Ocena zaangażowania interesariuszy

Zaangażowanie interesariuszy w projekt można oceniać w różny sposób. Najprostsza metoda liczbowa, np. w skali od 1 do 10, nie zawsze będzie odzwierciedlać rzeczywistość. Można stosować podział na grupy mające określony stosunek do projektu:

• Nieświadomość – brak świadomości na temat projektu, jego celu, wpływu, działań i potencjalnych skutków
• Opór – świadomość na temat projektu i jego skutków oraz duży opór wobec zmiany
• Obojętność – świadomość na temat projektu, która nie przekłada się ani na opór, ani na wsparcie
• Wsparcie – świadomość na temat projektu i jego skutków oraz udzielanie wsparcia dla zmiany
• Przywództwo – świadomość na temat projektu i jego potencjalnych skutków oraz aktywne zaangażowanie się w zapewnienie sukcesu projektu

Rejestr interesariuszy

Wiemy na jakie grupy podzielić osoby mające wpływ na nasze działania, przyjęliśmy odpowiedni kryteria ich klasyfikacji, ale skąd wziąć wiedzę potrzebną do prawidłowej analizy? Na pierwszy ogień zazwyczaj idzie zwykła kartka, długopis i odrobina skupienia, ale często to nie wystarcza. Do kogo więc można się zwrócić o konsultację:  

• kierownictwo wyższego szczebla
• członkowie zespołu projektowego
• inne jednostki w naszej organizacji
• rozpoznani już kluczowi interesariusze
• kierownicy projektu, którzy planowali projekty w tym samym obszarze (kontakt bezpośredni, konferencje, specjalistyczne publikacje)
• eksperci dziedzinowi w obszarze biznesowym lub projektowym
• grupy branżowe i konsultanci
• stowarzyszenia zawodowe i techniczne, organy nadzorcze i organizacje pozarządowe

Robiąc rejestr interesariuszy warto już na tym etapie zastanowić się, jakie ich działania będą miały wpływ na projekt, co będzie podstawą do wykonania analizy ryzyka. Przy większości projektów duży wpływ (i niestety często negatywny) będą miały różne instytucje rządowe, co bezpośrednio przyczyni się do wzrostu kosztów i opóźnień w realizacji.

Źródła:

•  http://www.polskieradio.pl/42/3168/Artykul/1280424,Obwodnica-Augustowa-otwarta-Dolina-Rospudy-zostala-ocalona-po-ekologicznej-wojnie

Źdódła obrazków:

• Praca własna